В компании " Учетно-финансовый сервис" (УФС), являющейся составной частью холдинга, была поставлена задача значительно сократить затраты и сохранить качество предоставляемых услуг. Поэтому в компании было принято решение создать общий центр обслуживания, и в связи с ним — систему электронного документооборота (СЭД), учитывая развитую сеть филиалов и множество обособленных подразделений. В связи с этим предстояло решить задачу внедрения в сети филиалов и подразделений компании системы распределенного сканирования первичных документов, их автоматизированной проверки и централизованного хранения скан-копий исходящих документов в СЭД компании.
На ввод в эксплуатацию такой системы отводилось всего 3 месяца, поэтому заказчик выбирал максимально простой инструмент с точки зрения внедрения. Во многом определяющими факторами выбора решения ABBYY стали качество работы системы и эффективность технической поддержки. Также важную роль сыграла сбалансированная стоимость ABBYY FlexiCapture, что обеспечивает быстрый возврат инвестиций.
Внедрение осуществлялось в сжатые сроки: от знакомства с системой до пилотного проекта прошло всего 3 недели. В результате тестовый стенд развернули в терминальном режиме, оперативно утвердили регламенты и написали инструкции для пользователей. Также были отработаны ошибки и сделаны доработки в части настроек. Благодаря поддержке специалистов ABBYY стало реальным в кратчайшие сроки перевести тестовую версию в рабочий режим.
Возможности системы позволили быстро внедрить штрихкодирование документов, что в дальнейшем сделает достижимым включение в проект финансово-учетных систем. На данный момент ABBYY FlexiCapture используется для потокового ввода данных в систему электронного документооборота компании. При этом сканирование осуществляется на местах в регионах, а верификацию данных операторы выполняют в рабочем режиме в центральных офисах компании.
С помощью решения ABBYY FlexiCapture уже сейчас в УФС централизована функция обработки документов бухгалтерского и кадрового учета. Также стандартизирована и ускорена обработка первичных учетных документов (командировочных, больничных листов и др.) за счет выделения функций первичного приема документов, верификации и проведения их в учетной системе компании. Появилась возможность более эффективно нормировать труд сотрудников на каждом этапе и, как результат, оптимизировать численность персонала.
" В условиях нехватки ресурсов перед нами была поставлена задача сократить затраты и при этом принять на обслуживание десятки новый компаний, вошедших в контур холдинга. Без централизации и автоматизации ряда функций решить поставленную задачу было невозможно, — комментирует Капралов Дмитрий, начальник информационно-аналитического управления компании " УФС". — Мы воспользовались ABBYY FlexiCapture как достаточно простым в освоении и эффективным инструментом. Кроме того, в данном случае проект не потребовал серьезных финансовых вливаний, что очень вписывается в общую концепцию оптимизации затрат".
