В первой части нашего цикла статей перечислены возможные способы снижения ИТ-затрат с классификацией их по основным бюджетным категориям. Здесь мы продолжим подобную классификацию делая упор на косвенное уменьшение затрат, а также опишем некоторые специальные возможности экономии.

В предыдущей части обзора в главе "Затраты на функционирование ИТ-отдела" мы описали возможности экономии прямых затрат, а теперь сосредоточимся на возможностях косвенного уменьшения внутренних затрат ИТ-отдела.

1. Стандартизация ПО и оборудования. Прежде всего это, конечно же, стандартизация оборудования и ПО. Отсутствие стандартизации в использовании ПО и аппаратного обеспечения для решения различных задач производства приводит, как правило, к увеличению затрат на их поддержание. Проводя инвентаризацию компании, необходимо провести анализ близкородственных программных пакетов, используемых в разных отделах или офисах компании. Однако стандартизация, как правило, связана с необходимостью вложений в дополнительное программное, аппаратное обеспечение и лицензии.

Параллельно ИТ-директору необходимо провести оценку программного обеспечения и серверов, чтобы оценить возможность консолидации серверов. Это позволит дополнительно снизить стоимость их поддержки. Возможно, потребуются инвестиции в более крупные серверы, но целью новых вложений будет сокращение затрат на поддержание большого количества малых серверов.

Используйте приложения open source и Linux

ИТ-директор должен четко понимать: любая необходимость в программном обеспечении должна проходить анализ на возможность использования приложений open source. Приложения open source, как правило, дешевле, однако во многих случаях более требовательны к поддержке, которую в случае внедрения этих приложений придется оказывать силами отдела. Необходимо составить список потенциальных приложений, которые можно заменить на open source, и произвести анализ цен, чтобы определить возможную экономию. В основном в коммерческой компании претендентами на open source являются утилиты.

Кроме того, не стоит забывать о Linux. Сейчас Linux серьезно теснит Microsoft на рынке серверных операционных систем в силу своей надежности и дешевизны. ИТ-директор может провести оценку серверов, у которых есть потенциал работать под Linux. Если ИТ-директор решит использовать на Linux, данный процесс лучше начинать с некритических серверов приложений, прежде чем перейти к крупномасштабному внедрению.

2. Производительность внутренних программистов. Говоря о стандартах в области ИТ, о ней часто забывают. Какова бы ни была активность создания программного обеспечения в компании, ИТ-директору необходимо помнить, что стандарты создания программных приложений, стандартные процедуры и инструменты создания приложений являются залогом производительности. Стандарты снижают количество ошибок программирования, облегчают работу последующего help-desk'a и в конце концов снижают ТСО программного обеспечения. Количественную оценку экономии от введения стандартов на внутреннюю разработку ПО можно провести, просчитав стоимость переделов и исправления ошибок, которые могли бы не возникнуть при внедрении стандартов и стандартных процедур. Следует также принять во внимание, что стандарты и процедуры снижают необходимость принимать на работу дополнительных разработчиков по мере увеличения нагрузки. Часто данные подходы предполагают инвестиции в ПО для разработчиков.

3. Стандартизация поддержки. Кроме стандартов в области разработки ПО необходимо продумать и стандартизацию в области тренингов и организации поддержки. Весьма эффективная технология состоит в том, чтобы проанализировать основные вопросы, задаваемые в help-desk, и дать подробные ответы на эти вопросы в FAQ, опубликованном на сайте компании. Для оценки экономии можно просчитать количество звонков, которое снимутся за счет создания такого FAQ. (Опыт свидетельствует, что оно в среднем не будет превосходить половины от числа звонков на начальных этапах.) В дальнейшем можно легко проконтролировать изменение динамики звонков. Как правило, с помощью такой технологии удается избежать дополнительного приема на работу специалистов в help-desk или даже сократить число сотрудников, занятых в этой области. Опыт свидетельствует, что при длительной работе по составлению такого FAQ до 80% всех звонков может быть снято.

