Нередко внедрение HR-модуля комплексных ERP-систем делается просто «за компанию» с основными модулями. При этом автоматизации процессов учета кадров должное внимание не уделяется. Именно с такой ситуацией столкнулись на Раменском горно-обогатительном комбинате. В результате для устранения возникших пробелов пришлось открывать новый проект по автоматизации процессов кадрового учета и расчета зарплаты.

Для каждого предприятия процесс автоматизации по-своему не прост. Раменский горно-обогатительный комбинат (ГОК) свою историю ведет с 1969 года. Построенная рядом с Егановским и Чулковским месторождениями кварцевых песков фабрика много лет занималась обогащением этого минерала. Четыре года назад хозяином предприятия стала бельгийская компания Sibelco, которая к настоящему времени имеет порядка трехсот предприятий по всему миру.

С приходом западного капитала на Раменском ГОКе многое изменилось. В частности, был построен новый современный комплекс по обогащению кварцевых песков. И если на старой фабрике численность персонала составляла около восьмидесяти человек, то на новой — не более тридцати.

Помимо модернизации технологической линии перед руководством предприятия встала задача совершенствования системы управления. По сути всё нужно было создавать заново. Олег Дроздов, руководитель отдела информационных технологий Раменского ГОКа, рассказывает: «Раньше на комбинате не было даже нормальной работающей локальной сети, для автоматизации отдельных расчетных функций использовались самописные программы, разработанные на Fox PRO еще под DOS…». Для того чтобы сдать необходимую отчетность в конце каждого периода, данные собирались воедино через процедуры экспорта-импорта. Частично это делалось с помощью дискет. Многие формы заполнялись от руки, в том числе товарно-транспортные накладные. Не было ясной картины по дебиторской задолженности, и так далее.

В 2004 году, после приобретения компанией Sibelco, на комбинат пришел новый финансовый директор. Затем был начат процесс реформирования ИТ-отдела, закуплено новое оборудование, настроены сетевые сервисы, внедрена почтовая система на Lotus Notes (корпоративный стандарт Sibelco).

Решением специально созданной рабочей группы под руководством финансового директора для автоматизации управления на Раменском ГОКе был выбран продукт Microsoft Dynamics AX (тогда — Axapta). Партнером по внедрению стала компания «Норбит». В первую очередь автоматизировались области закупок и сбыта, управления финансами, а затем и бухгалтерского учета, исключая расчет заработной платы, для которого пока по-прежнему применялось старое самописное ПО.

Одной из важнейших задач, удачно решенных в ходе внедрения, Олег Дроздов назвал управление дебиторской задолженностью. «После внедрения модуля «сбыт» мы увидели, что дебиторская задолженность значительно превышает предполагаемый уровень, — рассказал он. — За полгода нам удалось предполагавшийся ранее уровень сделать реальным, а в дальнейшем еще больше сократить дебиторскую задолженность и стабилизировать ее. Причем на достигнутом мы не останавливаемся и продолжаем успешно бороться с просроченной “дебиторкой”. Так, с этого года мы дали службе сбыта возможность выставлять клиентам пени за просроченные платежи».

«Зарплата» и «кадры» в разных системах

Во время проекта внедрения Microsoft Dynamics AX, о котором мы говорили выше, на комбинате помимо финансового контура был внедрен и модуль «Кадры», что произошло без особых проблем и, как говорится, «по ходу дела». «Но когда все это заработало, стало понятно, что иметь модули “Кадры” и “Зарплата” в разных системах — это нонсенс, они пересекаются очень плотно», — комментирует Олег Дроздов.

Что касается расчета зарплаты, то существовавшая компьютерная программа, разработанная силами собственных программистов под DOS’овскую версию FoxPro, устарела на тот момент морально и технологически. Функционально она перестала соответствовать требованиям российского законодательства, и дальнейшая поддержка ее в актуальном состоянии в силу ряда причин была проблематична. К тому же сотрудники финансовой и коммерческих служб Раменского ГОКа к тому времени уже ощутили все удобства работы в единой информационной системе, поэтому все минусы обособленности модуля расчета зарплаты стали видны весьма отчетливо.

