Пивоваренная компания "Балтика" разработала и внедрила у себя систему электронного документооборота для задач управления качеством. Построить адекватное решение специалистам позволило также правильное осознание ее места во всей структуре бизнес-приложений.

В том, что касается внедрения систем качества, пивоваренная компания "Балтика" - один из первопроходцев на российском рынке. Еще в 1997 году она получила весьма престижную для тех лет премию Российской Федерации в области качества. После этого "Балтика" была успешно сертифицирована по ISO 9001. А в то время российских предприятий, прошедших международный аудит в соответствии с данным стандартом, насчитывалось не тысячи и даже не сотни - в лучшем случае несколько десятков. Известен также подход "Балтики" к решению вопросов корпоративной автоматизации. Он отличается от подхода многих крупных компаний и в значительной степени ориентирован на использование заказных разработок. Естественно, что предприятие не могло вовсе оставить без внимания информационную поддержку такого существенного для него процесса, как управление качеством. Мы же хотим представить некоторую фактическую информацию (полученную в свою очередь из первых рук) относительно проекта, выполненного внутри компании на платформе Lotus и посвященного поддержке документооборота системы менеджмента качества (СМК).

В основе - технологии Lotus

Все нормативная документация предприятия, по сути, и является документацией по системе менеджмента качества (СМК). Для управления ею внутри предприятия был разработан продукт на основе IBM Lotus. Данную платформу в компании "Балтика" считают открытой Интернет-ориентированной системой, удобной для разработки электронного документооборота на конкретном предприятии. Как утверждают ее специалисты, это, при наличии важных стандартных инструментов платформы Lotus - корпоративной почты и планировщика, позволяет в довольно короткие сроки и при сравнительно незначительных затратах самостоятельно автоматизировать практически любые потоки документов.

Разработчики системы изначально ставили задачу автоматизировать достаточно сложные схемы документооборота в части автоматической рассылки, последующего ознакомления с документами и их согласования, а также регистрации и утверждения документов.

Опыт создания похожих систем управления документами к моменту начала работы над данным продуктом у предприятия уже существовал, и это позволило специалистам "Балтики" создать его, не привлекая серьезных ресурсов. За один месяц силами одного программиста и одного инженера-разработчика ТЗ работа была выполнена. Вместе с тем отладка ПО потребовала несколько больших трудозатрат. На это ушло два месяца, в течение которых полностью были заняты один программист и два инженера (на сей раз отвечающие за тестирование продукта).

Ныне система уже в течение двух лет в полном объеме находится в промышленной эксплуатации на пяти территориально распределенных производственных площадках предприятия "Балтика". В ней содержится около 5000 документов, с которыми работают 6500 пользователей - или все сотрудники, зарегистрированные в системе Lotus. В ближайшее время планируется внедрить ее на всех заводах концерна BBH (которому принадлежит "Балтика") в России. Кроме функций, реализация которых планировалась заранее, сегодня в системе имеется возможность:

  • создания и контроля исполнения поручений;
  • делегирования полномочий, как при согласовании документации, так и при ознакомлении с ней;
  • организации сложной маршрутизации согласования;
  • создания новых версий в процессе согласования.

Кроме того, уже в процессе эксплуатации в систему были введены дополнительные функции. В частности, в систему согласований добавлены возможности изменять решения, задавать вопросы и получать на них ответ (получая текстовые сообщения в режиме реального времени - "чате"), делать рассылку по структурным веткам персонала компании, создавать дополнительные параметры согласований, последовательно запускаемые по определенному событию.

Информационное наполнение системы поддержки документооборота СМК полнее, чем набор стандартной документации, необходимой для поддержки процедур ISO 9000 и регламентирующей в основном внутренние бизнес-процессы. В ней, в том числе, хранятся документы, относящиеся к управлению качеством в более широком смысле этого слова, - сертификаты соответствия на продукцию, а также копии внешних нормативных документов (ГОСТов, СанПиНов, СНИПов и пр.). Подобные базы данных реплицированы в нескольких местах, чтобы быть доступными на всех производственных площадках и в сбытовых подразделениях.