Новые технологии порождают возможности экономии

1. Беспроводные технологии. ИТ директору необходимо помнить о возможностях внедрения беспроводных технологий. Прежде всего это относится к ситуациям, когда возникает небходимость в инфраструктурных изменениях, необходимости протягивать кабель для новых рабочих мест и т. п.

В подобных ситуациях надо взвесить затраты на внедрение беспроводных технологий против стоимости кабелей, прокладывания и эксплуатации кабельных технологий. Нельзя забывать, однако, и о вопросах безопасности данных при использовании беспроводных технологий.

2. Перевод процедур ввода данных на Web-приложения. Очень правильным шагом будет создание специализированных Интернет-приложений, собирающих данные, необходимые для бизнес-приложений. Опыт показывает, что отнюдь не на всех необходимых местах по вводу данных можно установить отдельный клиент бизнес-приложения. Анализ ситуации достаточно прост: надо проанализировать все процессы ввода данных в компании, чтобы определить, снижается ли в этом случае стоимость ввода данных, снижается ли необходимость в приобретении дополнительного оборудования, достигаются ли какие-то другие преимущества.

4. Удаленное обновление ПО. Использование сетевых средств автоматизации апдейтов и апгрейдов дает возможность снизить непосредственные затраты времени на их проведение. Снимается необходимость командировок, и повышается продуктивность управления. Экономический эффект можно оценить, просчитав, во что обходится текущий процесс апгрейда ПО в человеко-часах, и сравнив эту цифру со стоимостью использования сетевых средств автоматизации процесса. Как правило, автоматизация этих процессов приводит к повышению производительности труда.

Аутсорсинг услуг

Одна из задач ИТ-директора – понимать, во что обходятся поддержка бизнес-процессов и всевозможные услуги, предоставляемые ИТ-отделом компании. Когда у ИТ-директора есть четкое количественное представление об этом, ему несложно вычленить те процессы или услуги, которые дешевле поставлять, воспользовавшись услугами сторонних поставщиков. Часто к услугам сторонних поставщиков прибегают для того, чтобы привнести новый масштаб в работу отдела, обходясь при этом без приема на работу новых специалистов, в особенности технических. Наиболее часто аутсорсингом услуг поддержки пользуются в связи с развитием инфраструктуры или в связи с необходимостью глубокого понимания определенных технических задач.

5. Обучение. Обучение и бюджетные затраты на тренинги сотрудников ИТ-отдела, как правило, запланированы. Чаще, чем хотелось бы, тренинги проводятся только потому, что бюджеты под них все равно уже выделены. ИТ-директору наверняка приходилось видеть специалистов, "коллекционирующих" сертификаты, финансируемые из бюджета, хотя особой необходимости в данных сертификатах у данного сотрудника нет. Поэтому ИТ-директору нужно провести оценку навыков сотрудников и выделить критические навыки и необходимости тренинга. Несмотря на фиксированный бюджет на обучение его реальная отдача зависит от ИТ-директора. Грамотная политика тренингов способствует мотивации сотрудников и приводит к снижению коэффициентов увольнения.

6. Автоматизация низкоквалифицированного труда. ИТ-директору необходимо проанализировать все имеющиеся низкоквалифицированные конторские позиции, оставшиеся как в его отделе, так и в компании в целом, на предмет возможной их автоматизации. Это может касаться ввода данных, работы с бумагами, передачи данных всевозможных производственных процессов и т. д. Обычно на таких должностях наблюдается большая текучесть кадров, поэтому постепенное их упразднение не будет большой проблемой с точки зрения увольнения персонала. Как правило, автоматизация требует определенных инвестиций, которые быстро окупаются.

