На протяжении нескольких последних лет предложения наиболее заметных игроков ИТ-рынка часто формировались в соответствии с известным философским принципом перехода количества в качество. Cтепень сложности того или иного инфраструктурного направления, развиваемого на площадке крупных заказчиков, постепенно повышалась, и по достижении определенного уровня этой сложности на рынке начинали активно формироваться некие единые решения по управлению инфраструктурой, способные разобраться с разнородным парком накопленных за многие годы устройств различных стандартов, поколений и производителей. При этом задачами чисто технического мониторинга такие программные продукты редко ограничиваются. Постепенно к ним, как правило, подтягиваются решения в области оптимизации экономических параметров использования парка устройств того или иного типа. Они, например, позволяют проводить мониторинг различных KPI, отражающих эффективность использования техники в целом по предприятию (подразделению, отделу и т.д.) и отслеживать ее зависимость, скажем, от структуры бизнес-процесса или квалификации персонала, следить за тем как эффективность влияет на уровень безопасность, энергосбережение или экономию ресурсов. Впоследствии сами устройства «откликались» на развитие технологий в области управления ими появлением неких стандартных программно-аппартаных компонентов, облегчающих данный процесс.

Очередь за инфраструктурой печати

Подобный сценарий в той или иной степени имел место для большинства популярных классов широко используемых в бизнесе устройств: настольных компьютеров, серверов сетевого оборудования или устройств хранения информации. Теперь очередь дошла до не менее важной категории корпоративного аппаратного обеспечения – принтеров и всевозможных устройств цифровой обработки физических носителей информации (digital imaging). Пока в силу отсутствия устоявшейся терминологии будем называть все это инфраструктурой печати.

Речь в данном случае идет о концепции Managed Print Services (MPS) в трактовке и исполнении компании HP. По определению, предоставляемому со стороны самой HP, MPS являет собой портфель сервисов, призванных обеспечить предприятиям эффективный с экономической точки зрения путь использования инфраструктуры печати. По вопросу, почему проблема единого управления рассматриваемой категорией оборудования дошел именно сейчас, представители компании HP (В частности Генри Блюм, менеджер по маркетингу HP по направлению MPS) представляют сразу несколько тезисов. Среди наиболее очевидных – накопление некой критической массы оборудования, правильное использование которого в конкретных условиях бизнеса с одной стороны трудно спроектировать без специальных средств ИТ-поддержки. С другой – при появлении той же критической массы использование комплексных систем управления становиться потенциально привлекательным с точки зрения экономии различного типа ресурсов, особенно когда речь идет о крупных корпорациях.

Активному принятию концепции MPS по мнению специалистов HP в сильной степени способствует и тенденция использования внешних по отношению к предприятию вычислительных ресурсов (ресурсы интернета, аутсорсинг), а также более широкое использование мобильных устройств. Это в свою очередь ведет к все более сложному контролю за определением количества, формата и содержания тех печатных материалов, которые действительно требуются тем или иным сотрудникам. Понятие адекватного решения проблемы соответственно смещается от жестких регламентных процедур организации корпоративного процесса печати к тонкой многокритериальной оптимизации работы парка всего оборудования в зависимости от стоящих перед организацией (и ее сотрудниками) задач.

Далее анализ ситуации наталкивает на мысль о том, что «чистый» электронный оборот документации пока остается недостижимым. Продажи расходных материалов не падают, и затраты на печать остаются весьма значительными. Так по данным, приводимым HP (со ссылкой на консалтинговую компанию ALL Associates Group), компании тратят на печать в среднем 6.1 от величины получаемого ими дохода, хотя по отраслям эта цифра может значительно различаться. Тезис о более явной ориентации молодого поколения менеджеров на электронный формат информации также, как показывают исследования, значительной степени является мифом.

Новое решение старой проблемы

Выделяя среди всех категории аппаратного обеспечения именно инфраструктуру печати, следует сразу оговориться. Сама концепция их использования в принципе немного отличается от идеологии применения тех устройств, которые пытались охватить едиными платформами управления ранее. С одной стороны речь идет, по сути, о клиентских устройствах, с которыми регулярно «входит в прямой контакт» конечный пользователь, с другой -- это безусловно разделяемые ресурсы корпоративной сети, идеология использования которых в известном смысле ближе не к персональным, а к сетевым ресурсам типа серверов, систем хранения или активного сетевого оборудования.

