ИТ-затраты явные и скрытые

Очевидно ,что прежде чем говорить планировании и бюджетировании в области ИТ, надо попробовать разобраться в исходном состоянии ИТ-затрат. Все затраты на ИТ можно разделить на две большие категории: явные и скрытые. При этом явные затраты включают в себя следующие 4 категории:

• капитальные затраты во время реализации ИТ-проектов и отдельных закупок аппаратного и программного обеспечения;
• оплата ИТ-услуг в рамках отдельных проектов (ИТ-консалтинг, участие консультантов во внедрении приложений), а также аутсорсинга ИТ-поддержки, (сервис, хостинг и т. д.);
• затраты на зарплаты и льготы ИТ-сотрудников;
• внутренние затраты на бизнес-приложения: стоимость работ внутренних сотрудников при внедрении и улучшении приложений, а также стоимость обслуживания приложений;
• стоимость администрирования и поддержки ИТ-инфраструктуры внутренними сотрудниками.

В этой статье мы обсудим только прямые капитальные ИТ-затраты и скрытые затраты на ИТ. Именно эти два пункта чаще всего и вызывают проблемы. Как правило, они представляют собой достаточно большую статью расходов и способны оказать очень сильное негативное влияние, если за текущими цифрами вовремя не увидеть тенденций.

Капитальные затраты на ИТ

В общем случае показатели капитальных затрат используют чтобы определить запланированные расходы на покупку нового оборудования, поскольку оно, естественно, стареет. В применении к ИТ-отделам капитальные затраты включают в себя аппаратное обеспечение, покупку коробочного ПО и, в отдельных случаях, затраты на создание программного обеспечения.

В связи с капитальными затратами на ИТ стоит обсудить одну тенденцию - увеличение их доли как в ИТ-затратах, так и в общих капитальных затратах компании. Как показали исследования Курта Поттера и Каролин Левассер "ИТ-затраты, их история и будущее", проделанные в 2002 году в Gartner Measurement Services капитальные затраты на ИТ росли в среднем на 2-3% в год и будут продолжать расти далее (рис. 1). По прогнозам Gartner к 2010 году капитальные затраты на ИТ выйдут на уровень 50% общих корпоративных капитальных затрат.

Это очень внушительная цифра и корпорации, естественно, ожидают, что такие вложения окупятся и будут иметь смысл. Столь высокий процент затрат заставляет ИТ-директоров предприятий все ответственнее относиться к каждому очередному приобретению, подходить к нему с точно такой же меркой, как и к любому другому инвестированию.

Тот факт, что конкуренты вкладываются в ERP-систему или новое аппаратное обеспечение имеет только косвенное отношение к сегодняшним нуждам компании. Да, полезно знать, во что конкуренты вкладывают деньги и как это отразится на стоимости их продукта или качестве поставляемых ими услуг. Но, ваша компания, может, и не нуждается в подобных инвестициях, если принимать во внимание особенности рыночной ситуации, динамику поставляемых услуг или товаров и т. д. Другими словами - любое приобретение должно положительно отражатся на прямых или непрямых прибылях компании. При этом важно понять, что прибыль должна быть выше, чем пороговый уровень установленный для инвестиций данной компанией, или по крайней мере выше, чем для других возможных проектов компании. В противном случае компании будет более выгодно вложиться не в ИТ, а в более профитные альтернативные проекты.

Более того, в некоторых отраслях доля ИТ в общих капитальных затратах уже приближается к 50%. Процент ИТ-затрат в общих капитальных затратах, естественно, отличается в разных секторах индустрии (рис. 2). При этом он существенно выше среднего и практически приближается к серединной отметке в розничной торговле, на транспорте, в медицине, образовании, секторе профессиональных услуг и телекоммуникациях. И совсем невысок в сегменте финансовых услуг, что скорее всего можно объяснить большим вниманием к общим средствам обеспечения безопасности в таких организациях.

Скрытые затраты на ИТ

Теперь перейдем к скрытым ИТ-затратам, которые весьма усложняют анализ затрат на ИТ. Проблема состоит в том, что, по подсчетам, 10-20% всех ИТ-затрат происходит за пределами ИТ-отдела и оседает в бюджетах других подразделений компании. Причина проста: неэффективные ИТ-отделы компаний часто создают проблемы для проектов и дальнейших инвестиций в ИТ. Если согласование необходимых ИТ-проектов в ИТ-отделе идет медленно, а бизнес требует быстрого выполнения какой-либо задачи, подразделения обычно начинают выкручиваться и находить свои собственные решения. И очень часто эти решения оказываются неоптимальными, основываются на первых предложениях и "знакомых каналах", результатом чего становятся денежные или временные затраты, новые инвестиции в программное или аппаратное обеспечение. Но самое опасное даже не это. В конечном счете затраты, которые надо бы отнести на бюджет ИТ-отделов, чаще всего так или иначе остаются на балансе того подразделения, где проблема возникла. Такие ситуации "прячут" часть затрат на ИТ и еще более усугубляют ситуацию неэффективности ИТ-отделов. И это отнюдь не маленькие суммы. Gartner оценивает скрытые ИТ-затраты на уровне 16% от общих ИТ-затрат компании.

Есть разнообразные скрытые ИТ-затраты, которые должны считаться частью общекорпоративных затрат на ИТ. Порой их не так сложно увидеть. Например, к ним надо относить:

• штатных ИТ-сотрудников внедренных в другие отделы компании и получающих там зарплату (веб-мастер, работающий в команде маркетинга, или программист и администратор базы данных, работающий в финансовом отделе и т. д.);
• сторонних поставщиков ИТ-услуг для подразделений компании в обход ИТ-отдела;
• покупку программного обеспечения подразделением компании самостоятельно (например, если маркетинговое отделение заказывает Adobe Illustrator);
• самостоятельную покупку аппаратного обеспечения (например, вице-президенту не понравился ноутбук, партия которых централизованно приобретена для нужд компании, и он покупает ноутбук сам, используя имеющиеся у него фонды).

В целом анализ показывает, что скрытые затраты будут выше в компаниях, где наблюдается следующее:

• отсутствует тесная связь между ИТ-отделом и бизнес-отделами компании, взаимодействие между департаментами недостаточно для данного предприятия;
• уровень услуг, предоставляемый ИТ-отделом, не до конца покрывает сиюминутные потребности других отделов, что побуждает их искать обходные решения;
• недостаточно быстро принимаются и проходят решения о закупках в ИТ-отделе, что замедляет работу над проектами для других отделов;
• слаба приверженность к корпоративным стандартам в плане технологий в отношении как аппаратного, так и программного обеспечения;
• недостаточно четко отработан процесс корпоративных закупок;
• происходят децентрализованные, географически удаленные бизнес-операции;
• слабое управление ИТ в целом.

Интересно, что процесс который однажды начался на уровне аппаратного обеспечения, затем получил развитие на уровне программного обеспечения, теперь подчеркнуто необходим на уровне управления ИТ в компании в целом. Компании, которые хорошо управляются понимают преимущества правильной организационной структуры предприятия. Поэтому они стремятся выделить все относящиеся к ИТ проблемы в ведение ИТ-отдела или же хотябы каким-то образом маркировать все имеющие к ИТ-процессы, чтобы их идентифицировать и затем эффективно управлять ими.

Конечно, это не упразднило бы в один момент проблему скрытых затрат в корпорации, но по крайней мере очертило бы "проблемную зону".

Мы рассказали только о двух пунктах в структуре ИТ-затрат предприятия. Но результат, думаю, понятен: капитальный ИТ-бюджет и скрытые затраты хорошо показывают во что выливается содержание ИТ в компании.