ПО Scala известно российскому бухгалтеру довольно давно - с 1991 года, когда его продвижением и внедрением занималась компания Ernst & Young (http://www.ey.com/ru). В те годы Scala была в России едва ли не единственной бухгалтерской системой мирового уровня, предназначенной для средних предприятий. Сергей Коротков, руководитель отдела информационных систем компании "Бристол-Майерс Сквибб", говорит так: "Scala помогла нам навести порядок в системе сбора информации, исключить дублирование и повторный ввод данных, помогла организовать точные бизнес-процессы".

За время присутствия компании Scala Business Solutions (http://www.scala.ru) в России она сумела сориентировать и развить свой продукт так, чтобы не просто выдержать растущую конкуренцию отечественных и иностранных программ, но и существенно расширить круг клиентов. Одним из слагаемых успеха стало партнерство с Microsoft. В системе появились компоненты для собственных разработок и для работы с Интернетом. Появился центр разработок в Москве, в 1999 году он был сертифицирован по стандарту ISO 9001. "Мы работаем со Scala довольно давно - начинали еще с DOS-версии. В 1999 году мы успешно перешли к версии Scala 5.1 на платформе Microsoft SQL Server, чем очень довольны, - это значительно повысило производительность системы и улучшило отчетные возможности. Вообще, ориентированность на стандартные решения и использование передовых технологий мы считаем большим плюсом и чрезвычайно приветствуем", - так отзывается о пакете Дмитрий Муценек, системный аналитик компании "Бристол-Майерс Сквибб".

В настоящее время насчитываются тысячи успешных проектов внедрения программы во всем мире и более пятисот - в России. Спектр применения системы весьма широк - от торгово-дистрибьюторских фирм до огромных машиностроительных предприятий. Система успешно используется на предприятиях добывающей отрасли и в телекоммуникационных компаниях, на производстве продуктов питания и напитков, в легкой промышленности, гостиничном хозяйстве.

Bristol-Mayers Squibb

Bristol-Mayers Squibb (http://www.bms.com) - одна из крупнейших фармацевтических компаний мира. В 2000 году общий мировой объем ее продаж составил более 21 млрд. долл. Основная продукция многопрофильной компании Bristol-Mayers Squibb - это лекарства, косметические средства, детское питание и медицинское оборудование. Сейчас в ее состав входят такие фирмы, как Clairol, Mead Johnson, Westwood, ConvaTec, UPSA Group и Zimmer. Более 51% продукции компании производится ее фармацевтической группой, заводы которой размещены во многих странах мира. Bristol-Mayers Squibb - мировой лидер в производстве онкологических препаратов. Компания ежегодно расходует более 1 млрд. долл. на научные программы, направленные на разработку новых препаратов.

Сергей Коротков, руководитель отдела информационных систем российского представительства "Бристол-Майерс Сквибб":

"Scala была внедрена в компании "Бристол-Майерс Сквибб" в России в 1996 году, и перед ней ставилась задача прежде всего систематизировать и автоматизировать финансовый контроль. Эта задача была успешно решена несмотря на то, что внедрения проводились сразу в нескольких разнородных подразделениях компании. С помощью Scala удалось привести к общему знаменателю торговую деятельность всеми видами продуктов компании, представленными на российском рынке: это рецептурные фармацевтические препараты Bristol-Myers Squibb, безрецептурные препараты UPSA, хирургические изделия и инструменты Zimmer, средства по уходу за больными Convatec, витамины и детское питание Mead Johnson, продукты по уходу за красотой Clairol. Scala помогла улучшить финансовый и бюджетный контроль, поддержать строгую систему отчетности".

Елена Петренко, финансовый менеджер представительства "Бристол-Майерс Сквибб":

"Система Scala вполне соответствует требованиям торговой компании с оборотом до 100 млн. долл. Мы удовлетворены ее возможностями. Я имею в виду как ведение учета по российским и международным стандартам, так и многовалютность, консолидацию. Мы рады тому, что в новой версии Scala 5.1 появились дополнительные функциональные и аналитические возможности, и ждем улучшения в модулях складского учета и отчетности".

Структура и возможности системы

Функциональное ядро системы состоит из шести модулей. Модули "Главная книга", "Книга закупок", "Книга продаж" отвечают за управление финансовыми потоками, кредиторской и дебиторской задолженностями. "Управление запасами", "Заказы на закупку", "Заказы на продажу" организуют управление материальными потоками, работу с поставщиками и клиентами.

