Высокая конкуренция на рынке ритейла вынуждает его игроков постоянно искать пути повышения эффективности и снижения издержек. Так, в рамках стратегии перевода на аутсорсинг непрофильных направлений деятельности компания X5 Retail Group N. V в конце 2011г. объявила конкурс на оказание услуг по обработке бухгалтерской документации. Его победителем стала компания Xerox, которая представила наиболее проработанное и аргументированное предложение.
Обработка постоянно растущего потока документов требует не только значительных человеческих ресурсов и управленческих усилий по совершенствованию рабочих процессов, но и серьезных инвестиций в технологии автоматизации. Уже сейчас в X5 Retail Group поступает более 1 млн. товарных счетов-фактур в месяц от поставщиков со всей территории Российской Федерации. При этом ввод и проверка данных выполняются персоналом бухгалтерии вручную. Услуги Xerox по обработке первичных бухгалтерских документов дадут возможность X5 Retail Group сосредоточить усилия на основном бизнесе, а инвестиции использовать для развития компании.
В рамках соглашения, рассчитанного на пять лет, Xerox организует процессинговый центр в Нижнем Новгороде. Новый процесс, внедряемый специалистами Xerox, позволит сократить время обработки, а также снизить нагрузку на сотрудников бухгалтерии, которым останется только та часть работы, которая требует профессиональных навыков, например, подготовка и оформление документов поставщиками.
Весь поток бумажных счетов-фактур, поступающих в процессинговый центр Xerox, будет переводиться в электронный вид. Извлеченные в процессе автоматического распознавания данные будут проверяться на соответствие бизнес-правилам, ранее заключенным контрактам и сверяться с существующими заказами на поставку продукции. Прошедшие проверку данные будут передаваться в ERP-систему для дальнейшей оплаты, а образы отсканированных документов помещаться в электронное хранилище, что обеспечит сотрудникам бухгалтерии мгновенный доступ к ним непосредственно из приложений SAP.
