В 2011 году руководством вуза было принято решение о создании системы учета и управления. Требовалось решение по автоматизации учета бухгалтерии, склада, расчетного и кадрового отделов. Эти задачи были решены с помощью программ "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8", "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" и специализированного решения "БИТ:Расчет стипендий", разработанных на платформе "1С:Предприятие 8".
Обеспечен автоматизированный учет в полном соответствии с законодательством 2011 года (приказы Минфина России ¹ 157н , ¹ 162н, ¹ 174н, ¹ 183н). Специалисты БИТ выполнили перенос в "1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8" накопленной ранее информации по основным средствам, материальным запасам и другим объектам учета, провели обучение пользователей. В общей сложности переход на новую программу занял всего неделю.
Упростился контроль доходов и расходов вуза по источникам финансирования (бюджетные средства, средства благотворителей, плата студентов за обучение, продажа билетов на спектакли). В соответствии с Федеральным законом ¹ 94-ФЗ от 21.07.2005 и Приказом Минэкономразвития РФ ¹ 273 от 07.06.2011 государственное учреждение в квартал может самостоятельно произвести оплату товаров или услуг на сумму до 100 тысяч рублей по одной группе товаров или услуг. При превышении этой суммы учреждение должно организовать для поставщиков конкурс или запрос котировок. Система позволила автоматически контролировать остатки средств по различным группам товаров и услуг. Также реализован учет внебюджетных средств, поступающих по договорам на платное обучение и от благотворителей.
В результате контролируется использование как бюджетных, так и внебюджетных средств, непревышение лимитов бюджетных обязательств и плановых (сметных) назначений. Обеспечено оперативное формирование регламентированной отчетности.
Реализован учет затрат по каждому спектаклю. Общая сумма расходов на постановку складывается из стоимости реквизита, рекламы, суммы заработной платы задействованных сотрудников и т.д. Такая детализация в системе позволила оптимизировать затраты на спектакли. Автоматизация работы склада исключила ошибки складского учета.
В 2 раза ускорен расчет заработной платы и стипендий с помощью средств массового расчета и начисления заработной платы, контроля ввода. Учитываются различные графики работы, применяемые в вузе (сменные, скользящие, работа в праздники и т.д.), а также стимулирующие выплаты и повышающие коэффициенты, источники финансирования.
