Стремительно развивающийся бизнес ОАО "Акционерная Финансовая Корпорация "Система" постоянно требует внимания к повышению качества управления. В связи с этим, у руководства появилась необходимость в расширении функциональных возможностей ранее использовавшейся в корпорации системы электронного документооборота, которая обеспечивала узкий спектр автоматизируемых бизнес-процессов: электронный ввод и хранилище данных. Поэтому, 2008 году было принято решение о внедрении такой системы электронного документооборота, которая позволила бы значительно сократить объем бумажных документов, повысить исполнительскую дисциплину, а также в целом совершенствовать организацию делопроизводства как основу управленческого процесса.
По итогам анализа на основании исследования представленных на рынке систем электронного документооборота и их функциональных возможностей, руководство ОАО АФК "Система" остановило свой выбор на СЭД «БОСС-Референт», так как система отвечала всем требованиям корпорации.
Благодаря совместным усилиям ИТ-службы ОАО АФК "Система" и специалистов компании "Аплана" проект был успешно реализован за короткий срок, три с половиной месяца, включая опытную эксплуатацию. В результате проекта были автоматизированы следующие бизнес-процессы: работа со служебными записками; обработка входящей и исходящей корреспонденции; работа с поручениями и контроль исполнительской дисциплины; работа с организационно-распорядительными документами.
В ходе проекта одновременно осуществлялось внедрение СЭД и, исходя из требований заказчика, разрабатывались дополнительные функциональные возможности.
Для сотрудников, использующих в работе Web-интерфейс системы электронного документооборота, была обеспечена авторизация в системе в режиме SSO, то есть без ввода дополнительных логинов и паролей, на основании уже используемых данных операционной системы.
Кроме того, было разработано автоматизированное место руководителя, которое представляет собой отдельный Web-вход в систему «БОСС-Референт». Используя его, руководители высшего звена получают возможность контролировать исполнение поручений сотрудниками корпорации при помощи удобного Web-интерфейса.
Для решения задач контроля исполнительской дисциплины были разработаны специализированные отчеты, использующие отчетные формы, принятые в корпорации.
На сегодняшний момент корпорацией приобретено 400 лицензий на использование СЭД «БОСС-Референт».
