Как далеко готовы зайти руководители в погоне за наивысшей продуктивностью своих сотрудников и существует ли понятие личного пространства, когда речь идет о рабочем месте? Всепроникающий контроль – вот что ожидает офисы в ближайшем будущем. Но нам решать, будет ли он этичным.

Куда глядеть?

В стремлении получить максимальную отдачу от деятельности сотрудников, компании разделились на два лагеря. Первые ушли от классического восьмичасового рабочего дня. Они предпочли отслеживать конкретный результат труда своих подчиненных, нежели вести учет старых добрых «человеко-часов». Здесь можно вспомнить таких гигантов бизнеса, как Google или Cisco, к примеру, предоставляющих своим сотрудникам выбирать подходящий график работы и даже место труда. Не столь важно знать, как часто специалист отлучается на распитие чая с печеньками или ведет разговоры за жизнь с товарищами по работе, если проект сдан вовремя и в полном объеме.

Представители второго лагеря оказались приверженцами идеи, что время, затраченное на работу, является определяющим фактором успеха компании. Стоит отметить, что предприятий из второго лагеря неизмеримо больше, да и усилий на контроль за временем сотрудников они тратят куда значительнее своих коллег. При этом арсенал для слежки велик и постоянно эволюционирует.

Первое поколение таких «контролирующих» предприятий сходилось на мнении, что достаточно лишь приглядывать за пунктуальностью персонала: когда приходят в офис, когда отправляются домой. Для этих целей на проходной усаживали охранников, а в коридорах развешивали видеокамеры. Однако регистрация прихода и ухода людей с работы не решила таких проблем, как частое посещение курилки или коллег из соседнего отдела, долгих обедов в корпоративной столовой и других уклонений от работы. Тогда на смену журналу из проходной пришли более прогрессивные системы контроля доступа. С их помощью каждая дверь в компании стала «глазами и ушами» руководителя. Теперь весь маршрут персонала протоколируется, а информация проста в обращении. Стало значительно легче узнать, куда наведывается каждый из подчиненных и сколько длятся эти отлучки.

– В нашей компании на дверях имеются системы контроля доступа, также охранники сидят при входе, а в каждом кабинете видеокамеры. Правда в остальном – свобода, – рассказывает Антон Щеголев, ведущий программист «Люксофт».

Но вот ситуация: сотрудник не покидает рабочее место, исправно сидит за компьютером и усердно смотрит в монитор, а производительность труда все равно падает. В чем дело и что необходимо проконтролировать на этот раз? Очевидно, что все описанные системы контроля хоть и популярны в настоящее время (редко увидишь офис, где нет охранника или видеонаблюдения, а двери с контролем доступа – вещь совсем обыденная), однако не справляются с главной проблемой – этим системам трудно повлиять на производительность труда каждого конкретного специалиста. А заниматься ничегонеделанием на рабочем месте – давно уже профессиональный спорт для любого недобросовестного клерка.

В сети имеется даже анекдотичный термин ИБД, расшифровывающийся как имитация бурной деятельности. А именно процесс создания видимости работы.

Побудить своих сотрудников к труду многие менеджеры пытались через ежедневные отчеты. Детальные описания совершенных действий за прошедшие восемь часов позволяют выявить пустую трату рабочего времени, хотя и имеют массу недостатков. К примеру, они трудоемки в оформлении и отнимают много времени, а также не всегда объективны. В конце концов, сотрудники могут забыть что-то указать или наоборот значительно приукрасить свои трудовые подвиги.

Как же бороться с ленивыми сотрудниками и разоблачить имитацию труда? Следующим витком эволюции корпоративных средств слежения стало появление систем учета времени. Именно эти программы, установленные на компьютеры персонала, способны проконтролировать скрытую от глаз руководителя деятельность подчиненных.

– Система учета времени показывает проблемы, которых не видит руководство и помогает понять их причины: это и нецелевая трата рабочего времени, и переработки сотрудников, которые слишком загружены. Статистика позволяет оценить работу организации в целом, ее динамику. Даже в небольшой организации найдутся как минимум один-два недисциплинированных сотрудника. Система поможет обнаружить слабые звенья, – рассказал IE Александр Бочкин, основатель системы учета рабочего времени CrocoTime.

Всевидящее око

Чем занимается сотрудник за рабочим компьютером в тот момент, когда начальника нет поблизости? Пожалуй, это один из главных страхов каждого ТОП-менеджера. Вдруг его подопечные тут же влезают в соцсети и игры, лишь только он покидает кабинет? Этот страх не так уж и абсурден, если вникнуть в масштабы тунеядства, процветающего во многих компаниях.

