Пожалуй, вряд ли будет преувеличением сказать, что бюджетирование — это взгляд в будущее. Составляя бюджет на год (или более) вперед, предприятие, по сути дела, описывает свои предполагаемые действия и свое будущее состояние. В результате складывается общая картина, позволяющая анализировать перспективы и принимать решения. При этом финансовый директор имеет возможность анализировать бюджетный баланс, бюджетный отчет о прибылях и убытках и бюджетный отчет о движении денежных средств практически так же, как он это делает с обычной бухгалтерской отчетностью. С некоторой долей условности можно сказать, что бюджетное планирование — это «управленческий учет наоборот»: если учет регистрирует уже свершившиеся факты, то бюджетное планирование описывает события, которые произойдут через несколько месяцев или даже лет.

Но бюджетирование не ограничивается только планированием: ведь помимо формирования плана нужно еще и контролировать его исполнение, т. е. сравнивать план с фактом. Здесь бюджетное планирование тесно соприкасается с учетом, поскольку именно учет выступает как «поставщик» фактической информации для бюджетной модели. Сравнение плана и факта (контроль) позволяет регистрировать отклонения, а дальнейший анализ — выявлять причины этих отклонений. Так складывается полноценная система бюджетирования, включающая все фазы управления — планирование, контроль, анализ.

В современных условиях серьезная компания вряд ли может обойтись без полноценного бюджетирования. А для этого нужно уметь собирать необходимую информацию, обрабатывать ее и представлять в удобном для анализа виде. Очевидно, что без ИТ здесь не обойтись. Именно об информационных технологиях бюджетирования мы и хотели бы поговорить. Вопрос практической реализации бюджетирования сегодня волнует многие предприятия, и мы надеемся, что рассказ об опыте «Российской геофизической компании» покажется коллегам небезынтересным.

Профиль компании

Компания:
«Российская геофизическая компания»

Местонахождение:
Москва, представительство в Нижевартовске

Руководитель проекта:
Станислав Егорушков, директор по экономике и финансам

Проблема и решение:
Выбор системы бюджетирования и ее самостоятельное внедрение

Профиль партнера

Компания:
ЛАНИТ

Местонахождение:
Москва

Решение:
Поставка ПО Hyperion Pillar, обучение и консультации по продукту

Высокие технологии — и в производстве, и в управлении

Прежде всего несколько слов о нашей компании. ОАО «Российская геофизическая компания» (РГК) было создано в 1999 году; сегодня это управляющее предприятие ряда геофизических организаций российского нефтегазового сервисного комплекса, которые предоставляют различные геофизические услуги в процессе строительства, освоения и эксплуатации нефтяных и газовых скважин. Структурные подразделения осуществляют весь комплекс мероприятий по геофизическому сопровождению строительства разведочных, поисковых и эксплуатационных скважин, вторичному вскрытию пластов, предоставляют услуги по сейсморазведке, решают задачи в области вертикального сейсмического профилирования, а также производят геологоразведочные работы по твердым полезным ископаемым.

Основная деятельность компании предусматривает применение передовых технологий — компьютеризованных регистрирующих комплексов, специальной скважинной аппаратуры, станций геолого-технологических исследований, забойных телеметрических систем и многих других.

Применяя высокие технологии в производстве, РГК стремится к столь же технологичному управлению. Хорошо известно, что результативность геофизических исследований зависит как от полноты сбора первичной информации об изучаемом объекте, так и от эффективного использования этой информации. То же самое можно сказать и об управлении: качество управленческих решений во многом зависит от способности оперировать управленческой информацией.

