Видеоконференции как способ экономии

Сегодня уже никто в мире не сомневается в том, что лучше поставить в компании систему видеоконференций и сидеть и разговаривать, чем мчаться куда-то в поезде или на самолете. В западных фирмах уже давно не принято регулярно собирать ответственных сотрудников из разных регионов и областей на совещания — большую часть вопросов можно решить с помощью видеоконференций. По данным Wainhouse Research, мировой рынок оборудования для видеоконференц-связи в последние несколько лет рос довольно бурно, в среднем на 22% в год.

Еще недавно видеоконференции в России были явлением экзотическим, однако сейчас российский рынок таких систем быстро развивается. «С 1998 года по 2000-й в России наблюдался незначительный подъем спроса на системы видеоконференций, — говорит Сергей Давыдов, генеральный директор компании «БизнесМедиа». — Но с 2001 года рост стал значительным. Связано это с тем, что все большее число компаний начинают считать деньги и развивать свои ИТ-структуры». По оценкам Игоря Денисова, генерального директора компании North-West Group, продажи систем ВКС каждый год увеличиваются на 20—25%.

Безусловный мировой лидер по системам видеоконференц-связи — компания Polycom. «На конец 2002 года 80% мирового рынка платформ коммутации и видеотерминалов было занято производителями из Северной Америки и Северной Европы, — говорит Ирина Ланина, директор по маркетингу компании Huawei Technologies. — Японские компании имели порядка 10% рынка». По словам Игоря Денисова, американской компании Polycom принадлежит 60—70% мирового рынка таких систем, второй идет норвежская компания Tandberg — порядка 10%, и на третьем месте — Sony. «Однако сейчас по объему продаж Huawei вышла на четвертое место в мире», — добавляет Ирина Ланина. Приблизительные оценки по числу проданных кодеков в России, которые дает Сергей Давыдов, таковы: Polycom — доля рынка 30—40%, Tandberg — 25—30%, VCON — 10—20%, Sony — 10—15%, другие — 10—15%.

Распространению видеоконференций в России мешает несколько причин, главные из которых — проблемы с каналами связи, которые начали решаться только в последний год, недостаточное развитие IP VPN и защиты информации. Что касается последнего фактора, то большие банки, внедрившие у себя системы видеоконференций (ЦБ РФ, СБ РФ, «Промстройбанк», см. врезку), имеют собственную защищенную сеть связи с филиалами. У многих корпоративных клиентов есть свои закрытые сети, и встроить в такую сеть видеоконференц-связь не составляет большого труда. А распространение IP VPN решает проблему защиты информации и в IP-сетях. Учитывая, что на сегодня IP — самый дешевый способ организации сети видеоконференц-связи, это должно подстегнуть внедрение видеоконференций в компаниях.

Преодолеть барьер

По мнению аналитиков, предприятие, которое раздумывает над реализацией решений для видеоконференций, должно осознавать, что в долгосрочном плане оно может рассчитывать на значительные преимущества, однако сначала ему нужно будет преодолеть определенный барьер инвестиций, связанный с закупкой, установкой, настройкой, отладкой и в конечном счете поддержкой оборудования и сетевой инфраструктуры. Проведение деловых встреч становится все более дорогим делом, по мере того как увеличивается стоимость авиабилетов, и стоимость потерянного времени тоже возрастает. Хотя для реализации конференц-технологий по всему предприятию нужны значительные средства, после того, как этот барьер инвестиций преодолен, предприятие будет вознаграждено снижением стоимости проведения встреч и совещаний. Заметим, что важной составляющей, увеличивающей барьер инвестиций, могут стать послепроектные задачи, такие, как продвижение системы видеоконференций среди сотрудников предприятия, поддержка и обучение персонала правильному использованию приложений и оборудования.

Видеоконференции как альтернатива поездкам

Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать своего собеседника. Согласно некоторым данным, при телефонном разговоре передается только десятая часть транслируемой информации, зато когда видна жестикуляция и мимика собеседника, кпд передачи информации, согласно исследованиям, достигает 60%. Но любой руководитель знает, насколько сложно организовать совещание с участием представителей удаленных подразделений, особенно если они находятся в разных городах. Поэтому, вероятно, самая распространенная цель реализации системы видеоконференций — возможность снизить число деловых поездок. Несмотря на то, что многие бизнес-руководители полагают, будто путешествия идут им на пользу сами по себе, либо считают, что поездки абсолютно необходимы для достижения целей, специалисты в различных областях придерживаются мнения, что это совсем не так. Компания WorldCom провела множество исследований на эту тему в США.