Schering AG

Schering AG (http://www.schering.de, http://www.schering.com) - международная исследовательская фармацевтическая компания со штаб-квартирой в Германии. Ее оборот в 2000 году достиг 4493 млрд. евро, из них 89% - за рубежом. Основные направления ее деятельности - средства контроля за рождаемостью и гормонная терапия; средства диагностики, в том числе радиационной, дерматология; лечение угрожающих жизни заболеваний (множественный склероз, лейкемия, нарушения периферийного кровообращения и т.п.). Schering имеет более 150 дочерних и ассоциированных компаний по всему миру; общее число ее сотрудников составляет 23 700 чел.

Дмитрий Полиевктов, системный администратор российского представительства компании "Шеринг":

"Система Scala была внедрена в российском представительстве "Шеринг" как корпоративный стандарт в 1997 году. Сейчас мы работаем с версией Scala 5.1 на платформе MS SQL Server, и я не испытываю никаких трудностей с ее администрированием. У нас налажена дополнительная система автоматического получения корпоративной отчетности на базе Scala и ряд других внутренних отчетных средств. Вообще, пользователям грамотным, хорошо обученным и понимающим Scala, эта система нравится".

Дмитрий Хромов, бухгалтер представительства "Шеринг":

"У нас в компании Scala используется как для целей бухгалтерского учета, контроля бюджета, так и для учета движения товаров. В системе выполняется большой объем операций, и она хорошо с ним справляется... Я считаю, что система сильна в том, что касается складского учета, - контроль и анализ себестоимости, возможность гибко настроить систему складов. Могу также отметить хорошие функции кредитного контроля".

Как и положено, сердце системы - это "Главная книга", основной элемент которой - план счетов предприятия. Возможности бухгалтерской аналитики системы Scala весьма обширны: 10 аналитических измерений в сочетании с шестью альтернативными сметами дают в руки опытного бухгалтера мощный инструмент. Другое важное средство - функция консолидации (перенос проводок с одного плана счетов на другой). Это позволяет автоматически получать различную финансовую отчетность на одном и том же материале (например, строить отчеты по GAAP и по российским стандартам или собирать вместе результаты деятельности разных компаний). Как основной инструмент отдела бухгалтерии модуль "Главная книга" содержит функции для работы с кассой и основными средствами. Программа позволяет вести учет и рассчитывать амортизацию основных средств в различных валютах и по различным (разумеется, общепринятым) методам. "Касса" - относительно новый и необходимый в жизни любой компании модуль, полностью соответствующий российскому законодательству.

Отдельными модулями выделены "Книга закупок" и "Книга продаж". Оба они поддерживают обширную базу данных соответственно поставщиков и покупателей и всю историю взаиморасчетов с ними. Дополнительные возможности этих модулей - кредитный контроль, предложения по платежам, расчет штрафов, переоценка валютных счетов, расчет суммовых и курсовых разниц. Программа предоставляет функции для детального анализа дебиторской и кредиторской задолженностей с помощью постоянно обновляющихся статистических отчетов.

Три этих модуля не просто взаимно дополняют друг друга, но и позволяют на основе их данных планировать движение денежных средств, что жизненно важно для любого предприятия.

Для складского учета Scala предоставляет механизм учета товаров, основа которого - модуль "Управление запасами". Он поддерживает классификаторы из десятков тысяч наименований и историю из сотен тысяч складских операций. Система из неограниченного количества складов позволяет четко и точно отслеживать состояние каждого товара, а сотня возможных дополнительных затрат - анализировать структуру себестоимости. Среди отличительных особенностей системы - многовалютность и учет по партиям. Первое означает, что себестоимость можно одновременно рассчитывать в двух валютах. В сочетании с учетом по партиям это позволяет учитывать историческую стоимость ввозимого товара и дает возможность отследить перемещения товара от поставщика к покупателю через систему складов любой сложности. Система имеет механизм резервирования определенной партии или блокирования ее использования, дает возможность размещать партии в складских ячейках. Отметим, что эти особенности складского учета делают систему Scala пригодной для фармацевтической отрасли (которая предъявляет свои особые требования) без дополнительной адаптации. Кроме того, в модуле "Управление запасами" имеются функции для работы с наборами предметов - списки материалов. С их помощью можно имитировать производственную деятельность, например сборку. Завершает набор функций возможность создавать бухгалтерские проводки по учету себестоимости.

Для непосредственной работы с поставщиками и покупателями существуют модули "Заказы на закупку" и "Заказы на продажу". Они позволяют не только составлять и распечатывать необходимые документы, но и дают возможность ввести строгие правила и определить последовательность операций для важнейших процессов закупки и продажи.

