На предприятиях, где используются большие объемы технической документации, важную роль играет ее доступность в любой момент для всех участников процесса. Вот почему когда в ООО «Нарьянмарнефтегаз» (НМНГ) задумались о переходе на электронную систему документооборота, то в первую очередь озаботились созданием электронного архива.
Разработка месторождений — процесс непростой, включающий в себя множество технически сложных операций. В данный момент НМНГ ведет несколько проектов, в том числе по освоению месторождения Южное Хылчую, где ведется строительство и эксплуатация добывающих установок, центрального пункта сбора, терминала и энергоцентра. Такие работы требуют активного использования инженерно-технической документации, поэтому компании потребовалась эффективная система ее хранения, поиска и доступа к ней. Встал вопрос об упорядочивании уже существовавшего архива, который состоял из многих разрозненных частей, что не соответствовало принципам построения единой организационной системы предприятия. Ситуацию осложнял географический разброс задействованных в разработке подразделений: проектирование ведется в Самаре, строительно-монтажные работы выполняются непосредственно на месторождении, а головной офис НМНГ находится в Нарьян-Маре. Чтобы повысить эффективность системы документооборота, нужно было обеспечить дистанционный доступ к единой базе данных проектной документации.
С этой целью решено было построить систему электронного архива на платформе EMC Documentum. Данный продукт порекомендовали члены команды по внедрению, уже имевшие опыт работы в подобных проектах. Подрядчика выбирали на основе тендера, в котором из шести разработчиков наиболее привлекательное предложение представила компания «Рексофт» из Санкт-Петербурга, проявившая, по словам заказчика, максимальную гибкость и готовность выполнить требование НМНГ по крайне сжатым срокам разработки.
Исходя из приоритетов проект разделили на три этапа, первый из которых — введение системы в промышленную эксплуатацию в головном офисе — был завершен в середине февраля. В его рамках спроектирована структура архивного хранилища, охватывающая три типа документов — инженерную документацию, техническую документацию и технический паспорт оборудования. Пилотную загрузку документов в интересах безопасности и сохранности информации специалисты исполнителя и заказчика производили совместно на виртуальном стенде в стенах головного офиса НГМД. Затем группа документконтроля НМНГ эту работу стала выполнять самостоятельно. Бумажные документы сканируются и загружаются в архив командой из пяти человек. Так как основная часть документации из проектных институтов и от поставщиков поступает в уже отсканированном виде, компании не пришлось сталкиваться с проблемами перевода в электронный вид чертежей большого формата. К настоящему моменту в архив уже загружено свыше 25 000 документов, и их количество ежедневно пополняется.
С точки зрения инфраструктуры тестирование системы проводилось с использованием виртуальной машины VMware, но в дальнейшем для серверов баз данных, приложений и серверов, ориентированных на хранение собственно документов, планируется выделить по отдельному физическому серверу. Так как около 70% документации хранится в отсканированных образах, что делает полнотекстовый поиск невозможным, сервер для индексирования решено не использовать.
Второй этап, в рамках которого ИТ-отдел НМНГ должен завершить работу по организации доступа к электронному архиву с удаленных площадок, продлится до середины весны. Группа документконтроля в Самаре будет заниматься загрузкой документации, выдаваемой проектным институтом, в то время как в Нарьян-Маре планируется осуществлять ввод остальных документов (таких, как технические паспорта от поставщиков) и продолжать работу по организации архива. На месторождении же будут лишь вести поиск и просмотр уже введенных документов. Кроме того, сейчас разрабатываются процессы, которые должны расширить возможности работы группы документконтроля в привязке к особенностям проекта, и автоматизируются некоторые дополнительные функции.
В будущем в дополнение к уже внедренному архиву проектной документации, используемой на стадии строительства, НМНГ планирует расширить функицональность и мастштаб системы на платформе EMC Documentum до такого уровня, когда ею будут охвачены все бизнес-процессы, связанные с использованием документации, по всему предприятию.
«Наиболее критичным с точки зрения документооборота этапом развития компании являются строительно-монтажные работы, поэтому пока мы концентрируем усилия на нуждах строительства, — говорит Наталья Венгер, менеджер по сопровождению проекта ООО “Нарьянмарнефтегаз”. — В зависимости от того, насколько успешно будет реализован проект внедрения электронного архива, компания рассмотрит возможность внедрения полноценной СЭД. В настоящее время у нас нет инструмента, позволяющего контролировать своевременное согласование внутренних документов, что часто замедляет работу. Надеемся, что с созданием электронных регламентов взаимодействия и внедрением СЭД контроль за продвижением документации внутри предприятия усилится, возрастет дисциплина пользователей и бизнес-процессы станут более эффективными».
О компании
ООО «Нарьянмарнефтегаз», образованное в 2001 году, представляет современное производство, в активы которого на данный момент включено 11 лицензий на месторождения с правом разработки и добычи, а также две разведочные лицензии. Всего компанией введено в эксплуатацию 55 скважин.