Это явилось причиной открытия проекта по автоматизации процессов в области кадров и расчета зарплаты. Так как модулям «Зарплата» и «Кадры» присуща определенная независимость от других модулей корпоративной информационной системы и потенциально они могут хорошо интегрироваться в различные ERP-системы, то теперь уже реформированный ИТ-отдел Раменского ГОКа оказался перед выбором продукта и поставщика решения. Рассматривались многие предложения на рынке, в том числе соответствующий продукт компании «1С». «Но когда мы стали анализировать все аспекты, то с удивлением узнали, что хотя лицензии на этот продукт сравнительно дешевы, сам процесс внедрения нам обойдется дороже, чем те же работы при автоматизации процессов на базе Microsoft Dynamics AX, — рассказал Олег Дроздов. — Если раньше в большинстве случаев к заказчику просто приезжал один специалист из фирмы-франчайзи “1С”, устанавливал приложение, проводил необходимые настройки и запускал его в промышленную эксплуатацию (иногда на месте производя необходимые модификации), то теперь компания “1С” стала применять методологии внедрения, аналогичные тем, что имеют серьезные западные производители ERP-систем. То есть, назначается руководитель проекта, создается проектная команда (консультант, программист), пишется устав проекта, составляется план, проводится предварительное обследование, и т. д. К тому же стоимость услуг специалистов “1С” за последнее время практически сравнялась со стоимостью аналогичных услуг той же Microsoft. Хотя надо сказать, что у решений “1С” остался неоспоримый плюс: практически мгновенная реакция на изменения законодательства».

Взвесив все «за» и «против», на комбинате решили, что лучше всё делать в одной системе, чем эксплуатировать два продукта и заключать два контракта на техподдержку.

Однако на Раменском ГОКе в данном случае выбирали не только ПО, но и нового партнера по внедрению, которым в конечном счете стала компания «Аплана» (в качестве других претендентов рассматривались фирмы «Норбит» и Columbus IT).

Меж двух внедренцев

Выбор «Апланы» в качестве партнера по внедрению в первую очередь был обусловлен ее богатым опытом работы с модулем «Зарплата и кадры» Microsoft Dynamics AX. На базе нескольких проектов компания создала собственное решение в этой области. Кроме того, стоимость внедрения оказалась наиболее привлекательной среди всех рассматривавшихся предложений. Когда проект стартовал, работу по поддержке и развитию Microsoft Dynamics AX на предприятии продолжали спе­циалисты из компании «Норбит». «Конечно, эта фирма была недовольна тем, что ее услуги в данном случае не были востребованы, — рассказал Олег Дроздов. — Но нам показалось, что помимо более выгодной стоимости внедренческих услуг у “Апланы” и сопровождение внедренных модулей поставлено лучше, её специалисты действуют более оперативно и грамотно, что очень важно при частых изменениях российского законодательства».

В результате такой ситуации в ходе внедрения ИТ-отделу комбината пришлось не только возглавить проект, но и призвать на помощь все свои дипломатические способности, чтобы две конкурирующие фирмы работали без конфликтов, что в общем-то вполне удалось.

Правильным было выделение в договоре специального времени (две недели) на устранение технических сложностей и состыковку функционала уже внедренных модулей Microsoft Dynamics AX и приложения «Зарплата и кадры». «Жизнь показала, что это было верное решение: работа проходила в нормальном режиме, но интересно, что необходимость данного пункта договора поначалу не была должным образом воспринята “Апланой”», — отметил Олег Дроздов.

Иные сложности

«Само внедрение проходило не совсем по классической схеме, — рассказывает Олег Дроздов. — Мы определили два больших этапа с отдельными договорами, и переход ко второму этапу был возможен только после успешного завершения первого. Около месяца было выделено на составление документа “Функциональные и технические требования к системе автоматизации кадрового учета и расчета заработной платы”, который не был привязан к возможностям той или иной конкретной системы. Документ готовили при непосредственном участии специалистов компании “Аплана”. Далее анализировалась возможность реализации заявленных требований в Microsoft Dynamics AX. Оказалось, что более 80% их уже реализовано в решении по зарплате и кадрам от “Апланы”, остальные же удовлетворяются сравнительно небольшим объемом доработок».

Второй этап был классическим: на основании документов первого этапа партнеры составили техзадание, и после внесения заказчиком ряда корректив составленный документ утвердили. Всё дальнейшее шло по намеченному плану.

Технические сложности внедрения были вызваны тем, что функционал модулей Microsoft Dynamics AX модифицировался под специфику комбината. Доработки потребовались и в модуле «Зарплата и кадры»: был введен показатель распределения рабочего времени по видам активности, то есть учет затрат на конкретную работу (например, в карьере ведутся вскрышные работы и добыча, на фабрике — обогащение, сушка и пр.). Данный показатель позволяет сегодня анализировать, на какие виды производственной деятельности тратится рабочее время, как используется техника, как расходуются деньги. В зависимости от этого руководство может перераспределять людские, материальные и финансовые ресурсы.

