ИТ-интегратор «Первый Бит» внедрил в группе компаний ИПСК (Инновационная проектно-строительная компания) систему 1С:Документооборот. Значительно улучшено согласование договоров, работа с приказами, входящими заявками, мероприятиями и почтой.
На подготовку проектных договоров теперь тратится на 30% меньше времени — экономия происходит благодаря системе шаблонов и автоматизации согласования. Общее время согласования любых документов снизилось на 25%.
Все делопроизводство в ГК раньше проходило в бумажном виде. Документы хранились в папках, а документооборот с заказчиками проходил по электронной почте (оригиналы параллельно отправляли заказными письмами). На это тратилось много времени, а у старых документов всегда был шанс затеряться.
Первый Бит подключил ИПСК к системе электронного документооборота (ЭДО) и помог перестроить большинство процессов, чтобы они проходили в этой новой среде.
Были созданы шаблоны более чем для 20 видов договоров, а также настроены автоматически применяемые правила по их заполнению, обработке, уровнях доступа, этапах согласования.
Заявки внутри компании впервые получили стандартизированные формы, и теперь существуют только в электронном виде.
Подготовку приказов и их архив тоже перенесли в 1С:Документооборот. При создании проекта можно выбрать круг сотрудников, к которым он обращен — как по именам, так и по должностям. Сотрудники же, в свою очередь, могут видеть все актуальные для них приказы в одном месте.
Приглашения на совещания и другие мероприятия теперь тоже рассылаются в системе документооборота. Там же и появляются итоги таких собраний, в виде задач с конкретно выделенными ответственными и дедлайном.
В итоге сотрудники стали реже срывать сроки делопроизводства, их работа сократилась на 25% в целом и на 30% при работе с договорами. Они могут работать не только из офиса, но и удаленно — в том числе с мобильных телефонов.
