«Это живая система, мы все в ней работаем»,— как о само собой разумеющемся факте говорит о системе СЭД заместитель начальника отдела материально-технического и электронного обеспечения Законодательного собрания Ульяновской области (ЗСУО) Сергей Тюрин. Далеко не каждый ИТ-проект завершается такой простой фразой.

Государственные учреждения извест­ны своей консервативностью, и переход на новые инструменты работы иногда затягивается в них надолго. Тем приятнее встретить случай, когда с самого начала всё было просто и ясно: поставили задачу, выбрали средство, внедрили, работают. Конечно, есть и проблемы, но четко локализованные. Может быть, правда проект внедрения СЭД в ЗСУО оставляет такое благоприятное впечатление потому, что его наиболее значимая часть — автоматизация основного рабочего процесса, законотворческой деятельности, — еще впереди, по плану к концу текущего года. Однако есть задел, на который можно опираться.

До 2007 года для автоматизации организационно-распорядительного документооборота в ЗСУО использовались отдельные самописные утилиты на основе Access. Документы лежали в разных базах, и настоятельная необходимость в переходе на какие-то новые средства стала совершенно очевидной. Но на какие именно? В выборе продукта сыграли роль отзывы коллег из других региональных государственных учреждений, в первую очередь тоже работающих в области законо­творчества. Другим существенным фактором стала стабильность вендора и самого ПО, уверенность, что в ближайшее время продукт не исчезнет с рынка. Так в Ульяновске остановились на «Деле» фирмы ЭОС. Подрядчика долго искать не пришлось — вендор предложил ближайшего регионального представителя, казанскую фирму НПФ «Инфоинжиниринг».

В сентябре 2007 года начались работы, за два с половиной месяца удалось продвинуться с нуля до опытно-промышленной эксплуатации, а с начала 2008­‑го система введена в промышленную эксплуатацию. Сейчас в «Деле» более шестидесяти рабочих мест, используется вся основная функциональность документооборота, включая регистрацию входящих-исходящих с прикреплением изображения, распределение поручений, отслеживание исполнительской дисциплины, ведение статистики и отчеты об исполнении. Есть и такая не слишком популярная возможность, как подготовка проектов резолюций.

Они поступают к руководителю вместе с документом и позволяют оценить если не все, то наиболее очевидные варианты реагирования. «Вроде бы эта функция не очень распространена, — говорит Сергей Тюрин, — а у нас она как-то сразу понравилась и прижилась».

В сентябре 2007 года объем базы составлял 3,5 Гбайт — в основном изображения документов; к началу 2008­‑го в системе было зарегистрировано около 5 тысяч только входящих писем от организаций.

Канцелярия и сотрудники, непосред­ственно отвечающие за делопроизвод­ство, используют «тяжелый» вариант продукта — таких рабочих мест сорок. Рядовые исполнители работают в веб-версии, возможности которой практически полностью покрывают все необходимые им действия.

Переход персонала с самописных утилит на новый продукт прошел практически безболезненно, обучение пользователи проходили на рабочих местах, администраторы — в процессе внедрения. Вели его сотрудники НПФ «Инфоинжиниринг», поскольку система довольно гибкая, имеет много тонких настроек. «Люди без опыта долго будут ее внедрять», — считает Сергей Тюрин.

С самого начала в проекте СЭД предусматривался потоковый ввод документов. Для этого используются четыре сканера Canon DR-2050c, предназначенные для рабочих групп. Для Законодательного собрания, где искали оборудование с широким функционалом в рамках ограниченного бюджета, это был выбор самой доступной техники со всеми необходимыми возможностями. Как показала практика, их скорости 25 листов в минуту и ежедевной производительности до 1000 отсканированных документов хватает для нужд заказчика. Сканирование выполняет утилита Canon Job registration tool: положил документ, нажал кнопку, и изображение попадает в папку, после чего прикрепляется к специально заведенной карточке. Хорошо, быстро, надежно, просто, что очень важно. Но…

