Интересные проблемы, связанные как с автоматизацией собственно проектного управления, так и со спецификой сегмента, возникают при комплексной автоматизации компаний, занимающихся капитальным строительством. Такие проекты в России пока еще редкость. Тем интереснее опыт РСТ «Югорскремстройгаз», которому удалось решить многие проблемы управления проектами капитального строительства.

Проблемы, с которыми столкнулся РСТ «Югорскрем­строй­газ», вполне типичны для большинства российских строительных организаций. Автоматизированные рабочие места пользователей не могли решить задачи автоматизации управления предприятием. «В компании было около семидесяти самостоятельных АРМов, и естественно, что без единой системы пользователи по нескольку раз вводили одни и те же данные, что не могло не приводить к ошибкам, — рассказывает Юрий Ребров, ИТ-директор РСТ “Югорскремстройгаз”. — В лучшем случае средством автоматизации были таблицы Microsoft Excel. С ростом объема учетных задач стало ясно, что учет надо вести в единой системе».

Отсутствие полноценной автоматизации создавало про­блемы и в области капитального строительства. «Спе­ци­фика документооборота в строительстве приводит к тому, что работа на каждом объекте сопряжена с очень большим количеством бумаг, — добавляет Юрий Ребров. — И мастера на участках помимо своей непосредственной работы были вынуждены заниматься еще и этим».

В 2002 году руководство «Югорск­рем­строй­газа» поставило задачу облегчить труд линейных работников, избавить их от монотонной бумажной волокиты. В результате было принято решение начать проект по автоматизации управления предприятием.

Выбор системы

Главными требованиями к будущей информационной системе стали комплексность, масштабируемость, быстродействие и оперативность предоставляемой информации в различных аналитических срезах, а также защищенность и возможность интегрироваться с другими прикладными средствами и системами. Она должна была помочь «Югорскремстройгазу» решить три основные задачи. Первая — управление капитальным строительством, вторая — управление входящим в состав компании большим автотранспортным предприятием (в автопарке «Югорскремстройгаза» — более тысячи автомобилей), и третья задача — управление собственным заводом по производству строительных материалов. Таким образом, необходимо было автоматизировать функционал управления производством, транспортом и капитальным строительством.

Для выбора продукта в рамках ООО «Тюментрансгаз», в которое тогда входил РСТ «Югорскремстройгаз», был проведен тендер. Как варианты рассматривались системы SAP R/3, Microsoft Axapta (сейчас — Microsoft Dynamix AX) и «Галактика ERP». В результате для автоматизации управления в центральном офисе «Тюментрансгаза» решили внедрять систему SAP R/3, для решения основных учетных и управленческих задач, а также задач управления проектами капитального строительства и ремонтами в «Югорскремстройгазе» — «Галактику ERP», в линейно-производственных управлениях магистральным газопроводом — «1С:Предприятие». Причинами выбора системы «Галактика ERP» стало наличие в ней специального решения для управления капитальным строительством, а кроме того, развитые интеграционные возможности этой системы, которые были необходимы для более детального учета затрат по объектам капитального строительства и ремонтов, формирования планов строительства и отражения факта выполненных работ и других взаимосвязанных данных.

Однако надо заметить, что ни одна из имевшихся на тот момент времени на рынке систем не подошла «Югорскремстройгазу» на 100%. «Главным аргументом в пользу “Галактики ERP” для нас стало то, что это продукт отечественного производителя, а значит, мы могли рассчитывать на большое количество доработок по нашим требованиям, — комментирует выбор Юрий Ребров. — И мы не ошиблись: за те пять лет, что мы общаемся с компанией “Галактика” и развиваем систему, очень многое в ней написано “под нас”, включая функционал главного модуля управления капитальным строительством».

О компании

Ремонтно-строительный трест «Югорскрем­строй­газ» до недавнего времени входил в состав ООО «Тюментрансгаз». Сейчас это самостоятельное предприятие, которое ведет строительство и ремонт промышленных объектов — компрессорных станций и газопроводов, а также объектов социального направления. Особенностью «Югорскремстройгаза» является холдинговая структура, в которую входят 15 независимых юридических лиц, территориально удаленых друг от друга на расстояние до 2 тыс. км. Кроме того, промышленные объекты, ремонт которых возложен на «Югорскремстройгаз», расположены в малонаселенных пунктах с неразвитой инфраструктурой, поэтому предприятие занимается строительством домов, детских садов, школ, дорог и т. д.