– Согласно исследованиям в среднем 20% рабочего времени сотрудники тратят на личные дела (более 1,5 часов в день без учета обеденного перерыва) и эта цифра неуклонно растет, – отмечает Александр Бочкин (CrocoTime), – По подсчетам экспертов Института стратегического анализа ФБК размер потерь российской экономики от времени, проведенного работниками в соцсетях в 2012 году составил от 281,7 млрд до 311,5 млрд руб. (около 10 млрд долларов). И это далеко не предел. Для сравнения, экономика США в 2013 году потеряла 650 миллиардов долларов.

При этом Александр отмечает, что борьбу с имитацией работы они ведут и в собственной компании:

– На всех наших компьютерах стоят агенты CrocoTime. Эффект мы обычно наблюдаем на новых сотрудниках, так как «старички» команды стали идеологами контроля времени, они уверены в пользе контроля и у нас практически нет нецелевой траты рабочего времени. А вот у новичков довольно часто отмечается длительная нецелевая активность в социальных сетях, на тематических развлекательных порталах. Обычно хватает одного замечания.

Как правило, подобные программы устанавливаются на сервер компании, а их агенты – на компьютеры сотрудников. Алгоритм ПО делит активность пользователей на продуктивную и, в свою очередь, непродуктивную. Если какой-то специалист битый час проводит в «Одноклассниках» или раскладывает пасьянс, программа контроля уведомит об этом руководителя. Причем некоторые ПО могут даже выслать смс или письмо со ссылкой на нарушителя.

Инструменты контроля сводятся к отслеживанию активных окон, где в данный момент работает человек, а таймер ведет учет времени, затраченного на эти действия. Причем обмануть программу не так просто. Если в момент работы ни мышка, ни клавиатура не будут подавать «признаков жизни», ПО сочтет, что сотрудника нет на рабочем месте.

Каким образом происходит деление программ и веб-ресурсов на категории «полезности» рассказал основатель компании Yaware Руслан Савчишин:

– Изначально в память Yaware.Online внесено более 15 000 сайтов, но мы постоянно добавляем новые ресурсы на основании статистики. Программа самостоятельно определяет каждый в необходимую категорию (общение, социальные сети, обучение, новости и т.д.). Поэтому при посещении человеком того или иного ресурса, Yaware.Online выделит его в отчете зеленым, красным, серым цветом в продуктивное, непродуктивное и нейтральное время. Благодаря такой категоризации руководитель может проанализировать, сколько времени сотрудник уделил тому или иному сайту и как это повлияло на его производительность. Когда обязанности включают в себя использование развлекательных ресурсов или социальных сетей, руководитель может изменить их определение на продуктивное.

Впрочем, программы учета рабочего времени могут оповестить руководителя не только о бесполезной трате времени сотрудника, но и тех случаях, когда последний посещает сайты по поиску работы.

Этическая составляющая

Стоит ли удивляться желанию человека найти новую работу, если нынешний работодатель обложил его системами контроля и учета?

Не так давно известный своими точными технологическими прогнозами журнал Kiplinger Letter опубликовал новое послание, согласно которому жизнь клерков в ближайшем будущем станет еще более прозрачной для их руководителей. Они полагают что сенсоры, установленные на одежде сотрудников или вмонтированные в бейджи, будут отслеживать каждый их шаг в буквальном смысле вплоть до таких показателей, как ерзанье на стуле или нервное постукивание ручкой по столешнице.

«Клерки и сегодня находятся под плотным контролем, не только техническим. Но, действительно, технические возможности для контроля стремительно становятся необъятными», – подтверждает тенденцию Александр Агеев, российский футуролог, президент Международной академии исследований будущего и член Координационного совета РАН по прогнозированию.

Как не поверить прогнозам, если описанная выше программа учета времени Yaware.Online не только отслеживает активные сайты и приложения, но также делает скриншоты экрана и подключается к веб-камерам. Каково знать человеку, что в любой момент по ту сторону монитора на него может смотреть руководитель? Работа станет напоминать реалити-шоу.

На рубеже XIX и XX веков была распространена такая профессия как надзиратель. Этот человек не столько работал, сколько следил за деятельностью прочих сотрудников. Мониторинг рабочего места через веб-камеру возрождает эту славную профессию, превращая руководителей в самых настоящих надзирателей. Стоит заметить, что наличие подобного специалиста в коллективе всегда действовало на людей угнетающе.

Правда сами создатели программы утверждают, будто подконтрольные сотрудники с пониманием относятся к необходимости установки агентов.

– С использованием Yaware.Online руководителю легче объективно оценивать результаты труда, благодаря чему можно избежать множества конфликтов. Очень скоро персонал понимает, что сервис не затрагивает их личное пространство на работе, а наоборот помогает вести точный хронометраж рабочего дня. Каждый может проанализировать свои результаты и понять, на что ушло время и что стало этому причиной, – говорит Руслан Савчишин (Yaware).

