В нашей стране о первых более или менее успешных проектах автоматизации деятельности предприятий на базе карманных персональных компьютеров (КПК) было объявлено еще в конце 90-х. Тогда это были уникальные решения, как правило, сделанные внедрившей их компанией самостоятельно, поскольку иностранные продукты не соответствовали нашим реалиям. Однако заметными они стали лишь в 2003—2004 годах, когда появились тиражируемые системы для разъездной торговли, управления складом, мобильного доступа к информации, а также CRM как российской, так и зарубежной разработки.

Но все же наиболее распространены проекты, связанные с автоматизацией деятельности торговых представителей. Самыми же активными заказчиками такого рода решений являются компании, занимающиеся оптовой торговлей пивом и табачными изделиями. И последний по времени внедрения проект с использованием КПК также был призван автоматизировать работу торговых представителей оптовых продавцов пива — фирм «Балтконд», «Легион» и «Портер», являющихся дистрибьюторами ООО «Пивоварни Хейнекен».

Что было нужно

Как подчеркнул Владимир Шведов, менеджер по продажам ООО «Пивоварни Хейнекен» по Санкт-Петербургу и Калининграду, при внедрении системы автоматизации ставилось две задачи. В первую очередь необходимо было оперативно отслеживать посещение представителями торговых точек и текущую ситуацию по дистрибуции. При анализе работы за неделю нужно иметь информацию о конкретных точках, которые данный торговый представитель не посещал, а за двухнедельный период — сделать вывод об увеличении или уменьшении продаж по каждому магазину.

Во-вторых, нужно было сократить вмешательство операторов при оформлении заказов. Известно, что при передаче по телефону возникают разного рода ошибки, неточности и т. д. А значит, необходимы соответствующие средства, которые позволяли бы корректировать подобные недочеты.

Для того чтобы решать вышеперечисленные задачи, система должна обеспечивать следующую функциональность:

  • автоматизация деятельности команд торговых представителей;
  • контроль маркетинговых акций;
  • учет рекламных материалов и фирменного оборудования;
  • контроль оптовых продаж.

Одним из принципиальных требований была также возможность передачи данных «с поля» с помощью средств мобильной связи, причем независимо от того, услугами какого сотового оператора пользуется тот или иной торговый представитель.

Для достижения всех этих целей была выбрана система Vector-M компании BSE.

Как это делалось

Ключевой задачей была автоматизация работы торговых представителей. В свою очередь, для ее решения требовалась реализация следующих функций:

  • формирование заказов;
  • учет объемов реализации;
  • передача заказов в офис;
  • получение информации об остатках на складе дистрибьютора в режиме онлайн;
  • контроль дебиторской задолженности;
  • ввод данных об остатках товара в торговой точке;
  • мониторинг розничных цен как на собственную продукцию, так и на ее аналоги от конкурентов;
  • контроль длительности формирования заказа (надо отметить, что полная функциональность на этом участке «Пивоварнями Хейнекен» востребована не была).

По словам менеджера по выделенной территории Александра Вершанского, именно этап автоматизации торговли с помощью КПК был связан с основными трудностями в обучении торгового персонала. Возникали они вследствие того, что заказ теперь поступает в рабочую базу поставщика только после изменения его статуса с «открыт» на «утвержден». Это делается с той целью, чтобы система не принимала «сомнительных заявок» и имела возможность исправить ошибки, внести изменения или полностью отказаться от заказа. При этом функция утверждения имеет своего рода «защиту от дурака», чтобы торговый представитель не мог вносить изменения в заказ, который уже передан в учетную систему дистрибьютора.

Контроль маркетинговых акций сводился к мониторингу полок в торговом зале — пересчету товарных единиц и фиксации розничных цен. При мониторинге состояния полок торговый представитель на экране КПК видит количественные цели по продвижению торговых марок и отметки по товарам, объявленным производителем в качестве ключевых. Визуальная маркировка целей фиксирует внимание на товарах, являющихся для компании особо важными в рамках продвигаемой стратегии.