Фактор 1. Экономия времени. Потенциал снижения временных затрат — один из наиболее убедительных доводов в пользу видеоконференций. В сущности, экономия времени при проведении видеоконференций часто перевешивает даже прямую экономию средств. Согласно исследованию WorldCom, чтобы принять участие в типичном собрании, предусматривающем поездку, сотрудник в среднем тратит 21 ч на перелет, поездки на автомобилях, подготовку к собранию, само собрание и мероприятия, проводящиеся по его окончании. Исследование утверждает, что тот же сотрудник на участие в собрании с использованием видеоконференций тратит лишь 4 ч своего времени; тем самым при переходе с поездок на видеоконференции экономится примерно 17 ч. Безусловно, эти данные нельзя назвать абсолютными, так как во время путешествия можно выполнять некоторые связанные с работой функции с использованием лаптопов, PDA-устройств и прочих инструментов, и мы обсудим это ниже.

В том же исследовании приводятся сведения о том, что в среднем в собрании участвуют пять сотрудников, четверым из которых для этого приходится отправляться в поездку. Следовательно, видеоконференция позволит сэкономить 68 ч времени сотрудников. По данным WorldCom, в США сотрудник, совершающий деловые поездки, посещает в среднем 4,6 удаленных деловых собраний в месяц. Это означает, что если «средний» сотрудник сможет в 50% случаев вместо поездки воспользоваться видеоконференцией, то он сэкономит 39,1 ч в месяц. Другими словами, объем его полезного рабочего времени увеличится на целых 20%.

Фактор 2. Экономия расходов. Видеоконференции предлагают значительную экономию расходов: в частности, при отказе от поездки в пользу видеоконференции организации могут экономить на расходах как в явном виде (перелет, отель и т. д.), так и косвенно (сэкономленное время сотрудников). По данным опроса WorldCom, поездка на деловое совещание внутри США влечет за собой явные расходы в размене 1334 долл. на одного участника собрания. Таким образом, путешествующий сотрудник обходится компании на 30—50% дороже — примерно в 50 долл. в час. При стоимости 50 долл. за час косвенная экономия на времени при замене поездки на видеоконференцию составляет 850 долл. за каждого участника. Если объединить прямую и косвенную экономию, то на каждом участнике совещания в США, по данным WorldCom, можно сэкономить в среднем по 2184 долл., а на одном совещании — в среднем более 8 тыс. долл.

Фактор 3. Качество жизни. Очевидно, что финансовые мотивы инвестирования в видеоконференции привлекают наибольшее внимание лиц, ответственных за принятие решений. Однако многие сотрудники считают, что другие косвенные преимущества видеоконференций не менее важны. На Международном симпозиуме по стрессу в 2000 году была представлена подробная информация по поводу стрессов, связанных с деловыми поездками. Как показали исследования, более 73% сотрудников, совершающих деловые поездки, считают, что деловые поездки становятся причиной стресса. Более того, свыше половины из этих 73% утверждают, что деловые поездки — это необычайно сильный источник стресса, и они негативно сказываются на их жизни, сне, здоровье и общей работоспособности как до, так и после поездки. Кроме того, деловые поездки подвергают воздействию стресса не только самих путешественников, но и членов их семей. Согласно некоторым данным, приведенным на симпозиуме, фактически почти 100% супругов или других близких лиц утверждают, что деловые поездки оказывают отрицательное воздействие на стабильность и счастье их семейной жизни.

Еще один интересный факт, выявленный на этом симпозиуме: 76% сотрудников, совершающих деловые поездки, сообщают, что во время поездок они чаще испытывают проблемы со здоровьем. Кроме этого, опрос Мирового банка свидетельствует о том, что сотрудники, часто совершающие деловые поездки, в три раза чаще используют корпоративные программы страхования здоровья для лечения психических расстройств. Если взглянуть на проблему под этим углом, то использование видеоконференций оказывает позитивное воздействие на качество жизни сотрудников.

Фактор 4. Время простоя сотрудников. Время простоя — это период, когда сотрудник не может работать над достижением корпоративных целей, т. е. отрывается от выполнения своих непосредственных обязанностей. Очевидно, что сведение к минимуму времени простоя может повысить производительность и эффективность работы сотрудника и организации. Если речь идет о деловых поездках, то время простоя включает в себя время на поездку от офиса до аэропорта, время ожидания перед посадкой в самолет и время на поездку от аэропорта до окончательной точки назначения. Кроме того, результаты опроса, проведенного для компании Delta Airlines, свидетельствуют о том, что даже время, проведенное на борту самолета, может считаться временем простоя. Этот опрос показал, что лишь 5% сотрудников, совершающих деловые поездки, во время полета «сфокусированы на работе». По данным опроса, 81% из них читают неделовую литературу, 64% просто расслабляются или спят, 55% смотрят кино либо играют в видеоигры. Соответственно, сводя к минимуму объем поездок, видеоконференции помогают организациям сводить к минимуму и время простоя своих сотрудников.

