Интегратор эффективных ИТ-решений «Первый Бит» завершил проект по переводу на электронный кадровый документооборот (КЭДО) во франчайзинговой сети ресторанов «Сицилия» с 2500 сотрудников в 30 городах России.
Внедрение «1С:Кабинет сотрудника» позволило сократить время обработки заявок на оформление документов и других кадровых процессов на 50%. Общий объем бумажного документооборота был снижен на 35%. Также был значительно ускорен процесс приема на работу новых сотрудников.
Ключевой задачей проекта была цифровая трансформация HR-процессов в условиях географической распределенности — в сеть «Сицилия» входит более 30 ресторанов в городах России и несколько территориальных отделений бэк-офиса.
Традиционный бумажный документооборот приводил к высоким операционным затратам, замедлению согласований и значительной нагрузке как на кадровую службу, так и на управленцев в филиалах.
Над проектам работала объединенная команда из двух региональных офисов Первого Бита — в Челябинске и Ростове-на-Дону .
«Основной вызов заключался в масштабе и необходимости унификации процессов. Нам нужно было не просто внести программу, а создать единую цифровую среду, которая будет одинаково удобна и эффективна для сотрудника в любом городе. Мы выбрали стратегию пилотного внедрения с последующим тиражированием, что позволило отработать все нюансы на первом объекте и безболезненно масштабировать успешный опыт на всю компанию», — отметила консультант компании «Первый Бит» в Челябинске Елена Старикова.
В ходе пилотирования было необходимо обработать большое количество персональных данных будущих пользователей — сотрудников франчайзинговой сети ресторанов «Сицилия». По каждому сотруднику, вне зависимости от должности и стажа работы в компании, необходимо было иметь перечень достоверной информации: электронных почт, номеров телефонов, ФИО и кадровых документов. Без этого создание корректно работающих личных кабинетов было невозможным.
Внедрение КЭДО позволило достичь конкретных бизнес-результатов. Так, полный отказ от печати, хранения и логистики бумажных кадровых документов привел к сокращению расходов и ускорению кадровых процедур. Оформление отпусков, больничных и других заявок теперь происходит в режиме самообслуживания, с автоматизированным согласованием.
Оптимизация процессов привела к повышению эффективности HR-специалистов и снижению нагрузки на менеджмент. Время работы кадровиков с документацией сократилось на 50%, а управляющие в филиалах полностью освобождены от функций сбора и пересылки кадровых документов.
Компания быстрее принимает в штат новый персонал, что позволяет избегать простоев в производстве и при обслуживании клиентов. Объем бумажного документооборота снижен на 35%. Решение легко тиражируется на новые филиалы, обеспечивая единые стандарты работы по всей компании.
«Теперь во франчайзинговой сети ресторанов „Сицилия“ есть полноценная система кадрового документооборота. Сотрудники компаний сети оперативно отправляют и получают различные документы, справки, расчетные листки. Документы не теряются, согласования ускорились. Личные обращения персонала в кадровую службу сведены к минимуму. Информация из заявлений автоматически переносятся в 1С, и нашим франчайзи не нужно тратить средства на бумажный документооборот», — отметил основатель сети ресторанов «Сицилия» Сергей Неведров.
Успешный кейс сети ресторанов «Сицилия» по внедрению КЭДО демонстрирует, что цифровая трансформация HR — это доступный и эффективный инструмент для повышения операционной эффективности и снижения издержек в среднем и крупном бизнесе с разветвленной филиальной сетью. Проект одержал победу в отраслевой номинации «Общественное питание и рестораны» конкурса корпоративной автоматизации «1С:Проект года».
Источник: компания «Первый Бит»
