Портрет уральской компании
Торговый дом (ТД) «Электроизделия» работает на рынке электротехнической продукции более 10 лет. Предприятие было зарегистрировано в Екатеринбурге в 1992 году под названием ООО РПКФ "Ремстроймонтаждеталь". В мае 2001 года компания получила свое нынешнее название. Как и многие другие торговые фирмы, ТД сначала вел локальную деятельность в пределах родного города, но затем были созданы филиалы в Нижнем Тагиле и Челябинске, налажена партнерская сеть в Перми и Магнитогорске. Сейчас бизнес компании включает закупки продукции практически у всех профильных производителей электротехнической продукции России и СНГ, дальнейшую дистрибуцию товаров, их оптовую и розничную продажу. ТД "Электроизделия" — официальный дилер 20 крупных производителей электротехники, в том числе Siemens, Schneider Electric, btchino. Перечень предлагаемых товаров насчитывает более 20 тысяч позиций. Доставка продукции потребителям осуществляется с нескольких складских площадок. В компании работает около 500 человек.
| Профиль клиента |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Число сотрудников: Руководитель: Проблема: |
| Профиль партнера |
|---|
|
Компания: Местонахождение: Решение: |
Проблемы управления бизнесом
Типичная проблема новых российских предприятий заключается в том, что фактический рост бизнеса у них опережает развитие управленческого инструментария. В ненасыщенной конкурентной среде такое вполне допустимо: закладываемая высокая маржа покрывает издержки управления. Но в условиях насыщенного рынка это не проходит — отпускные цены практически одинаковы у всех продавцов. И в такой ситуации выигрывает тот, кто может предложить покупателю наилучший сервис на этапах продажи и сопровождения товара, а также минимизировать внутренние издержки. Эти возможности во многом определяются инструментом управления, основу которого составляет корпоративная информационная система (КИС).
Информационная система, существовавшая в "Электроизделиях" к началу 2000-х годов, не удовлетворяла современным требованиям: она не обеспечивала полной интеграции хозяйственных процессов предприятия, не поддерживала режим реального времени, в ней не было многих важных компонентов управленческой информации и т. д. Все эти проблемы, обострявшиеся на фоне постоянного развития бизнеса, поставили на повестку дня вопрос о выборе и внедрении новой информационной системы.
Выбор КИС
Надо отметить, что руководство ТД никогда не рассматривало вопрос о создании системы собственными силами. Компания традиционно работала с покупными продуктами — действовал принцип, гласящий, что каждый должен заниматься своим делом и делать его лучше других. Приступая к поиску подходящей КИС, руководители ТД определили для себя, что компании нужна полнофункциональная система, поддерживающая процессы продаж — оптовых и розничных, закупок, складской обработки товаров, а также сборки изделий. Все эти процессы должны быть полностью увязаны в системе с бухгалтерским учетом, в том числе при работе в удаленных подразделениях. Как обычно в таких случаях, концептуально важным стал вопрос выбора между импортной и отечественной системами. На окончательное решение повлиял тот факт, что по ценам российские системы среднего класса практически сравнялись с западными аналогами. Решено было остановиться на КИС зарубежного поставщика, обеспечивающего высококачественную поддержку своих решений в России. Конкретизация этого решения проходила весьма традиционно — в ходе выставок, посещения предприятий, использующих КИС, и т. п. В результате в 2002 году ТД остановил свой выбор на решении компании Scala — весь процесс выбора занял около восьми месяцев. Партнером "Электроизделий" стал Уральский центр автоматизации (УрЦА), местный партнер Scala.
| Уральский центр автоматизации |
| Основное направление деятельности екатеринбургской компании — продвижение и внедрение программного обеспечения Scala. УрЦА — дилер Scala Business Solutions с 1995 года, внедряет систему Scala в основном на предприятиях металлургической и химической промышленности. В числе клиентов компании — Челябинский электрометаллургический комбинат, Челябинский электролитный цинковый завод, Челябинский лакокрасочный завод и другие предприятия этого региона. |
Внедрение системы и запуск
Еще до внедрения было ясно, что торговому дому требуется ряд организационных мероприятий, без которых эффективность использования нового инструмента была бы неполной. Как уже говорилось, спектр товаров в ассортименте "Электроизделий" весьма велик, поэтому в первую очередь нужно было усовершенствовать товарную картотеку, начиная с формирования нового кода, с дополнением различных технических реквизитов и описаний.