Ход проекта

Проект по внедрению « Галактики ERP», который выполнялся специалистами корпорации «Галактика», проходил в несколько этапов. Детальное обследование бизнес-процессов предприятия и его структуры, проведенное на первом этапе проекта, позволило разработать предложения по их оптимизации. Кроме того, в рамках того же этапа была организована локально-вычислительная сеть компании, определены технологии связи с удаленными площадками. Второй этап включал работы по загрузке исходных данных в систему «Галактика ERP», созданию базы нормативно-справочной информации, настройке решения и его опытно-промышленной эксплуатации.

В результате на базе системы «Галактика ERP» были автоматизированы такие задачи, как складской и бухгалтерский учет, управление персоналом и расчет заработ­ной платы учет поставщиков и покупателей, специальной и форменной одежды, спецоснастки, формирование заявочной кампании и планов снабжения на основании заявок производственных отделов, формирование планов строительства и отражение фактических данных по каждой стройке.

Взаимодействие ERP-системы и системы управления проектами

Александр Бургардт, руководитель аналитического центра, заместитель руководителя Управления разработки корпорации «Галактика»

Управление проектами — очень сложный процесс, и решить эту задачу только в специализированных системах без использования ERP невозможно, поскольку для этого нужны данные о фактических затратах, сроках и объемах выполнения работ, а они есть только в ERP-системе. С другой стороны, ERP-система не может полностью заменить специализированные продукты по управлению проектами, такие как Primavera Project или Microsoft Project.

В связи с этим система «Галактика ERP» управляет строительными проектами с точки зрения планирования затрат и учета выполнения работ по объектам строительства и в целом по всей стройке в разрезе различных аналитических данных — статей затрат, источников финансирования, исполнителей и т. д. Оперативное же управление отдельными работами и ресурсами лучше всего выполнять в профессиональных системах управления проектами.

Если говорить об особенностях строительных работ, то в отличие от других проектов здесь необходимо решать множество специфических проблем, которые должны быть учтены при создании информационной системы:

  • использование строительных смет (локальные, объектные сметы и сводный сметный расчет), которые формируются на основе специальных периодически обновляемых сборников;
  • планирование и учет работ и затрат как по объектам строительства и затратным статьям, так и в разрезе строительных смет;
  • учет затрат как в базовых, так и в текущих ценах с пересчетом по различным коэффициентам;
  • использование типовых первичных документов в строитель­стве — КС-2, КС-3, КС-11, КС-14, М-29, М-35, ОС-1, ОС-14, ОС-15 и др.;
  • учет целевого использования материалов и финансов строго под объекты строительства;
  • различные схемы использования материалов и оборудования — давальческая схема использования материалов, использование собственных материалов, закупка материалов заказчиком и продажа их подрядчику и др.;
  • оперативный расчет незавершенного строительства и остатка сметной стоимости в процессе выполнения работ и ввода объектов в эксплуатацию;
  • учет платежей и задолженностей по объектам строительства;
  • учет выполнения различных операций с объектами строительства;
  • контроль выполнения плановых показателей по этапам строительства, по периодам, по исполнителям и другим разрезам.

Автоматизация проектов капитального строительства

Естественно, что одной из главных задач в рамках проекта стала автоматизация управления проектами капитального строительства. У «Югорскремстройгаза» ежегодно бывает в работе 700—800 объектов строительства, и по каждому конкретному объекту рассчитываются материальные затраты. Этот процесс был реализован следующим образом.

Сначала в специальном модуле «Управление капитальным строительством» системы «Галактика ERP» формируется производственная программа, в которой определяется план строительства с разделением на работы, выполняемые собственными силами, и работы сторонние, которые выполняют подрядчики. Затем в плане строительства определяется стоимость работ по каждому их виду. «Все затраты в модуле “Управление капитальным строительством” можно отнести на несколько расходных статей: автотранспорт, материальные ресурсы, заработная плата, — рассказывает Юрий Ребров. — Они и становятся основой для расчета себестоимости. Данные по материальным затратам для будущего проекта берутся из модулей снабжения, складского учета и из модуля “Управление производством”, так как у нас есть свой завод стройматериалов. Причем в модуле Управление капитальным строительством” есть функция планирования объектов, и мы можем формировать в нём заказ на изготовление стройматериалов для производства».