Сотрудники "Балтики" о своей системе

Система автоматизации документооборота СМК при всей ее важности, естественно, не остается единственным программным продуктом автоматизации бизнеса пивоваренной компании. Профессиональное мнение сотрудников "Балтики" относительно места данной системы в ИТ-инфраструктуре предприятия в целом, наверное, наиболее ценно. Ведь если требуемый от той или иной подсистемы функционал заранее хорошо известен, то рассматривать вопросы формирования единого информационного пространства всегда приходится отчасти субъективно.

Прежде всего полезно определить, что имеется в виду под ИТ-поддержктой управления качеством. Специализированные решения, всегда автоматизирующие, по сути, лишь часть СМК (подобные представленному в данной статье документообороту), по мнению представителей компании "Балтика", хорошо выполняют свою роль и тесно вписываются в работу по совершенствованию системы менеджмента качества. Но поддержку СМК в принципе можно рассматривать и шире, "втянув" в это понятие и многие "общеуправленческие" задачи, а также проблемы организации контроля продукции. Тогда, в силу содержательной полноты самого понятия "управление качеством", можно получить в определенном смысле параллельное направление информационной поддержки бизнеса, что будет чревато негативными последствиями скорее организационного характера. "Специализированные программные продукты для автоматизации СМК очень удобны для использования отделами по управлению качеством и для демонстрации созданной СМК внешним организациям. Однако, на мой взгляд, такие системы окончательно отрывают СМК от топ-менеджмента, загоняя ее в систему, которой руководство не пользуется. Руководство предприятия должно участвовать в управлении качеством со стороны стандартов ISO. Несмотря на это однозначное требование, часто оно, к сожалению, отстраняется от процесса. А такие программные продукты еще больше могут способствовать дистанцированию СМК от руководства", - утверждает Дмитрий Никулин, ведущий инженер службы ИТ, разработчик идеологии ИТ-поддержки СМК на "Балтике".

Остается путь, при котором автоматизация СМК при необходимом добавлении отдельных функций развивается органично развитию основной системы поддержки бизнеса компании, не дублируя ее функций, а, наоборот, пользуясь, где это возможно, предоставляемым ею сервисом.

"Идеальным вариантом для ИТ-поддержки системы менеджмента качества является комплексная автоматизация предприятия, где СМК - лишь часть ИТ-системы, - утверждает Михаил Вагин, главный специалист по системе менеджмента качества "Балтики". - Но при этом она использует информацию из всех доступных источников. Из учетной части системы поступают данные по результатам процессов, из блока процессов - данные по закреплению функций и ответственности для создания должностных инструкций и т. п. Естественно, недостатки при этом - высокая стоимость, огромная трудоемкость внедрения и сложность интеграции с другими системами".

От редакции Intelligent Enterprise

Специализированные программные системы, призванные организовать документооборот системы менеджмента качества, достаточно распространены и на зарубежном рынке. И хотя считается, что ПО управления документами практически не имеет отраслевой специфики, в данном случае мы отчасти сталкиваемся с исключением. Речь здесь идет не о функциях управления документами как таковых (на базовом уровне они всегда одинаковые), а скорее о специфических терминах СМК, с которыми привык работать специалист в области управления качеством и с которыми он должен продолжать работать и после внедрения программного продукта. Так, модули продукта Q-Pulse английской компании GaelQuality (www.gaelquality.co.uk), решающие те или иные задачи организации документооборота СМК, носят, к примеру, названия "Корректирующие и предупреждающие мероприятия" или "Аудит системы качества". Эти термины прекрасно известны профессионалам в сфере менеджмента качества.

Модуль "Оборудование", в свою очередь, обладает богатыми функциями учета и управления метрологическими характеристиками и вполне готов к тому, чтобы быть интегрированным в систему лабораторного контроля оборудования (систему класса LIMS - Laboratory Information Management System), с эксплуатацией которой часто бывает связана метрологическая служба. Но при этом речь идет именно лишь о возможности интерфейсирования, а не о превращении системы ИТ-поддержки управления документами в корпоративную информационную систему № 2, о негативных сторонах появления которой предупреждают и специалисты компании "Балтика".

Надо сказать, что существует также целый ряд продуктов с рассматриваемым нами функционалом, разработанных именно на платформе Lotus. Один из таковых, к примеру, - продукт компании Quality System International (www.qualitysys.com). Для него в целом характерны все вышеперечисленные особенности.