Одна из основных изначальных проблем, обозначаемых специалистами HP, состоит в том, что ключевая для бизнеса задача автоматизации управления потоками документов (workflow) не связана исключительно с программными системами соответствующего класса. Поскольку, как уже было сказано, разнообразные действия с бумажным контентом все еще являются неотъемлемой частью процесса workflow, актуальными остаются по крайней мере две проблемы:

  • Постепенное насыщение парка корпоративных печатающих устройств, а также устройств сканирования и обработки изображений интеллектуальными функциями обработки документарных потоков, реализованными на аппаратно-программном уровне. Сюда относятся функции архивирования контента, функции идентификации пользователя и предоставления ему соответствующих прав, инициирования определенного маршрута прохождения обработанных на устройстве документов и т. д. Собственно все вышесказанное, наверное, связано с уже отмеченным уникальной ролью устройств печати и сканирования, занимающих своего рода промежуточное положение между клиентскими устройствами и системами, доступ к которым разделен в пределах сети.
  • формирования многофункциональных единых для всего предприятия платформ управления инфраструктурой устройств печати и сканирования. Данный процесс скорее постепенный, развивающийся (точно так же как это было с развитием систем управления иными категориями корпоративных устройств), от мониторинга к управлению. Хотя в принципе этот путь уже вполне опробован. После того как процесс контроля разнообразного оборудования работы с бумажным контентом оказывается более или менее отстроенным, в дело вступают средства ИТ-поддержки моделирования, проектирования (в том числе визуального) и аудита процессов использования печатающей и сканирующей техники, вырабатываются лучшие отраслевые практики и т. д. В подобном русле (в частности за счет таких решений как HP Open Extensibility Platform, HP Web JetAsmin или HP Exstream) сейчас как раз развивается и практическая реализации самой концепция MPS со стороны компании HP.

Что же в конечном итоге может дать бизнесу концепция Managed Print Service по сравнению, скажем, с известным подходом покопийной печати, которая, как известно, также направлена на то, чтобы навести порядок в экономической сфере «корпоративного печатного дела»? Напомним, что в последнем случае (что уже распространено в том числе и в России) мы имеем возможность прозрачно формировать некий прайс-лист на каждый отпечатанный лист и как следствие можем относительно легко организовать процесс печати на собственной площадке, в том числе в режиме аутсорсинга.

Внедрение MPS также можно рассматривать в том числе и как подготовку к аутсорсингу, только уже на совершенно ином уровне. Появляющиеся в руках корпоративного пользователя инструменты моделирования и управления процессом производства и обработки корпоративной печатной продукции, инструменты встраивания этого процесса в корпоративный workflow позволяют решить одну из главных задач зрелых этапов работы по аутсорсинговой схеме -- задачу разделения сервиса на высокоуровневый и соответственно низкоуровневый при сохранении за владельцем процесса необходимых функций менеджмента. MPS как раз позволяет делать это, обеспечивая своими функциями оба упомянутых уровня. Проблемы более низкого уровня наподобие мониторинга и обслуживания устройств, как и ранее, могут быть отданы сторонней компании, но при этом все нужные рычаги, необходимые для высокоуровневого контроля и для дальнейшего совершенствования инфраструктуры печати, в случае применения MPS все равно остаются в компании.

Безусловно, концепция MPS должна потребовать и неких предусловий от бизнеса, хотя это и кажется несколько непривычным, когда речь идет о печати или сканировании документов. Больший акцент на слиянии этих технологий с технологиями управления документами одновременно поставит куда более сильный акцент на связи развития эффективного процесса печати в зависимости от грамотно выстроенных бизнес-процессов и адекватно подобранных KPI. Если эта связь будет осознана, новые сервисы корпоративной печати, наверное, легче будут проникать в практику и замена соответствующего оборудования на устройства с более интеллектуальными функциями также будет проходить быстрее.