Что касается ИТ для бюджетирования, то изначально в качестве инструмента в компании применялись обычные электронные таблицы. Но по мере развития бизнеса (и по мере роста нашей компетенции в вопросах бюджетирования) электронные таблицы стали казаться все менее и менее подходящими для этих целей. Отсутствие специальных функций контроля время от времени приводило к ошибкам в расчетах, сравнение плановых и фактических данных постоянно требовало новых настроек и перенастроек, многие данные приходилось вносить вручную. А о таких возможностях, как многовариантный анализ и рассмотрение различных сценариев, оставалось только мечтать: реализовать это на практике просто не представлялось возможным. Так мы пришли к пониманию того, что серьезный подход к бюджетированию можно реализовать только при помощи ПО, специально разработанного для такого рода задач.

Выбираем и внедряем сами

Выбор специализированной системы бюджетирования занял у нас примерно год. За это время наши специалисты проанализировали несколько систем, представленных на российском рынке, их положительные и отрицательные стороны. В результате мы остановили свой выбор на Hyperion Pillar — системе, разработанной компанией Hyperion Solutions (http://www.hyperion.ru), интересы которой в России представляет холдинг ЛАНИТ. Это не самая дешевая, но функционально развитая система, имеющая как международное признание, так и «референсы» в России.

О цене ПО следует сказать особо. На первый взгляд, цены на лицензии Hyperion Pillar могут показаться более высокими, чем у конкурентов. Но здесь не следует забывать, что стоимость проекта в целом складывается не только из стоимости лицензий, но и из затрат на внедрение и эксплуатацию системы. И вот тут-то мы обнаружили одно важное свойство, отличающее Pillar от других продуктов аналогичного класса: внедрение системы на 90% может быть выполнено финансистами, т. е. самими пользователями! И все это — с минимальным участием как собственных программистов, так и внешних консультантов. Примерно то же самое можно сказать и о последующем развитии системы: даже в случае реорганизации бюджетной модели (а такая необходимость время от времени обязательно возникает) все вопросы могут решаться финансистами «почти самостоятельно». Эта особенность программного продукта дает компании два преимущества. Во-первых, пользователи сами строят (а при необходимости — перестраивают) свою систему, а это означает, что все будет делаться с соблюдением методологии и с минимумом ошибок. А во-вторых, предприятие экономит свои деньги: ведь так называемая совокупная стоимость владения (Total Cost of Ownership, TCO) у Pillar оказывается не выше, а иногда и ниже, чем у других программных продуктов.

В результате после некоторых раздумий и дискуссий мы приняли решение: берем Hyperion Pillar и внедряем сами!

Внедрение проходило в несколько этапов, которые, в общем-то, логичны и общеприняты при внедрении любых информационных систем управления. В частности, было проведено обучение сотрудника управляющей компании в учебном центре ЛАНИТ, а затем — обучение работников управляемых компаний на местах. Была усовершенствована методология и разработана единая система аналитических направлений (справочников), которые были синхронизированы с существующими программами. Была выполнена настройка системы в соответствии с логикой бюджетной модели, включая настройку формирования и контроля бюджета доходов и расходов. Для оперативного отражения фактических данных была разработана система выгрузки фактических данных из учетных систем и импорта в Hyperion Pillar.

ЛАНИТ
http://www.lanit.ru
Компания основана в 1989 году; в 1998 году преобразована в холдинг, в который входят ряд дочерних компаний и авторизованных сервисных центров. Основные направления деятельности ЛАНИТ — информационно-технологический консалтинг, системная интеграция и разработка ПО, внедрение систем управления ресурсами предприятия, автоматизация проектирования, интеграция сетей банкоматов, дистрибуция оборудования и ПО и обучение ИТ-специалистов.

В области разработки ПО и создания корпоративных информационных систем ЛАНИТ сотрудничает с компаниями IBM, Microsoft, Oracle, Sybase, Borland, Novell, Baan, Bea Systems, Citrix, Oncontact Software, Business Objects; внедряет специализированные решения EDS PLM Solutions (Unigraphics), Hyperion Solutions и «Про-Инвест-ИТ».

Общее число сотрудников ЛАНИТ превышает 1300 человек, около 200 из них — сертифицированные специалисты.

