Никого не надо убеждать в том, что закупки и кризис — две вещи малосовместимые, если не сказать вообще несовместимые. Прежде всего — вследствие того, что бюджеты урезаются. При этом последствия урезания усугубляются девальвацией рубля и хаотическими изменениями курса основных валют. А практически всё ИТ-оборудование и бóльшая часть ПО импортируется. Кроме того, в последнее время раздается все больше жалоб на то, что очень многих видов оборудования просто нет в наличии, так как дистрибьюторы перестраховались и не заказали его в необходимом количестве.
На это накладываются некоторые российские особенности. Так, у нас практически отсутствует вторичный рынок, в то время как на Западе и зарубежном Дальнем Востоке он хорошо развит и популярен. Особенно в периоды кризиса, потому что в это время мало того, что цены существенно снижаются, так еще и поступает масса почти новой техники из обанкротившихся компаний или закупленной под проекты, которые оказались замороженными. У нас же вопрос продажи ненужного в данный момент имущества проработан из рук вон плохо.
Меняем политику закупок
В любые сложные времена, не обязательно кризисные, вопрос о смене политики закупок и оптимизации затрат возникает с неизбежностью. При этом совсем не обязательно держать службы на голодном пайке, очень много может дать изменение подходов к приобретению оборудования. И эти меры хорошо известны.
Ценовое давление на поставщиков. Очевидный путь снижения затрат — давление на текущих поставщиков или поиск новых, предлагающих более низкие цены. К сожалению, никто из поставщиков ИТ-оборудования официально не объявил о скидках на свою продукцию. Несмотря на то, что снижение цен в условиях кризиса является естественной и общепринятой мерой, для нашей рубрики «Антикризисные предложения поставщиков» на сайте iemag.ru мы не смогли собрать ни одного серьезного предложения по скидкам от поставщиков ИТ-оборудования. При этом в частных разговорах практически все, с кем мы говорили (а это были такие ИТ-гранды, как IBM, HP и т. д), подтверждали фактическую возможность скидок. Но не официальных, а в стиле «приходите, договоримся». И хотя отсутствие публичности — явный признак желания «замутить воду», важен сам факт: скидки есть. При этом нужно учитывать, что размер поставщика имеет значение: у слишком маленького может просто не оказаться необходимых товарных позиций в нужном количестве, а со слишком крупным трудно будет договариваться.
Полезно также вести мониторинг рынка на предмет сбросов склада со стороны дистрибьюторов или крупных продавцов. Хотя в этом случае на полную номенклатуру рассчитывать нельзя. Серверы, системы хранения, сетевое оборудование искать на таких распродажах бесполезно, а вот мониторы, комплектующие для ПК и персональные принтеры — вполне реально.
Централизация закупок. Очень распространенным и часто рекомендуемым подходом, позволяющим снизить расходы, является централизация закупок. И действительно, в крупных компаниях отдельные подразделения нередко имели свои бюджеты и закупали ИТ-оборудование, что приводило ко всяческого рода издержкам. Сейчас самое время все закупки быстро и жестко централизовать.
Более сложный вопрос связан с закупками оборудования, напрямую не относящегося к ИТ. Это, в частности, контрольно‑кассовые системы в розничной торговле, комплексы АСУТП на производстве, целый ряд систем связи. Вне сферы компетенции ИТ‑службы зачастую находится и всё, что относится к оргтехнике. Без взаимодействия со службами, закупающими это оборудование, может возникать масса издержек и проблем из‑за несовместимости разной техники и ПО. Чтобы не допускать их, нужны единые стандарты, в рамках которых и должны производиться закупки.
Стандартизация и «кризисные» стандарты. Еще до кризиса наметилась явная тенденция к стандартизации и платформенному подходу, что, в свою очередь, означает использование типовых систем и комплектующих и отказ от всякого рода проприетарного оборудования. В ходе нашего исследования «Практика использования ИТ в условиях кризиса» (октябрь 2008 года) опрошенные ИТ-директора (212 человек) назвали стандартизацию самой приоритетной мерой по снижению эксплуатационных затрат (оценка 3,9 по 5‑балльной шкале).
Однако заметим, что стандартизация не является быстрой и дешевой мерой. Скорее это мера стратегическая, нежели тактическая. Возможно, именно поэтому в кризис её значимость упала. И здесь важно отметить, что нередко более быстрый (тактический) эффект сегодня может принести дестандартизация или, скорее, полистандартизация.
Многие ИТ-директора и в прежнее время подбирали для каждого участка свое решение, отказываясь от установки продукции того или иного вендора в качестве корпоративного стандарта. Выбор оборудования проходит сообразно решаемым задачам, стоимости приобретения и эксплуатации, а также возможности поддерживать его собственными силами. И несмотря на то, что в компании возникает «зоопарк», всё находится на своем месте. Очень многих закупать оборудование разных марок вынуждали проблемы, связанные с территориальной распределенностью. Ведь далеко не везде есть сервисные центры всех представленных на рынке вендоров.
В результате, как отметил, например, Александр Артюхов, исполнительный директор Дирекции информационных технологий торгового дома «Копейка», интервью с которым опубликовано в настоящем номере, отказ от неформального стандарта — моновендорности — и проведение закупок по результатам коммерческого конкурса, организованного по всем правилам, позволил, в частности, почти втрое снизить затраты на приобретение и обслуживание ПК. Сейчас ситуация несколько изменилась и разница не будет столь большой, но все равно снижение может составить десятки процентов.
При этом уход от моновендорности не отменяет задачу выработки корпоративных стандартов. Но в сегодняшних условиях хороший эффект может принести ослабление стандартов действующих и выработка временных, на кризисный период.
