Сызранская городская Дума является представительным органом местного самоуправления. Среди ее основных компетенций — нормотворческая и контрольная деятельность, принятие бюджета города, а также решение ряда других вопросов. Свою работу Дума осуществляет во взаимодействии с городской Администрацией.
До внедрения Docsvision работа с документами в Думе не была автоматизирована, взаимодействие с Администрацией проводилось только с помощью бумажных документов. Работа усложнялась тем, что многие резолюции и отчеты Главы Администрации, направленные в Думу, регистрировались в общем потоке входящих документов. По инициативе Главы города было принято решение о внедрении в Думе системы электронного документооборота для организации безбумажного взаимодействия с Администрацией. Выбор был сделан в пользу системы Docsvision, так как она уже успешно используется в Администрации с 2009 года. Теперь все документы регистрируются, согласовываются и утверждаются в системе Docsvision, что обеспечивает максимальную оперативность доставки документов и полную прозрачность их маршрутов. Важно, что с помощью Docsvision удалось ускорить приемку, обработку и передачу документов при взаимодействии с Администрацией.
Одновременно в Администрации Сызрани была организована работа с Docsvision нескольких руководителей на планшетах iPad через приложение Docsvision «Топ-Менеджер». Теперь Глава Сызрани имеет возможность мобильной работы с документами и поручениями, в том числе поступающими из Правительства Самарской области, на планшете, в том числе off-line.
Весь цикл проектных работ сопровождался обучением, направленным на скорейшее освоение работы с системой к моменту ее запуска в промышленную эксплуатацию. Общая продолжительность проекта составила три месяца.
Для улучшения взаимодействия между Думой и Администрацией в плане обмена документами был разработан и введен в действие соответствующий регламент, устанавливающий порядок работы сотрудников Думы и Администрации в ходе обработки документов в электронном виде.