Так это или нет, и каково реальное отношения сотрудников к идее тотального контроля их деятельности, сказать сложно. Однако разработчики CrocoTime решили подойти к вопросу слежения иначе. Они позиционируют свою программу учета времени, как лояльную к персоналу. Их ПО не делает скриншотов, не читает переписки и не наблюдает за людьми через веб-камеры.

Может именно в таком, лояльном подходе и должна развиваться отрасль контроля за временем сотрудников. В конце концов, должно же быть у человека хоть немного личного пространства на рабочем месте. В противном случае вечный стресс и паранойя станут нашими постоянными спутниками.

Тотальный контроль или безграничное доверие?

Евгения Удалова, руководитель отдела персонала, группа компаний CUSTIS

Вопрос о принципиальном выборе одной из двух противостоящих парадигм менеджмента — научной организации труда или принципов «открытой компании» — все еще актуален для многих организаций. И хотя тотальный учет и контроль рабочего времени сотрудников, как правило, ассоциируется с погоней за механистическим ростом производительности труда, в то время как доверие и самоорганизация, как предполагается, повышают эффективность работы благодаря ее осмысленности и вовлеченности персонала, многие современные компании пытаются, причем достаточно успешно, совместить эти два подхода.

При гибридном способе оценки эффективность сотрудников можно представить в виде следующей формулы: качество результата + учет рабочего времени (оценка по результату допускает и гибкий график, и возможность удаленной работы) + осмысленное отношение к работе = качество трудовой деятельности сотрудника.

Такой подход, с одной стороны, держит персонал в тонусе: все же определенные принципы дисциплины соблюдать необходимо, а с другой — демонстрирует доверие к сотруднику, а не насаждает культуру тотальной слежки. Однако при его реализации крайне важным является диалог между руководителем и сотрудником: отчеты о трудозатратах, опозданиях и переработках становятся материалом для анализа и принятия решений о перераспределении приоритетов в работе, изменении структуры деятельности, оптимизации рабочего процесса и т. д.

Таким образом, нельзя утверждать, что система научной организации труда безнадежно устарела: при грамотном использовании ее инструменты можно поставить на службу профессионалу.

Возьмем, к примеру, СКД (систему контроля доступа). «Контрол-фрик» организации устанавливают СКД, чтобы выявлять, чем конкретный сотрудник занят в каждый момент времени, и в случае «недопустимого» поведения осуществлять «корректирующее воздействие» (делать замечания, предупреждения). На мой взгляд, такой результат не оправдывает затрат на внедрение и сопровождение системы. Однако СКД можно рассматривать и как источник информации о перемещении сотрудников по офису, которая позволит осуществить грамотное перепроектирование офисного пространства (опять же, с целью сокращения непродуктивного времени): поиск более удачного расположения переговорных комнат, мест для кулеров или принтеров, выделение помещений для работы временных рабочих/проектных групп или мини-складов для служб АХО.

Что касается автоматических систем учета времени (таких, как упомянутая CrocoTime), то их использование в крупных компаниях и (или) для тех видов деятельности, которые предполагают высокий уровень нормирования и стандартизации, безусловно, целесообразно. Но мне видятся существенные ограничения на применение таких систем для позиций с ненормированным рабочим днем (почту можно проверить утром в транспорте с мобильного устройства), при большом объеме коллективного труда (мозговые штурмы, работа с досками и другими средствами визуализации), для работы на территории клиента, для управленческих позиций. И здесь уместно задать вопрос: кто приносит компании наибольшую пользу? И, следовательно, на какую категорию персонала должно быть направлено максимальное внимание? Возможно, вопрос эффективности линейных руководителей и ключевых сотрудников, оптимальной структуры их работы, позволяющей восстанавливаться и препятствовать выгоранию, приносит ощутимо больший результат, чем реализация программы учета и контроля рабочего времени всего персонала компании.

Наконец, скажу пару слов о хронометраже рабочего дня, который в управлении выродился в ежедневные (или еженедельные) отчеты с детальным описанием того, чем занимался сотрудник. Этот инструмент можно с пользой применять для диагностики с целью будущего анализа. В противном случае его ценность очень быстро нивелируется — появляется шаблон, который чуть-чуть корректируется изо дня в день. А главное, что при таком подходе задача по анализу продуктивности работы (по сути, по проведению рефлексии) ложится на руководителя, а не на самого сотрудника.

Вообще я глубоко убеждена, что осмысленность работы и заинтересованность дают существенно больший вклад в результат любой деятельности, а подсматривание и подглядывание за своим персоналом — удел не профессиональных управленцев, а недалеких администраторов. Но, учитывая прогнозы теории поколений о том, какой персонал выйдет на рынок труда через 5–10 лет, я соглашусь с предположением, что его жизнь в ближайшем будущем станет для руководства еще более прозрачной. И причина кроется не в растущей паранойе руководителей, а в том, что, с одной стороны, общество будет готово это принять, а с другой — такой подход к управлению будет компенсировать ряд слабых сторон самих сотрудников нового поколения.