Например, снижение бумагооборота - задача достаточно общая, в то время как определенные модификации данной идеи часто упускаются из вида. Одна из них состоит в том, чтобы оценить необходимость и возможность сканирования и распознавания входящей и выходящей бумажной документации для процессов, которые пока что не могут быть полностью переведены на чисто электронные коммуникации. Типичный пример - факсы. По-прежнему они отправляются и принимаются бумажным способом. Сканирование с распознаванием входящих и выходящих факсов, а также грамотное файлирование электронных версий факсов дают компании огромное преимущество в плане поиска факсовой информации. Совмещение данной идеи с онлайновым доступом к информации выводит это решение в разряд сегодняшних стандартов. Такая автоматизация очень повысит продуктивность отделов HR, финотделов и бухгалтерий. Естественно, что для успешного выполнения задачи крайне важно заручиться поддержкой управления и в особенности менеджеров затронутых автоматизацией отделов.

7. Электронная документация. Аналогично созданию FAQ имеет смысл создать всю документацию, касающуюся ИТ (и не только), в формате Adobe PDF. Все документы, например, руководства для сотрудников компании, процедуры и регулирующие документы, руководства по использованию ПО, любую используемую и распространяемую часто документацию лучше перевести в электронный формат. Ориентировочный выигрыш в стоимости - 80% затрат по сравнению с распространением в бумажном виде, плюс обилие дополнительной функциональности, например, поисковых возможностей.

Сопутствующие доходы ИТ-отдела

Нельзя забывать о том, что ИТ-отдел способен напрямую зарабатывать деньги, продавая услуги и продукты и тем самым внося свою долю в оборот компании. Для этого ИТ-директору необходимо оценить возможности ИТ-отдела по поставке услуг и продукции для продажи. Создание приложений, услуги поддержки, руководства пользователей, информационные продукты, консультационные услуги – все это может являться логическим продолжением основной задачи.
Этот последний момент важно подчеркнуть. По ходу развития бизнеса ИТ-директор сможет понять, какие услуги, идущие в русле нормальной деятельности ИТ-отдела, несут в себе коммерческий потенциал и могут быть поставлены на коммерческие рельсы.

8. Видеоконференции для совещаний. ИТ-директору необходимо проанализировать список плановых совещаний отдела (и компании в целом), чтобы определить, могут ли какие-то из них быть проведены с использованием средств видеоконференций. Таким образом упразднится необходимость выезжать на место встречи. Имеет смысл также проанализировать быстро растущие возможности проведения онлайновых конференций и ввести в практику сохранение презентаций с онлайновым доступом.

9. Стоимость офисного пространства. Еще одна статья экономии, часто забываемая. ИТ-директор порой недооценивает возможности экономии, вызванные с грамотным использованием офисного пространства, а также на связь повышения производительности труда с экономией офисного пространства. Разумная консолидация офисного пространства, а также общая нацеленность на увеличение производительности труда на единицу площади позволяет не искать дополнительных помещений для выполнения работ. Любые офисные изменения или проблемы, связанные с офисным пространством, должны напоминать ИТ-директору о возможностях усовершенствований и снижения затрат в этой области. Не надо забывать и о возможности "виртуализации" сотрудников. Данная практика получает все большее распространение, однако при этом необходимо продумать возможности оценки и измерения производительности.

10. Введение поощрительных программ для сотрудников. И не просто поощрительных программ.
Сотрудники компании знают источники возникновения проблем и способны обнаружить возможности снижения затрат. Бонусные программы, стимулирующие сотрудников отыскивать возможности снижения затрат компании, - один из беспроигрышных рычагов управления. ИТ-директору необходимо выработать четкие правила, согласно которым сотрудники получают процент от сэкономленных сумм. Важно, чтобы все детали этой программы были продуманы, равно как и критерии оценки экономии. Данный подход окупается сторицей, поэтому экономить на нем не надо.

***

Цель данного цикла статей - составить для ИТ-директора более-менее исчерпывающий список возможных путей достижения экономии. На практике крайне важно, чтобы данный список модифицировался бы индивидуально каждым ИТ-директором. Это облегчило бы не только задачи самого ИТ-директора, но и работу любого из аудиторов ИТ-отдела, позволяя быстро вникнуть в специфику экономических эффектов на предприятии.