Окупаемость системы видеоконференций Графики соответствующих прогнозов можно найти в печатной версии журнала. Прогнозы по окупаемости систем видеоконференций делались на основе данных о стоимости (в США) непосредственных расходов на совещания (билеты, отели и т. д.), а также о стоимости потерянного рабочего времени сотрудников и решения психологических проблем, возникающих в связи с командировками. При этом предполагается, что отнюдь не все совещания, а только 40% из них, переходят в режим видеоконференций. Первый прогноз сделан для компании среднего размера с центральным офисом и десятью региональными отделениями в предположении, что каждый глава регионального офиса дважды в месяц принимает участие в двухчасовых совещаниях в центральном офисе. Прогноз для компании среднего размера делался при условии, что встречи в центральном офисе происходят не раз в две недели, а еженедельно. Ситуация в этом случае меняется принципиально. Прогноз для компании среднего размера сделан в предположении, что прямые затраты на поездки (билеты, отели и т. д.) ниже в 3 раза, что, конечно, ближе к российским условиям. В этом случае непосредственные расходы на совещания малы, так что учет стоимости потерянного рабочего времени сотрудников и решения психологических проблем имеет принципиальное значение для оценки окупаемости систем видеоконференций.

Видеоконференц-связь в компании Huawei

Компания Huawei Technologies использует видеоконференц-связь в своей повседневной деятельности, и ее опыт представляет интерес. Сеть видеоконференц-связи компании состоит из 45 видеотерминалов, размещенных в отделениях, распределенных по всему Китаю. «Инвестиции в оборудование составили 400 тыс. долл., примерно 13,5 тыс. долл. в год стоит его эксплуатация, — говорит Ирина Ланина. — Аренда каналов связи обходится примерно в 600 тыс. долл. в год. Сейчас 35 терминалов подключены по линиям ISDN, но планируется перевести все терминалы на подключение по IP, и в этом случае затраты на аренду снизятся до 280 тыс. долл. в год. Эффект замены традиционных совещаний (ТС) в компании видеоконференциями (ВК) можно увидеть из таблицы. При расчете затрат на видеоконференции учитывались стоимость аренды линии связи на время конференции, стоимость рабочего времени (произведение средней удельной выработки работника на время поездки), стоимость командировки (стоимость поездки, умноженная на число командированных). Как видно из таблицы, стоимость видеоконференций составляет менее 10% от стоимости традиционных совещаний».

Затраты на проведение видеоконференций (ВК) и традиционных совещаний (ТС) в 2001 году
(по данным компании Huawei Technologies)

Конечно, полная рентабельность системы видеоконференц-связи зависит от конкретных условий ее применения, и, скажем, выгоды от повышения эффективности управления за счет внедрения видеоконференций подсчитать невозможно. Придется соотнести между собой не только расходы на проведение совещания с непосредственным сбором участников, но и потенциальные выгоды от своевременного принятия решений и потенциальные потери от опоздания с принятием этих решений. Скажем, если речь идет о банковском секторе, считает Игорь Денисов, финансовые потери могут быть огромными, а если говорить о медицинских применениях видеоконференц-связи, то промедление с принятием решения может стоить больному жизни.

Однако и те данные, которые мы привели, позволяют сделать однозначный вывод — каждая организация, имеющая разветвленную сеть из 10 и более филиалов, должна серьезно задуматься о внедрении системы видеоконференций.

Пользователи систем видеоконференций Очевидно, что первыми и на Западе, и у нас в стране начали пользоваться видеоконференц-связью крупные корпорации и государственные структуры. Единственная разница, как отмечает Игорь Денисов, состоит, пожалуй, в том, что на Западе значительную часть пользователей систем видеоконференций составляют медицинские учреждения, а у нас это пока еще редкость. Как правило, наиболее активны во внедрении видеоконференций государственные организации (администрации областей, республик, округов), а из коммерческих структур — банки, компании нефтяного и газового сектора, операторы связи и вообще компании с распределенными структурами. Обычно это структуры, которые насчитывают более 2 тыс. сотрудников, действуют по крайней мере на региональном уровне и имеют 10 филиалов, разбросанных по региону или стране. Согласно официальной информации, системы видеоконференций в России внедрены в МПС, Администрации Президента РФ и президента Белоруссии, медицинском центре Управления делами Президента РФ, Сбербанке РФ, ЦБ РФ, Промстройбанке, а также в «Ленсвязи» и концерне «Русский Алюминий». В настоящее время идут или готовятся проекты в Министерстве экономического развития и торговли, Министерстве по налогам и сборам и СБ РФ в Санкт-Петербурге.