Согласовав с командой специалистов по внедрению из УрЦА формат учитываемых данных, сотрудники ТД приступили к формированию новой картотеки товаров. В дальнейшем это помогло создать в рамках КИС мощную систему навигации, позволяющую установить наличие товара, найти его эквиваленты, получить данные об ожидаемых поступлениях товаров.
Одновременно с этими подготовительными действиями группа консультантов УрЦА приступила к процедуре внедрения, которая включала анализ существующей модели бизнеса, настройку системы и обучение пользователей. Этот процесс занял около четырех месяцев. Достаточно напряженным оказался этап, связанный с обучением сотрудников, поскольку все было необходимо осуществить параллельно с основной работой, а число обучаемых превысило 60 человек. Фактически доучиваться сотрудникам пришлось в процессе работы.
Дата запуска новой КИС была в определенном смысле очень удобна — 1 января 2003 года. Одновременно запускались два автоматизированных удаленных офиса, связь между которыми была организована в терминальном режиме. Начало работы планировалось сразу в новой системе без дублирования в прежней. Объем операций, реализуемых торговым домом, не оставлял другого выбора.
В новогодние каникулы работники АСУ торгового дома и консультанты из внедряющей компании перенесли данные из старой системы в Scala, и с первого рабочего понедельника нового, 2003 года ТД «Электроизделия» приступил к работе в Scala. Первая неделя была очень тяжелой: сказалась нехватка опыта у сотрудников, проявлялись и некоторые организационные нестыковки. Но благодаря присутствию четырех консультантов из УрЦА большинство недостатков удалось достаточно быстро исправить.
Постепенно работа стала входить в нормальное русло, но тем не менее весь первый месяц был весьма непростым. Основная трудность — человеческий фактор: работникам трудно было менять свои привычки, приобретать новые навыки, одним словом, работать по-другому. Но эта работа «по-другому» — не дань техническим представлениям новой системы, а определенная технология бизнеса, позволяющая достичь новых конкурентных преимуществ.
Первоочередная задача в рамках отладки системы стояла в налаживании четкой работы службы продаж, затем требовалось повысить эффективность службы закупок. Поэтому основное внимание на первом этапе работы было сфокусировано на отладке деятельности этих подразделений. В марте первоочередные задачи в основном были решены, и фокус проекта сместился в бухгалтерию (которая к этому времени как раз отчиталась за прошлый год). Все операции, учет которых в системе несколько задержался, были дооформлены, доработаны. Были также созданы дополнительные отчеты, позволившие бухгалтерии перейти к работе в режиме реального времени.
Сейчас в ТД идет оптимизация запущенных функций с учетом опыта практического использования. Кроме того, планируются организационные мероприятия для включения в систему филиалов в Нижнем Тагиле и Челябинске.
Некоторые выводы
Три месяца эксплуатации Scala позволяют сделать вывод о том, что система обеспечила повышение эффективности продаж: хотя скорость оформления документов сейчас сопоставима с тем, что давала предшествующая система, уменьшилось число ошибок в учете продаж, появились инструменты для анализа сбыта, учета вклада продавца в каждую продажу. Закупка товаров стала более эффективной, и при этом все торговые процессы теперь автоматически связаны с бухгалтерией. Администрация получает исчерпывающую оперативную информацию по различным аспектам деятельности предприятия.
Руководство ТД отдает себе отчет в том, что это только частичные результаты. Предстоит решить еще много задач — обеспечить режим реального времени в работе с филиалами, охватить логистику складских площадей, наладить электронную торговлю и многое другое. Но уже нет сомнений, что Scala способна стать мощной платформой для будущих решений.
| ТД «Электроизделия» |
| Торговый дом «Электроизделия» работает на рынке электротехнической продукции более 10 лет (предприятие было основано в Екатеринбурге в 1992 году). Специализируется на дистрибуции электротехнической продукции, оптовой и розничной торговле. ТД «Электроизделия» — официальный дилер 20 крупных производителей электротехники, в том числе таких крупных мировых поставщиков, как Siemens, Schneider Electric и btchino. Спектр предлагаемых ТД товаров включает более 20 тысяч позиций изделий. Компания имеет филиалы в Нижнем Тагиле и Челябинске, партнерскую сеть в Перми и Магнитогорске; доставка продукции потребителям осуществляется с нескольких складских площадок. |
| Андрей Медведев — генеральный директор ТД «Электроизделия». |