Соответственно финансовая аналитика системы активно используется в модуле расчета заработной платы. Раменский ГОК — предприятие непрерывного цикла, где работа организована в четыре смены с различными тарифами оплаты и коэффициентами расчета. Учитывается и то, что один и тот же человек работает в разные смены. Кроме того, на предприятии много разовых начислений — по служебным запискам, приказам. По сложному алгоритму рассчитывается сумма тринадцатой зарплаты, которая зависит от выполнения и превышения плана продаж. По итогам каждых трех месяцев принимается решение о коэффициенте, на основании которого рассчитывается квартальная премия. С 2008 года эти коэффициенты различаются у разных групп работников. Состыковка функционала действующих и внедряемого модулей проводилась специалистами компаний «Норбит» и «Аплана» совместно. Как мы отметили выше, руководил работами ИТ-отдел ГОКа, уже приобретший опыт внедрения ERP-системы. «Это именно то, что невозможно было переложить на поставщика», — пояснил Олег Дроздов. Внедренческая команда комбината осуществляла контроль финансовой стороны и сроков проекта. Костяк команды состоял из пяти человек, остальные по ходу проекта привлекались из других подразделений. Каждый отвечал за свой участок, и была введена соответствующая мотивация персонала.

Вторая сложность — обучение пользователей. Еще в ходе проекта по внедрению Microsoft Dynamics AX на комбинате был создан учебный класс. Людям было не просто, ведь многие до западной ERP-системы имели навыки работы лишь с несложными программами под управлением DOS. Многие документы велись «на бумаге», в том числе табели учета рабочего времени. Некоторые табельщики (всего их — пятнадцать, по числу подразделений) до сих пор с компьютером на «вы».

Внедрение модуля управления персоналом длилось на Раменском ГОКе меньше полугода — проект начался в сентябре 2006-го, а в январе 2007-го зарплата уже рассчитывалась в Microsoft Dynamics AX. Причем результаты первого месяца работы были столь впечатляющи, что уже в феврале расчеты велись без дублирования в старой программе. По словам участников внедрения, сам процесс на комбинате в целом прошел безболезненно. Ожидали, что возникнут трудности в связи с тем, что бухгалтерия как раз в начале года готовит отчетность. Но всё прошло плавно, и уже год, как система работает практически без сбоев.

Планы по развитию

Несколько слов об итогах проекта. Во-первых, упорядочилась работа ряда служб: контроль выплаты заработной платы фактически сместился в кадровую службу, так как любое начисление или удержание (кроме стандартных вычетов) первоначально формируется кадровым документом (приказом). Табели во всех подразделениях теперь ведутся в электронном виде. Табельщики тоже стали подконтрольны кадровой службе, в которую они направляют информацию о больничных листах, о невыходах и т. п. более оперативно. Был упорядочен информационный обмен между кадровой службой и расчетным отделом. Необходимая информация стала более доступной, исключено ее дублирование. «Важно, что процесс расчета заработной платы систематизировался», — отметил Олег Дроздов.

Во-вторых, повысилась дисциплина при составлении отчетности. Система позволяет быстро выявить, где информация достоверна, а где — не совсем. Реакция управляющего звена на представляемые данные, возникающие у управленцев вопросы побуждают расчетчиков более тщательно и добросовестно относиться к вводимой информации. Такова роль обратной связи, организованной в системе. Другими словами, на комбинате появился инструмент более тонкий и точный, позволяющий принимать верные управленческие решения.

По словам Олега Дроздова, внедрена функциональность «расчетов с персоналом». Что же касается функционала модуля «Управление персоналом» — так называемого HR-модуля, то он пока на комбинате не внедрен: «Год назад такой задачи не стояло, поскольку всё еще происходило становление предприятия и вопросы работы с кадрами только начали вырисовываться».

Кроме того, материнская компания Sibelco намерена развивать сеть предприятий в России, уже существует проект новой обогатительной фабрики в поселке Неболчи Любытинского района Новгородской области. Поэтому на базе уже внедренного функционала ИТ-отдел Раменского ГОКа собирается создать тиражируемое решение для внедрения на других объектах группы Sibelco в России.