Количественный учет расхода рекламных материалов, выполняемый в ходе визита в торговую точку, дает информацию для последующего анализа необходимого объема расходных материалов и эффективности выпускаемой производителем печатной продукции. При контроле торгового оборудования накапливается статистика по его перемещению, что позволяет оценить лояльность различных магазинов и качество работы торгового представителя с клиентом.

Система также генерирует на регулярной основе информацию по оптовым клиентам, для которых дистрибьютор реализует товары, производимые ООО «Пивоварни Хейнекен». В ней консолидируются данные по отгрузкам и возвратам, актуальной дебиторской задолженности и остаткам товаров на складах.

Обмен данными между офисом и торговыми представителями выполняется в автоматическом режиме по технологии Sybase SQL Remote. Частота сеансов обмена зависит только от пользовательских настроек.

Поступление информации о дебиторской задолженности в режиме онлайн требует написания отдельного программного модуля и для Vector-M, и для учетной системы дистрибьютора. Стоимость такого рода программного обеспечения несоизмеримо выше извлекаемой при этом выгоды. Поэтому вполне достаточно, если торговый представитель будет получать общую информацию о задолженности клиента, которую он может детально проверить на основании ежедневно выдаваемой кредит-контролёром карточки с учётом последних отгрузок и платежей.

Обмен данными между Vector-M и учетной системой дистрибьютора производится через специальный шлюз. Как отметил Александр Вершанский, именно на его настройку ушла большая часть времени, которое занял весь процесс внедрения системы. Написание программного модуля синхронизации заказов из Vector-M в рабочую базу поставщика требует, по его оценке, в лучшем случае двух недель. Столько же занимает отладка и устранение всевозможных ошибок, причем этот процесс напрямую зависит от уровня квалификации исполнителей. А на установку и настройку пакета клиентского ПО уходит не больше трех дней.

Применялись КПК Asus A620 с ОС Windows Mobile 2003SE. Система Vector-M поддерживает только платформу Windows Mobile, а выбор конкретной модели КПК обусловлен соотношением цены и качества. Так, из 52 закупленных КПК неполадки оказались только у двух, причем они были оперативно устранены.

Периферийные устройства не использовались, хотя возможность подключения принтеров и средств GPS-навигации у внедренного оборудования имеется. Дело в том, что использование GPS-приемника, по словам г-на Вершанского, существенно, как минимум в полтора раза, удорожает решение. Кроме того, чтобы следить за передвижением торговых представителей по маршруту, супервайзер должен постоянно находиться перед стационарным компьютером, что неприемлемо, так как он обязан отслеживать разные группы торговых представителей на местах. А необходимости в средствах печати при работе «в поле» на момент написания этих строк просто не возникало.

Таким образом, использование системы Vector-M позволило достичь поставленных целей в двухнедельный срок с момента внедрения. Прежде всего появились средства объективной оценки эффективности работы торгового персонала.

А есть ли альтернатива КПК?

У карманных компьютеров масса недостатков. У них не слишком удобные средства ввода, маленькие экраны низкого разрешения, ПО сильно уступает в функциональности тому, что применяется на настольных ПК, а документы часто требуют конвертации. Тем не менее альтернативу КПК найти довольно сложно. Ноутбуки и планшеты намного тяжелее, существенно более громоздки, дороже стоят и не слишком долго могут работать в автономном режиме. Есть определенные надежды на новый класс UMPC — планшетные ПК уменьшенного форм-фактора, но до начала их массовых продаж нельзя сказать, как они будут приняты потенциальными потребителями, да и кто их станет покупать. Пока все сводится к обещаниям производителей, а насколько они будут соответствовать действительности, предугадать очень сложно. Мобильные телефоны и смартфоны не обладают достаточными интеллектуальными ресурсами, имеют крайне ограниченную поддержку периферии, а средства ввода-вывода информации у них еще неудобнее, чем у КПК.