Проекты внедрения систем электронного документооборота (СЭД) стали настолько распространенным, можно даже сказать обыденным делом, что все труднее находить те, где есть своя «изюминка». Автоматизация канцелярии сегодня столь же естественна, как и автоматизация бухгалтерии. Однако проект внедрения СЭД в ОМК примечательные черты имеет. Одна из них — масштаб: запланировано автоматизировать три тысячи рабочих мест как в управляющей компании, так и на заводах группы. А другая — использование процессного подхода.

«Генеральную идею проекта мы увидели в том, чтобы применить дело­производство как инструмент научной организации управленческого труда, а не только как функцию “обеспечения официальности”. Отсюда на передний план вышли задачи текущего распорядительного управления и его связывания с управлением целевым, с результативностью», — подчеркивает Сергей Пухов, руководитель аппарата президента ОМК. Договор на внедрение был заключен в середине 2006 года. Подрядчик — iDoc, один из ключевых партнеров разработчика выбранной программной системы, компании DocsVision. Плановая продолжительность проекта составляла полгода, и с начала 2007-го СЭД находится в опытно-промышленной эксплуатации. На первом этапе прошло развертывание системы в московском офисе ОМК на 600 рабочих мест. Решены задачи традиционного дело­производства с созданием единой базы хранения и регистрации документов обществ группы, расположенных в Москве, настроена подсистема контроля исполнения поручений по управляющей компании и приемным директоров на предприятиях. Далее зона охвата системы будет расширяться по принципу «свехру вниз».

С самого начала в ОМК было решено идти не путем тиражирования системы по предприятиям «одно за другим», а двигаться сверху вниз по иерархии управления. С точки зрения руководства это дает картину целого, которая постепенно доходит непосредственно до мест возникновения информации, — в отличие от подхода, когда растет охваченный системой «кусок» компании, но целостность результата отсутствует. Руководители группы уверены, что система на сто мест, охватывающая директорат и приемные заводов, более целостна, чем система на тысячу мест, охватывающая директорат и лишь одно из предприятий, зато вплоть до чертежной документации.

Сергей Пухов рассказывает, что все функциональные участки, составляющие делопроизводство, были описаны в процессном подходе: «Делопроизводственные ГОСТы написаны в духе “вот установленные для применения документы, пользуйтесь ими, как сказано, и соблюдайте полномочия”. А стандарты ГОСТ-ИСО по системе менеджмента качества говорят о том, что объектом документирования являются процессы. Но абстрактно, без учета правовой среды и существующих в ней видов документов. Мы же попытались эти вещи методически соединить, классифицировав управленческие документы в делопроизводстве по их назначению в деловых процессах. И описали “участки делопроизводственных работ” в процессной модели. Это дало нам следующее. С одной стороны, в процессное описание деятельности теперь можно встраивать подробности и вариации, которые обнаруживаются в предметной области при содержательном изучении документопотоков. А с другой — делопроизводственные инструкции перестали быть документами, которые находятся как бы в стороне от деловых регламентов, описывающих процессы по сущест­ву». Сергей Пухов утверждает, что они внимательно следят за тем, чтобы в разрабатываемых процессных регламентах не оказались упущены метрики, по которым контролируется процесс. В том числе и в «своих» сервисных процессах, проводимых делопроизводственными службами. «Система позволяет настроить динамическую выборку документов по условиям, — поясняет он. — Настроив их определенным образом, мы имеем служебные папки, которыми пользуемся как оборотными статистическими отчетами. Не могу сказать, что в этом есть особенная новизна подхода, пожалуй, она скорее в завершенности реализации».

Судя по опыту других проектов внедрения СЭД, особенно в крупных холдингах, можно полагать, что именно завершенность часто оказывается их слабым местом. Проекты не достигают необходимой эффективности просто потому, что дело не доведено до конца, до конечного исполнителя. В ОМК технологии работы с документами пока изменены только в московском офисе и приемных директоров заводов. Методический проект выполнялся совместно сотрудниками ОМК и iDoc.