Конкурсная процедура. Еще одним средством, призванным снизить расходы, является проведение коммерческих конкурсов по всем правилам, без явных предпочтений и скрытых преференций. Выше уже приводился пример, как применение этого инструмента позволило в несколько раз снизить затраты на приобретение необходимого оборудования. Однако данное средство, пожалуй, наиболее проблемно. Прежде всего конкурсная процедура требует тщательной юридической проработки, для чего необходимы услуги специалистов, которые вряд ли будут дешевы. К тому же она занимает немало времени, которое тоже далеко не всегда есть.
Покупая, экономить
Очень часто можно слышать от ИТ-вендоров, что некое их новое решение позволит тому, кто его купит и внедрит, сэкономить средства. Как правило, за этим скрывается обычный маркетинг. Или по крайней мере экономия будет достигнута в отдаленной перспективе, а значит, на внедрение такого решения вряд ли пойдет бизнес-руководство.
Вместе с тем целый ряд мер хорошо работает и в наших условиях. Внедрение средств виртуализации и консолидации серверов, технологий дедупликации для систем хранения данных, терминальных решений для «продления жизни» устаревших настольных систем позволяет намного эффективнее использовать уже имеющиеся ресурсы, а значит, отложить на какое‑то время модернизацию оборудования.
Конечно, для этого могут потребоваться некоторые вложения, но они могут быть относительно небольшими. Если же говорить о затратах на внедрение средств виртуализации, то они и вовсе будут близки к нулю, поскольку целый ряд гипервизоров являются бесплатными, а их возможностей вполне достаточно для нужд среднего российского предприятия. А применение систем виртуализации более высокого класса позволяет снизить затраты на администрирование за счет весьма развитых средств автоматизации, что также может оказаться оправданным, особенно если виртуальных серверов много. Купить программные средства резервного копирования с поддержкой технологий дедупликации, конечно, придется, но стоимость лицензий будет существенно ниже цены нового дискового массива, не говоря уже о полной модернизации системы.
Кроме того, значительный эффект может дать внедрение средств мониторинга печати. Ни для кого не секрет, что сотрудники очень часто используют принтеры и МФУ в личных целях, причем в немалых объемах. Как показывают результаты исследования, проведенного компанией Oki Printing Solutions, в мире в целом эта доля составляет 7%, а на предприятиях сектора SMB достигает 15%. У нас же этот показатель ещё выше — по некоторым оценкам, до трети всех документов печатается в неслужебных целях. Естественно, всё это выливается в весьма круглую сумму, особенно если речь идет о полноцветном устройстве. И экономия на каждой странице составляет более рубля при монохромной печати и как минимум два рубля при цветной.
ЖК вместо ЭЛТ
Хорошим примером того, как модернизация оборудования способствует снижению затрат, является замена ЭЛТ-мониторов на ЖК-дисплеи. Известно, что последние экономят место и потребляют меньше электроэнергии. Средняя стоимость одного квадратного метра офисных помещений в Москве составляет 10 тыс. руб. в год. Стоимость электроэнергии для предприятий и организаций — 3 руб. 60 коп. за один киловатт-час. На момент написания этих строк средняя стоимость 17‑дюймового ЖК-монитора в Москве составляла 3700 рублей. Он занимает площадь 0,1 квадратного метра, его энергопотребление — 25 ватт в рабочем и 5 ватт в дежурном режиме. Таким образом, затраты в год равняются 1000 рублям на занимаемое место. Для расчета потребляемой электроэнергии будем считать, что монитор функционирует семь часов в рабочем и два часа в дежурном режиме за один рабочий день. Таким образом, затраты на электроэнергию составят 146 рублей в год. ЭЛТ-монитор занимает площадь 0,6 квадратного метра и потребляет 140 ватт в рабочем и 25 ватт в дежурном режиме. Следовательно, затраты в год составят 6000 рублей на занимаемую площадь и 815 рублей на электроэнергию.
Результат очевиден: только за счет меньшей занимаемой площади ЖК-монитор оправдывает свою стоимость за восемь месяцев. Однако этот расчет учитывает особенности Москвы и ряда других крупных городов, где велика стоимость коммерческой недвижимости, которая может быть более рационально использована либо возвращена арендатору. Да и стоимость электроэнергии везде разная, особенно во время пиковых нагрузок, когда тарифы наиболее высоки. Но в любом случае, если даже не стоит задача уплотнения, чреватая переносом рабочих мест и всеми связанными с этим неудобствами, такая замена освобождает немало места на столах сотрудников, а оно тоже является ресурсом.
Закупки требуют стратегического подхода
Евгений Сим
Руководитель департамента Verysell iCON3Рационализация закупок, особенно в условиях кризиса, — жизненно важная и непростая задача, в первую очередь информационная. Систематизация подхода должна включать как тактические методы, отраженные в статье, так и стратегические. Стратегически необходимо систематизировать и проанализировать данные по закупкам в таких, например, разрезах, как география/номенклатура, поставщики/номенклатура/период, и использовать их для выработки управленческих решений.
Приведу пример. Крупная организация закупает почтовые услуги у 80 компаний. По факту 80% почтового оборота осуществляется пятью компаниями. Решение: договориться с шестью‑семью компаниями о доставке всей корреспонденции. Эффект — экономия миллионов рублей в год, учитывая труд операторов самой организации, дисконты выбранных поставщиков и прозрачность процесса.
И наконец, статистика и аналитика без контроля — ничто. Закупать нужно, но насколько эта закупка нужна и обоснованна? Всем знакомы ситуации, когда через полгода заново красятся заборы или меняются телефонные аппараты. Здесь нужны специальные технологии, позволяющие контролировать процессы закупок, обоснованность потребности в дополнительных материалах, услугах, лицензиях и т. п.
