В одном из крупнейших музеев России и Европы — Государственном музее изобразительных искусств им. А. С. Пушкина — построена единая система управления финансово-хозяйственной деятельностью на базе ПП «ПАРУС 8».
«Как федеральное бюджетное учреждение ГМИИ им. А. С. Пушкина выполняет государственные задания и ведет внебюджетную деятельность. Эффективность этих во многом взаимосвязанных направлений нашей работы зависит от качества планирования и возможности анализировать фактические данные. Мы понимали, что автоматизация отдельных процессов не поможет решить задачи такого уровня. Поэтому поэтапно создавали информационную систему, которая сегодня объединила все подразделения музея, так или иначе генерирующие или потребляющие данные о финансово-хозяйственной деятельности», — говорит заместитель директора по экономике ГМИИ им. А. С. Пушкина Мария Салина.
С единой системой работают более 90 пользователей из планово-экономического отдела, подразделения материально-технического обеспечения, департамента продаж и маркетинга, складов и торговых точек, бухгалтерии, службы расчета заработной платы, отдела кадров, отдела государственных закупок, отдела управления имуществом, а также управления капитальным строительством.
Использование оперативных достоверных данных из единой информационной системы серьезно повышает качество финансового планирования. Например, при планировании мероприятий, частично субсидируемых в рамках госзаданий, финансово-экономическим службам всегда доступны оперативные сведения о наличии на расчетном счете денежных средств от внебюджетной деятельности, о прогнозируемых поступлениях, а также о расходах, запланированных на другие проекты.
Планирование закупок музея автоматизировано в соответствии с положениями Законов № 44-ФЗ и № 223-ФЗ. Реализован электронный обмен данными с федеральным порталом — Единой информационной системой в сфере закупок. В ближайших планах — настройка автоматической проверки финансовых объемов закупок на соответствие показателям плана ФХД. Это обеспечит контроль непревышения запланированных расходов в разрезе источников финансирования. Кроме того, будет автоматизирован сбор и учет информации в рамках конкурсных процедур с отражением результатов в реестре контрактов музея.
Реализована электронная инвентаризация с применением штрихкодирования и ведется учет всех видов имущества музея — это около 8000 объектов, включая основные средства, относящиеся к категории особо ценного движимого имущества. При переоценке, списании и любых других изменениях данных об основных средствах в бухгалтерском учете информация сразу же отражается в разделе учета имущества. В системе предусмотрены Web-сервисы для электронного взаимодействия с порталом АСУФИ Росимущества.
Внедренное решение интегрировано с программами для учета продаж билетов, сувенирной, печатной и другой сопутствующей продукции во всех торговых точках и кассах музея. По окончании каждой торговой смены в ПП «ПАРУС» поступают сведения об объеме продаж билетов и товаров в количественном и денежном выражении в разрезе номенклатуры. На основании этих данных автоматически формируется приходный кассовый ордер для внесения наличной выручки в центральную кассу. Помимо этого, настроена
передача в ПП «ПАРУС» информации о доходах от продажи билетов через терминалы безналичной оплаты. В системе также отражаются все операции, связанные с передачей музейной продукции на реализацию и продажей партнерских товаров по договорам комиссии.
Важно отметить, что интеграция с автоматизированной системой резервирования и продажи билетов «TicketNet» позволяет избежать двойного ввода данных о договорах оферты. При поступлении в бухгалтерию платежа от продажи билетов и абонементов, договор автоматически формируется в системе «ПАРУС» на основании информации, зарегистрированной в программе «TicketNet». В свою очередь сведения из ПП «ПАРУС» о поступившей оплате по договору оферты сразу же передаются в билетную программу.
По факту каждой продажи система «ПАРУС» автоматически проводит операцию списания реализованного товара со склада (в случае с продажей билетов учитываются бланки строгой отчетности). Это обеспечивает достоверность информации о товарных остатках в режиме онлайн. В то же время осуществляется контроль товарных запасов по каждой торговой точке: по достижению установленного предела минимального товарного остатка в системе формируется заявка на выдачу продукции со склада. Анализ объема и маржинальности продаж можно осуществлять в разрезе товарных групп, продавцов, мероприятий.
Решение помогает оперативно контролировать исполнение договоров и состояние дебиторско-кредиторской задолженности. При этом реализован раздельный учет просроченной и текущей кредиторской задолженности. Учтены особенности управления финансами в капитальном строительстве в рамках расширения ГМИИ им. А. С. Пушкина и создания Музейного городка: здесь применяется бюджетная смета и по каждому объекту стройки ведется учет кассовых и фактических расходов.
Таким образом, все сведения о движении денежных потоков и товарно-материальных ресурсов обрабатываются в общей базе данных. Учет всех фактов финансово-хозяйственной деятельности музея, включая оплату труда персонала, осуществляется в разрезе проектов и государственных заданий. Это позволяет не только обосновывать расходы по каждому госзаданию в рамках отчетности для Министерства культуры РФ, но и проводить оценку рентабельности мероприятий, анализировать и оптимизировать издержки.
Комментирует Анна Подтележникова, представитель компании «Ай Техно» — исполнителя проекта: «Перед нами стояла задача реализовать сквозное управление финансово-хозяйственными процессами в информационной системе — от планирования ресурсов до анализа результатов деятельности. При этом мы построили работу с системой по принципу однократного ввода и многократного использования данных, обеспечили электронное взаимодействие с внешними и внутренними ИТ-ресурсами. Как результат — принципиально новый уровень качества информации о ФХД и сокращение трудозатрат сотрудников музея на выполнение учетно-контрольных функций».
