Организация в масштабах крупного холдинга эффективного документооборота, в частности оперативного согласования договоров, — задача, актуальная для многих компаний, но мало где решенная. Об опыте развертывания СЭД на тысячи рабочих мест рассказывает Дилара Киселева, руководитель проекта по внедрению СЭД Directum в Группе компаний «Уралхим».

Intelligent Enterprise: Какими были основные проблемы делопроизводства до внедрения СЭД?

Дилара Киселева: «Урал­хим» — крупный холдинг, объединяющий множество юридических лиц и их подразделений в различных регионах страны. Слаженная работа любой подобной группы компаний зависит от эффективности функционирования основных бизнес-процессов, и в первую очередь документооборота, как связующего звена. Автоматизация документооборота заметно влияет на эффективность других бизнес-процессов, оперативность принятия решений и скорость их реализации. До внедрения СЭД основной проблемой была трудоемкость согласования внутренних документов (служебных записок, локальных нормативных актов, договоров и договорных документов), длительность сроков согласования, потеря документов. В 2008 г. руководство поставило задачу автоматизировать документооборот в группе компаний «Уралхим».

Какие критерии были основными при выборе СЭД?

Одним из ключевых факторов был статус компании-исполнителя на рынке услуг автоматизации документооборота, наличие у нее успешного опыта реализации подобных проектов в России. Существенными критериями также были удобство интерфейса, гибкость системы, то есть возможность адаптировать определенные ее инструменты и модули под нужды и особенности именно нашей компании, возможность создания новых инструментов, которые еще не использовались на других предприятиях.

Компания «Директум» работает в сфере разработки программного обеспечения в области электронного документооборота с 2003 г. имеет серьезный опыт в реализации проектов по автоматизации документооборота, а разработанная ими программа привлекла нас значительными адаптивными возможностями. Существенным фактором стало и то, что СЭД DIRECTUM — «открытая» система, позволяет дополнять уже имеющийся программный продукт новыми модулями и инструментами, создаваемыми под нужды конкретного клиента.

Унифицировались ли параллельно с внедрением DIRECTUM все процессы документооборота в холдинге, или же были сохранены особенности процессов дочерних компаний и подразделений?

Мы изначально не планировали унифицировать все процессы на предприятиях Группы просто потому, что это невозможно. Ключевые единицы холдинга — это ги­гантские производственные предприятия: ОАО «Завод минеральных удобрений Кирово-Чепецкого химического комбината», филиал «Азот» (быв­шее ОАО «Азот»), ОАО «Воскресенские минеральные удобрения». У каждого из них своя уникальная, давно сложившаяся система взаимодействия между структурными подразделениями и специфику документооборота. Унификация в данном случае привела бы к снижению эффективности ключевых бизнес-процессов. Основная задача, которая стояла перед нами, — установить единые принципы взаимодействия дочерних предприятий с управляющей компанией и объединить документооборот холдинга посредством единой электронной системы.

Что было особенно важным при формировании проектной команды и организации ее работы? С какими организационными трудностями пришлось столкнуться, и как они решались в ходе проекта?

При внедрении СЭД в «Уралхим» рабочие группы по внедрению создавались отдельно на каждом предприятии из местных специалистов. В управляющей компании также была создана рабочая группа, координирующая ход реализации всего проекта.

Каждый руководитель подразделения выделил квалифицированного специалиста, а на этапе тестовой эксплуатации рабочая группа активно обсуждала все типовые маршруты, при этом каждый мог высказать свое мнение.

«Уралхим» одним из первых использовал инструмент взаимодействия DICS. В чем особенности этой методологии? Почему был выбран именно такой способ взаимодействия, какие преимущества он давал компании (по сравнению с альтернативными вариантами)?

Наша компания стала первой, где внедрен DICS в том виде, в котором этот механизм был изначально разработан. DICS (DIRECTUM Intersystem cooperation services — службы взаимодействия независимых систем DIRECTUM) позволяет соединять независимые системы в единое пространство для совместного согласования документов. Кроме того, реализованы ознакомление, выдача и контроль исполнения поручений с возможностью многоуровневого контроля, обмен нормативно-справочной информацией и любыми видами документов.