Затраты на автотранспорт попадают в модуль «Управ­ление капитальным строительством» либо из транспорт­ного модуля, если в компании используется собственный транспорт, либо из бухгалтерского контура, если используется техника внешних подрядчиков. Кроме того, на автомашинах «Югорскремстройгаза» установлены блоки спутниковой навигации, и данные из этих блоков попадают в «Галактику ERP», что позволяет автоматически получать информацию о пробеге машины, о времени ее работы и расходе топлива. Все эти данные также приходят в модуль «Управление капитальным строительством». Наконец, в модуле «Управление персоналом» формируются наряды на работу, идет расчет зарплаты, и все эти затраты тоже автоматически фиксируются по определенному объекту в модуле «Управление капитальным строительством». В результате в системе формируются сметы по всем строительным объектам, плановые показатели в разрезе субподрядных организаций, а также планируются работы по субподрядным организациям и видам субподряда.

Для формирования детального календарного плана работ необходимо, чтобы ERP-система взаимодействовала и с другими программными продуктами. «Как учетная система “Галактика ERP” нас полностью устраивает, но мы не считаем, что в ней должны решаться вообще все наши задачи, — говорит Юрий Ребров. — Например, для расчета смет объектов есть специализированные, годами обкатанные решения. Можно, конечно, реализовать расчет смет и в “Галактике ERP”, но для нас это неактуально, поскольку 80% смет все равно идет извне, и нам в любом случае был бы нужен стыковочный интерфейс». Поэтому в «Галактику ERP» проводится загрузка электронных объектных и локальных смет из собственных сметных систем, а также из систем субподрядчиков в фор­мате АРПС.

Заметим, что в модуле «Управление капитальным строительством» ведётся только планирование в рамках производственной программы, а для детального календарного планирования проектных работ используется Microsoft Project (об этом см. врезку). Cотрудники «Югорскремстройгаза» давно знают этот продукт, привыкли работать с ним, и реализовывать его функционал в «Галактике» специалисты компании смысла не видели. Поэтому в рамках проекта была выполнена интеграция системы «Галактика ERP» с Microsoft Project.

Наконец, в модуле «Управление капитальным строительством» реализован учет и контроль фактического выполнения работ и превышения сметной стоимости объекта. В системе проводится формирование актов выполненных работ и списание материалов и ресурсов в разрезе объектов строительства. Данные о выполнении работ попадают в модуль «Управление капитальным строительством» из модулей логистики и автоматизации бухучета. «Вначале мы формируем план строительства на предстоящий год, и когда получаем фактическую информацию, то рассчитываем фактическую прибыль и можем ее сравнить с запланированной, — рассказывает Юрий Ребров. — Планирование по каждому объекту и контроль выполнения работ осуществляются еже­месячно.

Результаты и планы

В результате проекта «Югорскремстройгаз» получил возможность ведения управленческого учета в разрезе строительных проектов по центрам ответственности, видам затрат и местам их возникновения. «Насколько ERP-система подходит для автоматизации проектной деятельности? Честно говоря, я не представляю себе работу нашего предприятия без нее, — резюмирует Юрий Ребров. — Если есть такая система, значит, есть порядок и прозрачность, а без этого невозможен ни учет, ни контроль, ни планирование».

Учетные задачи «Югорскремстройгаза» на данный момент реализованы полностью, и главная задача теперь — организация в системе планирования по предприятию в целом. «Наша система еще “молодая”, пять лет внедрения и эксплуатации для предприятия и системы такого масштаба — это очень мало, — считает Юрий Ребров. — Мы должны признать, что на реализацию задач учета в полном объеме во всех филиалах, интеграцию их данных в единую базу нам потребовалось больше времени, чем мы предполагали. Поэтому реализацией в системе функций планирования мы начали заниматься только теперь. На сегодняшний день этот модуль находится в опытно-промышленной эксплуатации, а полноценно должен заработать в следующем году».

Кроме того, на 2008 год запланирован ввод в эксплуатацию модулей управления качеством и рисками. Тогда же планируется внедрить информационную систему руководителя, также разработанную корпорацией «Галактика». Система позволит в режиме онлайн получать информацию для принятия управленческих решений. «Рабочие места руководителей, генерального директора и его заместителей будут иметь свои наглядные интерфейсы, — продолжает рассказ Юрий Ребров. — Поскольку каждый руководитель курирует свою область, интерфейсы будут спроектированы таким образом, чтобы каждому предоставлять интересующий его сегмент данных в наиболее наглядном виде».