С 2009-го года «Международный университет „МИТСО“» использует систему электронного документооборота «ДЕЛО», внедрение которой также было проведено специалистами ООО «Электронное ДЕЛО». Сотрудники службы документационного обеспечения управления высоко оценили огромный потенциал и удобство использования системы «ДЕЛО».

Практически все документы на данный момент проходят регистрацию в системе «ДЕЛО», начиная от входящей корреспонденции и заканчивая личными карточками студентов и их заявлениями. Естественно, каждый день в системе регистрируется всё больше и больше документов, и их общее количество, а также размеры базы данных растут всё быстрее и быстрее. Со временем количество актуальных документов становится лишь малой частью того, что хранится в системе электронного документооборота. Большое количество неактивных документов — это неизбежный итог ведения делопроизводства в течение нескольких лет, независимо от того, ведётся документооборот в бумажном или электронном виде. При ведении делопроизводства в бумажном виде рекомендуется документы, вышедшие из активного использования, помещать в архив. Естественно использовать аналогичную технологию работы и в случае электронного документооборота.

Несмотря на простую постановку задачи, способ решения может оказаться нетривиальным. Всё дело в том, что система архивного хранения должна обладать столь же мощным функционалом в области поиска хранимых документов, как и полноценная СЭД. Но более важным является требование к автоматической регистрации большого объёма документов без потери значимой информации. Эта задача была реализована с использованием платформы eDocLib 2.5.3.

Платформа eDocLib обеспечивает всю необходимую функциональность для управления контентом: создание, экспорт/импорт, изменение, безопасное хранение документов, управление версиями, многоуровневую систематизацию. А также контроль над процессами, осуществляемый с помощью отслеживания истории изменений, протоколирования действий пользователей и ограничения доступа к информации и функциям.

Были разработаны соответствующие инструкции и проведено обучение пользователей работе по данной технологии. В данный момент все документы, утратившие свою важность, или документы, которые можно передать на архивное хранение, могут быть переданы на хранение в систему eDocLib. В результате выполненного проекта, все пожелания и потребности клиента в части организации документооборота были успешно реализованы.