Модуль "Заказы на закупку" содержит функции для расчета необходимого количества товаров. Этот расчет базируется на текущей потребности или на долгосрочном плане продаж. С его помощью можно оптимизировать график закупок, а также снизить затраты на доставку и хранение товаров.

Модуль "Заказы на продажу" включает множество функций ценообразования. Это сотня прейскурантов в разных валютах и мощная система скидок - сезонных, контрактных, зависящих от количеств и сумм заказа.

Scala для фармацевтики

Специфика отрасли приводит к тому, что компаниям, занимающимся производством и сбытом фармацевтической продукции, необходимы совершенно особые функции в системе управления. "Как представитель фармацевтической отрасли компания "Бристол-Майерс Сквибб" предъявляет весьма специфические требования к ведению складского учета, - говорит Сергей Коротков. - В настоящее время мы пользуемся стандартным модулем "Управление запасами", однако расширение использования Scala в наших бизнес-процессах заставляет искать новые точки сотрудничества с компанией. Новой формой такого сотрудничества стало создание Scala Pharmaceutical User Group - группы представителей фармацевтической отрасли, которая сформулировала для компании Scala набор рекомендаций. Вкратце для фармацевтических предприятий сюда входит организация контроля за качеством, отслеживание лотов, учет сроков годности и реализации".

В результате в отраслевом решении Scala Pharma были проработаны и реализованы четыре упомянутые концепции:

  1. Отслеживание партий
  2. Контроль за хранением
  3. Контроль качества
  4. FEFO (First Expiry date - First Out)

Рассмотрим подробнее, какие дополнительные функции это решение предоставляет фармацевтическим компаниям.

Прежде всего это работа с партиями. Не секрет, что информация о поставщике, заводском номере, дате производства и т.д. исключительно важна для фармацевтики. Здесь к стандартным возможностям, таким как отслеживание партий, занесение разнообразной служебной информации, добавлен новый инструмент - шаблон для партии. С его помощью можно существенно облегчить работу, указав стандартные ссылки на поставщика и товар. При этом вносится важный элемент контроля, когда определенная информация не может быть пропущена или изменена без специальной необходимости, что многократно уменьшает вероятность ошибок. Непременное условие работы с партиями - наследование информации. В процессе производства, переработки или просто сортировки могут возникать дочерние партии, данные о которых обязательно содержат ту же информацию, что и о родительских партиях.

Управление хранением. Ввиду специфики отрасли возникает потребность в строгом контроле за условиями хранения компонентов и готовой продукции. В системе Scala это реализовано с помощью складских ячеек. Их можно сгруппировать в зоны хранения, задать ограничения по количеству и типу хранимого товара, присвоить приоритеты использования. Появилось жесткое ограничение, требующее размещать в ячейке только одну партию. И главное - при покупке система может выдавать предложения по размещению товара в свободных ячейках.

Контроль качества. С помощью Scala можно организовать систему обязательной проверки качества покупных компонентов. Эта функция очень сильно пересекается с организацией прав доступа пользователей к отдельным блокам системы. В итоге только единичные ответственные пользователи могут регистрировать операции, связанные с контролем качества и различными стадиями тестирования, разрешать или запрещать дальнейшее использование товара.

И, наконец, FEFO (First Expiry date - First Out) - принцип, который декларирует очередность отпуска партий в порядке истечения сроков годности. Этот принцип не встречается в практике обычных торговых компаний, он настолько специфичен для отрасли, что его невозможно четко реализовать с помощью стандартной версии Scala. Кроме срока годности, для каждой партии товара фиксируется еще одна важная дата - срок реализации. Это максимально возможная дата отгрузки партии потребителю или распространителю. Как правило, эта дата берется с некоторым запасом (иногда довольно большим) к сроку годности, и именно ее принимают в расчет при формировании предложений по отгрузке.

Кроме того, в Scala Pharma "усилены" функции работы с клиентами и поставщиками. Введены ограничения на покупку и продажу определенных групп товаров, а также лимиты на количество.

В настоящее время Scala Pharma проходит тестирование на предприятиях отрасли в различных странах, в том числе и в России. "Однако, - замечает Сергей Коротков, - пока мы вынуждены констатировать, что предложенный продукт в большей степени подходит производственным предприятиям, где на первый план выходят контроль за специфическими условиями хранения сырья, отслеживание качества всех компонентов в течение всего процесса производства, а также готовой продукции и применения метода учета сырья FEFO". Так что дистрибьюторы фармацевтической продукции ожидают появления новой версии - Scala Pharma II, которая должна более полно соответствовать их требованиям.