Ещё один нетривиальный вопрос при использовании СЭД — ее интеграция с другими приложениями, использование единых справочников. В ОМК эту работу относят к числу приоритетных, стратегия модернизации корпоративной информационной системы включает создание специализированной системы нормативно-справочной информации (НСИ), отмечает г-н Пухов. «Мы детально сформулировали задание к системе НСИ в области делопроизводства — по представлению и обновлению организационной структуры, справочников должностей и сотрудников. Теперь ждём предложений по реализации, посмотрим, насколько они смогут удовлетворить наши требования. Что же касается интеграции с ERP на уровне операционного обмена документами, то к этому мы пока не приступали. Сейчас мы в состоянии анализировать документооборот по внешнему контуру, значительная часть которого является “носителем” документов хозяйственного характера. Это дает почву для интеграционных предложений, которые мы и готовим, предметно анализируя документопотоки».

Основной акцент делается на управлении и оптимизации процессов, и эта задача решается путем выявления структурированной информации, которая сейчас циркулирует в документах «как текст» и её перевода в алгоритмизированные процессы. Пухов рассказывает: «Нам удалось свои собственные делопроизводственные участки деятельности не только описать как процессы, но и автоматизировать таким образом, что для DocsVision теперь это основная предметная модель. Получилось даже реализовать аспект стоимостного учета наших процессов, в частности расходы по отправке корреспонденции, в структуре, которую нам задал параллельно шедший в компании проект автоматизации бюджетирования».

Проектирование процессов в ОМК ведется в системе Aris. Некоторые компании для работы с документами начинают использовать средства BPM. Но у Пухова другой подход: «DocsVision — система с большими возможностями по работе с движением структурированных документов, и я не вижу необходимости привлекать что-то другое. Сейчас нужно от уже приобретенного и освоенного инструмента получить максимум продуктивных результатов. Этой системы вполне достаточно для того, чтобы с её помощью сделать очень многое».

Своеобразно оценивает Сергей Пухов и экономическую эффективность внедрения СЭД: «Я не думаю, что можно оценить экономический эффект от СЭД “в целом”. Эффект явного экономического характера можно увидеть на отдельных участках. Например, стоимостной учет расходов на отправку корреспонденции, курьерские службы — раньше это была отдельная трудоемкая работа по сопоставлению счетов-оплат-накладных, разнесение по центрам ответственности и т. п. Сейчас операции классифицируются по ходу осуществления процесса, так что отчетность — просто результат того, что процесс исполняется в системе. Здесь явный эффект исключения трудоемкого участка работ».

Подобные эффекты при внедрении в конкретной организации можно подсчитать собирательно, но это не позволяет транслировать оценку по типу «в средней организации в среднем случае система окупится за три года». По расходной стороне эффективности система привносит новую трудоемкую регистрацию, которая собственно и дает информацию, «прозрачность». Но эффект прозрачности имеет качественный характер, им еще нужно уметь воспользоваться для реализации экономического эффекта. Пухов поясняет, что здесь имеется в виду: «Доступные теперь в системе “сырые данные”, хотя и косвенно, несут в себе информацию о трудоемкости процессов, что наводит на резервы по эргономике, рационализации офисной работы». Это область прямых экономических эффектов, и компания собирается плотно этим заняться, планируя внедрить как можно более чувствительную аналитику, которая искала бы узкие места, проблемы в дисциплине осуществления процессов, потери офисного труда.

«Что касается влияния на доходы, то здесь прямые эффекты можно видеть в отраслях, где “производство документов”, работа с ними представляет основной бизнес. В нашей, материальной отрасли можно говорить только о качественных, опосредованных управленческих эффектах. Так что, думаю, интегральный стоимостной эффект вряд ли можно посчитать: слишком много неточностей суммируется в допущениях», — комментирует Сергей Иванович. Напоследок — немного об инвестиционных затратах. Как рассказывает Сергей Пухов, стоимость первой очереди не превысила бюджет, план на вторую также выглядит реалистично, хотя со времени оценки прошло полтора года. Тогдашняя оценка второго этапа менее точна, поскольку в первом речь шла о вполне известной функциональности делопроизводства, а второй начнется с определения «предметных» процессов, которые будут выявляться в документопотоках и автоматизироваться.

О компании ОМК

Объединенная металлургическая компания (ОМК) состоит из шести предприятий — трёх трубных заво­дов, двух метал­лургических и коксо­­­химического комбината. ОМК — один из крупнейших в России про­изводителей продукции для энер­гетической, транспортной и про­мышленной отраслей. Число занятых превышает 25 тысяч человек.