Механизм работает очень интересно: у каждой системы есть свой «Агент DICS», и есть единый контроллер DICS. Они обмениваются запросами, документ одной системы преобразуется в вид, понятный другой вместе с ЭЦП, комментариями согласующего лица и сопутствующей информацией.

Альтернатива DICS — механизм репликации — нам не подходил, так как при этом тиражируется одно типовое решение на все зависимые общества.

Какую функциональность вам уже удалось реализовать, в какие сроки?

В каждом дочернем и зависимом обществе автоматизирован свой набор процессов, но есть процессы, которые автоматизированы везде, — мы называем их базовыми. Это согласование договоров и договорных документов; согласование, рассмотрение служебных записок и контроль исполнения работ по ним; согласование, подписание, ознакомление, исполнение по приказам и распоряжениям по основной деятельности, а также ряд других. Кроме базовых процессов, автоматизированы также процессы по работе с командировками, документами СМК, заявками, документами, касающимися производства и сбыта продукции, маркетинга, кадровой деятельности и т. д. Список постоянно растет, так как система очень активно развивается.

С какими сложностями вы столкнулись?

Самым проблемным был первый период тестовой эксплуатации по работе с договорными документами, когда мы поняли, что процесс, автоматизированный нами, не соответствовал ожиданиям. Но это рабочий момент.

Кроме того, были проблемы с агентами DICS: иногда мы «теряли» задачи по непонятным причинам. Задачи, которые предназначались для совместной работы (согласование, ознакомление, выдача и контроль исполнения поручений), не всегда уходили в другую систему, и при этом сообщения о возникающих ошибках были неинформативными. DICS — достаточно новый механизм, поэтому со специалистами подрядчика мы совместно учились решать возникающие проблемы. Они были решены только после того, как наши ИТ-специалисты предложили выстроить новую общую архитектуру СЭД группы компаний, суть которой заключалась в переносе агентов DICS и распределении остальных серверных служб системы на виртуальные серверы, в увеличении объемов виртуальных мощностей и более тонкой настройке конфигураций как самих агентов DICS, так и серверов под них.

Как сотрудники холдинга восприняли новую систему? Как вы поддерживали процесс освоения СЭД, как было организовано обучение?

Сложности с обучением были, особенно вначале. Как любая новая программа, изначально СЭД казалась сложной, особенно согласование договоров: новый интерфейс, непривычные механизмы работы, сложные маршруты и т. п. Тем не менее у всего коллектива было одинаково положительное восприятие проекта в целом, так как все понимали, что электронный документооборот существенно повысит эффективность работы каждого сотрудника: как минимум, не придется тратить время на хождение между структурными подразделениями с бумажным листом согласования, исключатся случаи утраты документов, минимизируется риск подлога согласуемых документов, согласование станет более прозрачным — и это только малая часть преимуществ, которые мы получили. А в действительности эффект от внедрения системы превзошел все ожидания.

Каждый сотрудник, от рядового до высшего руководства, нашел в системе свои преимущества и принял ее как эффективный инструмент в своей работе.

Каковы наиболее важные результаты проекта, на какие результаты вы в будущем рассчитываете?

Уже удалось автоматизировать документооборот управляющей компании — ОАО «ОХК «Урал­хим»» — с рядом ее филиалов и дочерних компаний. До конца 2011 г. мы также планируем за­вершить автоматизацию документооборота «Воскресенских минеральных удобрений».

Что касается будущих результатов и потребностей, то постоянно увеличивается охват новых процессов. Теперь они проектируются и реализуются не просто «локально» для той или иной системы, а сразу в рамках всего холдинга, учитывая как требования бизнес-единиц заказчиков, так и имеющиеся технические наработки, с которыми приходится интегрироваться. Это качественно новый уровень развития СЭД. При этом очень важную роль играют не столько технические возможности и инструменты системы, сколько аналитическая и организационная проработка всех аспектов таких процессов, которая зачастую занимает столько же времени, сколько и сама техническая реализация.

Уже в самой ближайшей перспективе мы планируем охват всех оставшихся компаний Группы, настройку взаимодей­ствия между ними посредствам DICS, создание в СЭД единой базы договоров, к которым будут иметь доступ все работники холдинга, развитие инструментов отчетности, собирающих данные в различных разрезах со всего холдинга, интеграция с «1С» по штатному расписанию, орг­структуре, контрагентам и договорам, внедрение и адаптация финансового архива и многое другое.