В OCS Distribution завершен проект по слиянию баз данных системы DIRECTUM, реализованный силами специалистов компании Avis Expert. Инсталлированные в центральном офисе и трех региональных бизнес-юнитах (РБЮ) электронные архивы были объединены в общую базу, которую в дальнейшем предполагается централизованно масштабировать, распространив на другие РБЮ.

Внедрение системы электронного архива первичной документации в компании OCS началось в 2011 году. На первом этапе система была инсталлирована в центральном офисе (Санкт-Петербург/Москва). Проектом занималась команда, состоявшая из сотрудников различных подразделений OCS и Avis Expert. Со стороны заказчика в работах участвовал персонал финансовой службы, ИТ-специалисты РБЮ, а также несколько представителей центрального офиса. От Avis Expert в проекте был задействован разработчик, в чью задачу в основном входило написание скриптовых программ миграции данных.

На первом этапе сотрудники ИТ-службы OCS Distribution провели независимые инсталляции в РБЮ компании в Новосибирске, Красноярске и Екатеринбурге. Надо сказать, что изначальная независимость инсталляций была обусловлена существовавшими на тот момент особенностями деятельности компании:

  • финансово-хозяйственной автономностью юридических лиц центрального офиса и РБЮ;
  • разделением зон ответственности ИТ-служб центрального офиса и РБЮ;
  • различием в организации архивного учета на местах.

Теперь инсталлированные ранее системы объединены в одно хранилище. В ходе проекта сотрудникам Avis Expert предстояло решить задачу по предотвращению конфликтов в конфигурациях систем, связанных с изначальным существованием в каждом РБЮ (или после объединения в филиалах OCS) независимых конфигураций с уникальными данными в рамках того или иного филиала, но не всей компании. Соответственно был риск потери уникальности данных после их объединения в общем корпоративном хранилище. Помимо этого требовалась перенастройка не только конфигурации системы DIRECTUM, но и продуктов ABBYY, на базе которых в компании реализована система потокового ввода и распознавания документов. Компанией Avis Expert решение такой задачи было реализовано в два этапа. На первом спроектирована единая централизованная конфигурация с учетом особенностей архитектуры каждого отдельного филиала OCS. Вторым этапом стал перенос филиальных данных (более полумиллиона документов в каждом филиале) в единое хранилище. С поставленной задачей специалисты Avis Expert справились отлично, обеспечив по ходу проекта стопроцентную непрерывность работы сотрудников как центрального офиса компании OCS, так и филиалов, находящихся в разных часовых поясах.

Проект по объединению баз данных был реализован всего за два месяца и полностью удовлетворил требованиям и задачам заказчика.

Основной мотив информационного объединения состоял в том, что все юридические лица были объединены в одно. А поскольку речь теперь идет об одном юридическом лице, все его документы должны храниться централизованно и учитываться и обрабатываться по единым правилам, которые в новой парадигме определялись центральным офисом. Соответственно с технической точки зрения встал вопрос об организации единого хранилища и единой аппаратной платформы, о применении унифицированного оборудования и одинаковых стандартов работы с документами.

Вместе с этим в качестве неких «бонусов» или, иными словами, попутных результатов проекта был получен эффект, который, как правило, достигается при централизации информационных ресурсов и вычислений. В частности, заметно высвобождено время ИТ-специалистов региональных подразделений для решения других задач и сокращены расходы на администрирование. Но создание единого хранилища первичных документов оставалось главной задачей.

В качестве одной из основных сложностей проекта заказчик называет необходимость приведения единой базы документов в непротиворечивое состояние. Вначале постулировалась автономность каждого РБЮ, и к формату этикеток, которыми оклеиваются для нужд архива входящие документы (т. е. поступающие от внешних поставщиков), применялось только одно условие: номер на этикетке должен быть уникален в рамках РБЮ. Таким образом, к моменту объединения, к примеру, номер, DIRD-A-12-00234 был во всех трех региональных подразделениях, равно как и в центральном офисе, но обозначал он в каждой системе свой уникальный документ.

Это была принципиальная проблема. Для её решения в карточки документов был введен атрибут РБЮ. И при переносе данных он автоматически заполнялся в зависимости от того, из какой системы в тот или иной момент переносятся данные. В дальнейшем пользователь, выполняя запрос, относящийся к конкретному РБЮ, получал нужный ему документ из своего контура. Даже стандартные внутренние функции системы, например выдача прав или формирование отчетности, претерпели изменения в связи с введением такой аналитики, определяющей принадлежность документа к РБЮ.

Стало легче и удобнее работать ИТ-службе центрального офиса. В частности, отпала необходимость в постоянном консультировании коллег из РБЮ по различным вопросам организации работы в системе.