«Волжская территориальная генерирующая компания» — основной поставщик тепла для почти пятимиллионного населения и промышленных предприятий одиннадцати городов в четырех крупных регионах Поволжья. Она была создана 1 августа 2005 года. Сейчас в состав «Волжской ТГК» входит 21 генерирующая станция. В октябре 2008 года компания начнет промышленную эксплуатацию системы электронного документооборота EMC Documentum.
Организационная структура ОАО «Волжская ТГК» создавалась в период завершающей стадии реформирования РАО ЕЭС. Поэтому в компании с момента ее основания главными были задачи переходного периода, связанные, во-первых, с началом операционной деятельности, а во-вторых, с формированием конфигурации «Волжской ТГК». Кроме того, здесь проходили инфраструктурные преобразования, связанные с развитием оптового рынка электроэнергии. Словом, перед «Волжской ТГК» сейчас стоит цель повысить эффективность деятельности и конкурентоспособность компании.
Одним из путей достижения этой цели стал проект внедрения системы автоматизации документооборота: очевидно, что эффективность работы сотрудников во многом зависит от удобства работы с документами, количество которых за годы существования компании значительно выросло, причем речь идёт о документах, содержащих важные с управленческой точки зрения сведения. Кроме того, всем известна трудоемкость и длительность процесса согласования документов, имеющих хождение в бумажном виде. А на быстро развивающемся конкурентном рынке это тормозящий фактор. По словам директора по ИТ ОАО «Волжская ТГК» Дмитрия Сергиенко, этот проект был инициирован потому, что возникла необходимость сократить поток бумажных документов на этапах согласования, уменьшить сами сроки этого согласования, а также унифицировать процессы документооборота и делопроизводства в филиалах и исполнительной дирекции компании. «Нужно было не только внедрить автоматизированную систему, но и описать, оптимизировать и унифицировать существующие бизнес-процессы», — пояснил Дмитрий Владимирович.
После анализа рынка систем электронного документооборота в качестве платформы для создания решения была выбрана EMC Documentum как наиболее соответствующая текущим потребностям, а также планам развития компании. С её помощью можно не только управлять документами предприятия на всех этапах жизненного цикла, но и решать задачи комплексной автоматизации различных бизнес-процессов, обеспечивая процессно-ориентированную связь разных информационных систем между собой. EMC Documentum позволяет сочетать структурированные и неструктурированные элементы информационного контента, объединяя управление коллективной работой и бизнес-процессами в единое решение.
Был объявлен тендер, победителем которого стала компания «Крок». «Мы выбрали “Крок” как наиболее компетентного партнера EMC Documentum в крупных проектах на этой платформе», — отметил Дмитрий Сергиенко.
Проект стартовал в мае 2007 года и проходил в несколько этапов. На первом было проведено обследование, составлено техническое задание и осуществлена унификация бизнес-процессов компании. Второй этап представлял собой разработку первой версии системы электронного документооборота и ее эксплуатацию в тестовом режиме. На следующем этапе была разработана и сдана в опытную эксплуатацию вторая, полнофункциональная версия СЭД. Заключительный этап планируется завершить в октябре 2008 года вводом системы в «боевой» режим функционирования.
Заказчики и исполнители проекта сошлись во мнении, что серьезных проблем в его реализации не случилось. Единственная сложность — задача обучения большого количества сотрудников в сжатые сроки. Для справки: общая численность персонала «Волжской ТГК» превышает 20 тысяч человек. Конечно, не все они работают с документами, однако проектной команде пришлось организовать пять учебных классов, в которых параллельно обучались сотрудники из исполнительной дирекции и филиалов.
Несмотря на сравнительно небольшой срок работы с решением, основанным на платформе EMC Documentum, на предприятии смогли предварительно оценить полученный экономический эффект. Дмитрий Сергиенко прокомментировал это так: «Уже сейчас можно сказать, что мы привели бизнес-процессы исполнительной дирекции “Волжской ТГК” и филиалов в единый вид, унифицировали их и утвердили регламентом корпоративного электронного документооборота. Внедрение системы дает возможность максимально сократить потоки бумажных документов, что особенно актуально для служебных записок. Удалось также повысить эффективность контроля над ходом согласования и исполнения документов».
Как и всякий другой, данный проект после вступления в фазу промышленной эксплуатации будет развиваться. Что касается функционала, то на предприятии планируется достичь автоматизации полного цикла работ с договорами, документами кадровых служб, финансовыми документами. Кроме того, намечены шаги по интеграции новой СЭД с системой нормативно-справочной информации и ERP-системой SAP.