Как мы уже сказали, работу проводили в основном сами финансисты. Но это вовсе не означает полного отказа от участия внешних консультантов — ведь время от времени возникают ситуации, когда необходима помощь специалиста, знающего программный продукт «вдоль и поперек». В таких случаях мы обращались в ЛАНИТ, и наши вопросы всегда оперативно решались.

Что дала новая система бюджетирования

Вообще, с точки зрения финансиста, внедрение новой информационной системы — это не что иное, как инвестиционный проект. А это означает, что средства, вложенные в проект, должны окупаться в течение определенного времени. Иначе говоря, любой программный продукт должен быть связан с источниками экономической эффективности, которые обеспечат его окупаемость.

Расходную часть проекта можно определить достаточно точно (об этом мы уже упомянули выше). А вот оценить доходную часть не так-то просто. Дело в том, что точное измерение результатов внедрения не всегда возможно — ведь в данном случае источником экономической эффективности служит такое «нематериальное» понятие, как качество управленческих решений. Тем не менее попробуем выделить несколько достигнутых результатов, которые мы считаем наиболее важными для нашей компании.

Во-первых, мы стали применять системный подход к стратегическому планированию. Новая система обеспечивает целостную картину (как методологически, так и информационно), при этом никаких перекосов и нестыковок между отдельными частями бюджетной модели не возникает.

Во-вторых, наша компания стала более «прозрачной». И руководители управляющей компании, и менеджеры на местах теперь четко представляют себе, куда мы движемся и какова роль каждого из нас в этом движении. Этому в немалой степени способствуют аналитические возможности системы и удобство формирования отчетов по различным аналитическим направлениям.

В-третьих, кардинально повысилась оперативность бюджетного процесса: подготовка бюджетов и контроль их исполнения теперь занимают гораздо меньше времени, рутинные действия сведены к минимуму, а это дает нашим экономистам возможность уделять больше внимания решению аналитических задач.

Сегодня наша система бюджетирования продолжает развиваться, в этом году планируется завершить настройку бюджета движения денежных средств и прогнозного баланса. Возможно, внедрение идет не такими темпами, как хотелось бы (ведь мы внедряем сами!), но польза от новой системы несомненна, и ее преимущества ощущаются уже сегодня. Мы имеем все основания рассчитывать, что после полного завершения внедрения наша система управления станет еще более надежной и эффективной.

ОАО «Российская геофизическая компания»
http://www.rgk.ru
Компания создана в 1999 году. Управляющее предприятие ряда геофизических организаций российского нефтегазового сервисного комплекса, которые предоставляют различные геофизические услуги в процессе строительства, освоения и эксплуатации нефтяных и газовых скважин.

Основная деятельность предприятий предусматривает применение передовых технологий, в том числе компьютеризованных комплексов, и наличие подготовленного персонала. РГК имеет современную интерпретационную базу, интегрирующую производственно-технологические, метрологические и информационно-методические службы.

Производственно-технологическая инфраструктура компании состоит из камерально-интерпретационных партий, территориально расположенных в районах деятельности компании и объединенных в единое информационное пространство. Для обеспечения оперативности работ широко применяются средства электронной и космической связи. Корректность данных полевых измерений обеспечивает метрологическое обеспечение. В городе Нижневартовске расположен метрологический центр, обеспечивающий поверку и аттестацию всего парка скважинной аппаратуры предприятий, входящих в структуру РГК. При интерпретации данных геофизических исследований скважин используются программные комплексы ГИНТЕЛ, СИАЛ-ГИС, ПРАЙМ-СИАЛ-НВ. Для информационного обеспечения интерпретационных работ применяется база данных ГИС СИГМА и цифровой архив данных по месторождениям районов деятельности. Для обработки и интерпретации данных наземной сейсморазведки на ВЦ компании имеются технические и технологические средства и программно-методические комплексы PROMAX, DV-GEO, DV-DISCOVERY, ИНПРЕС.

Станислав Николаевич Егорушков — директор по экономике и финансам ОАО «Российская геофизическая компания», кандидат экономических наук.