Надежда Коновалова -- заместитель начальника отдела организации труда и заработной платы ОАО "Салаватнефтеоргсинтез", руководитель проекта внедрения HR-модуля.

Работники любого предприятия должны быть убеждены в наличии устойчивой связи между получаемым материальным вознаграждением и производительностью труда. В ОАО "Салаватнефтеоргсинтез" созданы все условия для производительной работы и обеспечения работников социальными льготами, а по уровню средней заработной платы предприятие занимает одно из первых мест в Башкирии.

"Салаватнефтеоргсинтез" - крупнейший в Европе производитель продукции нефтепереработки и нефтехимии. На предприятии сегодня работают около 15 тысяч работников разных специальностей. Здесь максимально заботятся как о работающих, так и о работниках, ушедших на пенсию, которых на сегодня более 8 тысяч. Все эти льготы и гарантии заложены в коллективном договоре предприятия, которое в 2004 году был признан лучшим в отрасли и по Республике Башкортостан.

Чтобы управлять предприятием в современных условиях, необходимо четко знать и представлять, что на нем происходит. Без применения новейших информационных технологий этого не достичь. В 1997 году руководство "Салаватнефтеоргсинтеза" приняло решение о внедрении системы R/3. И в 1999 году на предприятии уже продуктивно работали несколько модулей системы R/3 - контроллинг и учет затрат (CO), управление материальными потоками (MM), финансы (FI), сбыт (SD). Продуктивная работа этих модулей показала, что необходимо развивать и другие возможности системы R/3, соответственно настраивая в ней новые модули. С начала 2001 года в систему решили перевести R/3 модуль Human Resourses.

Модуль HR - многофункциональный, самый "человечный". Он объединяет в себе функции трех служб: отдела кадров, отдела организации труда и заработной платы и бухгалтерии (расчет заработной платы). Именно посредством данного модуля можно определить у работников критерии, необходимые для производительного труда: квалификационный и образовательный уровень, способности к повышению квалификации и продвижению по службе и др. От правильности принятых при внедрении проектных решений зависит спокойствие каждого работника, поскольку именно каждодневная работа данного модуля обеспечивает оценку и оплату труда каждого работника (прием, переводы, отпуска, больничные листы, изменение графиков, оплаты, льготы и др.).

Наиболее важные задачи, решаемые системами управления персоналом, таковы:

  • планирование потребностей в персонале и фонде заработной платы;
  • кадровый учет и анализ кадрового состава;
  • анализ уровня и причин текучести кадров;
  • ведение регламентированного документооборота;
  • расчет заработной платы работников предприятия;
  • автоматический расчет регламентированных законодательством начислений, удержаний и налогов;
  • автоматический расчет ЕСН и страховых взносов на обязательное пенсионное страхование.

Для выполнения данных задач была создана проектная группа из восьми человек. В нее вошло по одному специалисту от каждой службы, а также специалисты из управления информационных технологий. Первым этапом работ было создание концептуального проекта, в котором описаны функции трех служб.

До перехода на R/3 ведение основных данных работников и расчет заработной платы в "Салаватнефтеоргсинтезе" уже были автоматизированы, но каждая служба имела свои программные продукты, которые не были тесно интегрированы между собой. Отчет по штатному расписанию велся в отделе организации труда и заработной платы, затем бумажные варианты направлялись в отдел кадров и бухгалтерию. Основные и временные данные работников в отделе кадров велись экономистами отдела организации труда и заработной платы. Там же рассчитывались и основные виды заработной платы. После начисления основных видов оплаты экономисты на дискете приносили данные бухгалтеру для окончательного расчета. Многие функции дублировались, то есть во всех службах сохранялись табельные номера, Ф.И.О. и некоторые основные данные работников. Были искажения и ошибки в окладах, часовых тарифных ставках, и даже случалось, что пол работника указывался неверно. Расстановка кадров по штатному расписанию вообще велась в Excel.

Система R/3 исключила разрозненность ведения вышеуказанных основных данных, исключила дублирование. Она позволила создать и вести единую базу от приема работника на штатную должность до расчета заработной платы. Появилась возможность контролировать ведение основных данных работников, расчет заработной платы, ускорить передачу данных по затратам в СО и FI.

После описания всех бизнес-процессов предприятия начался процесс настроек в системе R/3. В середине 2002 года в ее рамках была создана организационная структура "Салаватнефтеоргсинтез". Построение оргструктуры осуществлялось по иерархии (завод ® цех ® установка (отдел) ® группа). В понятие "раздел персонала" определили завод ® цех (отдел), в "подраздел персонала" определили условия труда.