С этого момента стоит переключиться на проблемы. Они могут показаться мелкими, но именно из таких «заковык» состоит каждодневная практика, от них-то и бывает сильнейшая головная боль. Подавляющее большинство документов не распознаётся — персонал просто не успевает этим заниматься, поскольку вводить нужно многое, а времени мало. «Мы хотели бы распознавать все, но не успеваем. Ведь для этого нужно загрузить FineReader и нажать в нем много кнопок. Слишком много, слишком долго получается!» — сетует Сергей Тюрин. Но есть же стандартный коннектор «ЕОС — FineReader»? Есть, конечно. Но он лишь запускает FineReader прямо из СЭД, а дальше всё то же самое — огромное количество кнопок. После передачи данных в «Дело» FineReader не закрывается, в результате на экранах операторов висит по нескольку открытых копий приложения. «Некрасиво сделанная связь, и мы не смогли ее использовать», — вздыхает Тюрин. Лучше всего, считает он, для работы организации подошел бы двухслойный PDF, тогда можно было бы сразу брать нужные цитаты из документа для ответа или обсуждения. И хорошо было бы для распознавания использовать тот же Job registration tool, но эта утилита не работает с русским языком. Зато принцип верный — простота: процесс запускается с помощью одной кнопки, что находится на самом сканере. Несмотря на то что за год сканеры ни разу не выходили из строя, г-на Тюрина волнуют вопросы сервиса. Где ремонтировать, если возникнут какие-либо проблемы? По информации вендора ближайший авторизованный сервис-центр Canon действует в Нижнем Новгороде, в Уфе такой центр появится в конце года.

Единственная аппаратная проблема со сканерами обусловлена тем, что персонал порой забывает вынимать скрепки из документов и они царапают стекло оптического блока. Это приводит к ошибкам в распознавании, в документе появляются лишние пус­тые листы.

Замена оптического блока требует времени и средств. «Думаем купить в следующий раз модели той же фирмы, но из старшей линейки, тем более что они быстро дешевеют», — надеется Сергей Тюрин. Такой расчет вполне оправдан: действительно, в моделях Canon, рассчитанных на большую производительность, например DR-9080C, есть программная функция, контролирующая наличие скрепок в лотке авто­подачи.

К счастью, пока царапины остаются самой неприятной проблемой, связанной со сканерами. К концу года будет ясно, удастся ли столь же успешно, как функции, общие для любой компании, реализовать в этой системе и более специальные, связанные с законотворчеством.

Требовалось перетянуть на свою сторону канцелярию и секретариаты

Рустам Гайнутдинов Генеральный директор НПФ «Инфоинжиниринг»
Проект внедрения СЭД в ЗСУО оказался для нас вполне стандартным. Типовыми были проблемы ведения работы с документами и поручениями у заказчика (затрудненный контроль исполнения, неприемлемые сроки, непрозрачность процессов, бесконечный поиск документов по учреждению и т. п.). Типовым было и отношение персонала заказчика к внедрению новой системы — от нейтрального безразличного до активного неприятия. Наш подход к решению задачи автоматизации — тоже типовой (полный переход на безбумажный документооборот при сохранении «бумажного» делопроизводства).

При таких условиях для успеха проекта требовалось перетянуть на свою сторону наиболее загруженных бумажной рутинной работой делопроизводителей, испытывающих постоянный стресс при выполнении своих трудовых обязанностей, — канцелярию, секретариаты. Именно для них самым привлекательным оказалась возможность быстро найти копию любого документа и увидеть его вместе с историей рассмотрения. Ради этой возможности делопроизводители готовы были даже сканировать каждую бумажку — при условии невысокой трудоемкости операции сканирования.

Мы рады, что смогли предложить им наиболее оптимальный вариант — поточные документ-сканеры Canon, четко и безотказно работающие месяцами и годами, ежедневно обрабатывающие сотни листов в скоростном режиме, не доставляющие никаких хлопот и затруднений. Причем сканеры позволяют проводить разные операции параллельно: пока идет регистрация многостраничного документа в СЭД, делопроизводитель занимается его сканированием и сохранением в системе; в результате процесс работы с документами становится быстрым и производительным.

А результаты такой работы их действительно впечатлили: как удобно всегда иметь под рукой любой документ! Таким образом, в ЗСУО установился новый, более оптимальный порядок ведения документооборота и контроля исполнения, повысилась производительность организации в целом, и уже сейчас всем пользователям бросается в глаза медлительность и проблемность переписки с учреждениями, в которых не применяются безбумажные технологии работы с документами. Так что для нас тут непочатый край работы, мы уверены в правоте своих подходов к автоматизации документооборота и к широкому применению документных сканеров.