Для компании MegaCom как растущего сотового оператора очень важно было исключить все задержки в системе делопроизводства. Разработка новых технологических и бизнес-процессов компании также требовали повышения эффективности внутренних коммуникаций.
По результатам оценки сложившейся ситуации компанией MegaCom было принято решение о внедрении системы управления бизнес-процессами и документами, предназначенной для автоматизации делопроизводства. Исполнителем по данному проекту была выбрана компания Amphora Group, а в качестве платформы для создаваемой СЭД – ПО компании DocsVision.
Проект по внедрению DocsVision состоял из следующих этапов:
1. Автоматизация процессов внутренних коммуникаций (входящие, исходящие документы, служебные записки).
2. Автоматизация процессов организационно-распорядительного документооборота: приказы, распоряжения, протоколы, должностные инструкции, регламенты, инструкции, положения, доверенности, технические задания.
3. Автоматизация процессов согласования и контроля исполнения договоров, обработки финансовых заявок на оплату с прохождением бюджетного контроля, отчетности. Интеграция с ERP системой.
Евгений Волков, руководитель департамента ИТ MegaCom так подвел итоги данного проекта:
«В ходе проекта успешно была реализована поддержка основных процессов документооборота компании: обработка входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров и заявок на оплату, согласование приказов и более десятка других различных процессов. Успешное внедрение системы DocsVision позволило повысить производительность труда сотрудников и обеспечить оперативный контроль за процессами согласования документов. В результате внедрения системы минимизированы затраты на поиск документов, повысилась исполнительская дисциплина сотрудников, существенно сократились сроки внутреннего согласования различных документов».