Был сформирован справочник профессий, в котором наименования и коды профессий соответствуют Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Кроме того, созданы пути анализа, позволяющие формировать иерархию подчиненности оргструктур. Появился справочник объектов по вредным условиям труда для пенсионного обеспечения.

Для ведения основных данных весь персонал разбили на три группы работников:

  • активный (списочный состав)
  • не списочный состав (договорники, работники, получившие увечья, профзаболевания)
  • неработающие пенсионеры

На следующем этапе работ осуществили расстановку работников согласно штатному расписанию. Для этого были загружены из внешней системы основные данные работников (табельный номер, прием на работу, семейное положение, адресные данные, образование и другие основные данные). В зависимости от систем оплаты труда создано 33 категории работников, то есть к каждой категории работников автоматически был привязан основной вид оплаты - оклад по дням, повременная оплата, оклад по часам, сдельная оплата и т. п.

Временные данные по каждому работнику вводятся путем внесения отклонений от графика работы, кроме того, настраиваются инфотипы отсутствий, присутствий и замещений. Было создано более 120 различных графиков работы персонала, настроено более 60 видов отсутствий и более 35 видов присутствий. Увидеть фактически отработанное время за определенный период, все явки и неявки на работу позволяет функция "Оценка времени". Она запускается каждым экономистом по труду по мере необходимости в течение месяца. Ночью с 31-е на 1-е и с 1-е на 2-е числа каждого месяца администратор запускает "Оценку времени" для всех подразделений. В системе R/3 настроили и отработали автоматизированный расчет средних выплат (отпускные, расчет временной нетрудоспособности), чего раньше на предприятии не делали. Кроме того, осуществляется расчет по не списочному составу сотрудников, то есть по работникам, получившим трудовое увечья (около 200 человек), работающим по договорам на период выполнения работ (около 30 человек) и лицам, получающим материальную помощь (пенсионерам) согласно установленному положению (около 8 тыс. чел.).

Расчет заработной платы запускается каждую ночь с 1-го по 3-е число, 4-5 числа производится продуктивная проводка в FI и CO. Печатаются расчетные листы для работников, файл для перечисления зарплаты на карточные счета работников.

Совместно со специалистами, внедрявшими и другие модули, в "Салаватнефтеоргсинтезе" настроили новые функции (ныне продуктивно работающие):

  • расчет командировочных расходов (с FI);
  • планирование ФЗП и отчислений по социальному страхованию (с СО);
  • планирование и управление ссудами согласно коллективному договору (финансовый менеджмент);
  • расчет заработной платы автотранспортного предприятия и механизмов - это сбор затрат на вид автомобиля;
  • расчет сдельной заработной платы работников ремонтно-механического завода (с РР);
  • основные данные работников в РМ, ММ в части материальной ответственности.

С января 2003 года началась продуктивная эксплуатация модуля HR в части расчета заработной платы и автоматизированной передачи ее в производственную и финансовую бухгалтерию. Апробация началась на двух заводах (около 2000 работающих). Два месяца отшлифовывалась работа в части распределений функций между службами. Осуществлялись конечный расчет заработной платы и ее проводка с дублированием всех выполняемых функций во внешней системе, и результат оказался положительным. После апробации расчета заработной платы на двух подразделениях в систему ежемесячно вводили по одному, по два подразделения. К ноябрю 2003 года стал возможен расчет всего предприятия.

Если весь 2003 год на предприятии поэтапно рассчитывалась заработная плата по всем подразделениям, то в 2004 году были показаны первые результаты. Это успешная сдача отчета в ПФР и отчет НДФЛ по данным из системы R/3, настройка алгоритма и начисление премии по итогам года в системе R/3 с распределением 1/12 на текущий год. Составляется ежеквартальный отчет по ЕСН, сделан и настроен расчет ежеквартальной материальной помощи для пенсионеров. При этом из структуры "Салаватнефтеоргсинтеза" выделено пять дочерних подразделений. Успешно произошел переход на новую версию R/3 4.7. Сегодня в модуле HR ОАО "Салаватнефтеоргсинтез" задействовано более 150 пользователей, это экономисты по труду, инспекторы отделов кадров и бухгалтеры расчетной бухгалтерии.

Сотрудники стремятся повышать свой профессиональный и интеллектуальный уровень, стали оперативнее выполнять свои должностные обязанности. Возросла контролируемость вводимых данных и в конечном итоге информационная ценность бухгалтерского учета. Но это лишь начало, лишь некоторые из функций, которые можно реализовать посредствам R/3. В ближайших планах ОАО "Салаватнефтеоргсинтез" - определить и настроить квалификационные требования к штатной должности и работнику, требования планирования карьеры и преемственности, определить критерии для аттестации работников. Кроме того, планируется осуществить выгрузку данных из R/3 для отчетов в BW и начать работы по архивированию базы данных.