Ольга Мельник
Константин Зимин

Вот уже 12 лет ежегодная выставка и конференция Docflow демонстрирует изменения, происходящие в области систем электронного документооборота (СЭД). Год от года растет масштаб представленных проектов и функциональное разнообразие решений. Сегодня речь уже идет о действительно крупных внедрениях - на тысячи рабочих мест, с существенной территориальной распределенностью и интеграцией с другими ИТ-системами заказчиков.

Более того, некоторые подрядчики могут похвастаться не просто подписанием очередного акта сдачи-приемки и рапортом о завершении "первого этапа работ" у именитого клиента, а реальной и активной эксплуатацией СЭД в течение нескольких лет. К таким проектам можно отнести информационные системы управления документами финансовой корпорации "Уралсиб", системы автоматизированного делопроизводства и документооборота холдинга "Татнефть", автоматизацию документооборота в "Мегафоне".

Харви Спенсер, основатель и руководитель авторитетной исследовательской компании, специализирующейся на рынке ввода и обработки данных (Harvey Spencer Associates), открывая Docflow, очертил одну из основных мировых тенденций: движение от распознавания и работы со структурированными документами к автоматизации обработки слабо или вообще не структурированных данных. Учитывая быстро растущее взаимодействие между компаниями с обменом документами в электронной форме, неизбежно встает вопрос стандартизации неких общих правил описания таких документов, что могло бы существенно оптимизировать их обработку, или, иными словами, — вопрос общих требований к СЭД.

Другая иностранная аббревиатура, также звучавшая на конференции, пока у нас мало известна. Это MoReq (Model Requirements for the electronic records management — типовые требования к автоматизированным системам электронного документооборота). До сих пор в России не было ориентира, общепринятой точки отсчета, относительно которой можно было бы оценивать различные системы. Существующие ГОСТы и другие нормативные документы определяют требования только собственно к документообороту, но не к автоматизированным системам.

Появившийся в 2006 году перевод спецификации MoReq на русский язык дает возможность всем заинтересованным познакомиться с проработанной и опробованной на практике моделью функциональных требований к автоматизированным системам электронного документооборота. Эта спецификация имеет универсальный характер и определяет, каким функциональным требованиям должна соответствовать автоматизированная система, чтобы поддержать любые регламенты работы с документами.
В целом, как нам показалось, имеет смысл выделить три аспекта внедрения российских СЭД: повышение внимания к отраслевым различиям компаний-заказчиков, усложнение функциональных запросов и умощнение вендорской команды.

Вертикальный вектор

Важный вектор изменений - внимание поставщиков СЭД к "вертикалям", к группам клиентов определенного типа. Интересное исследование востребованности электронного документооборота в разных отраслях провела компания Directum. Согласно этим данным для систем электронного документооборота на промышленных предприятиях характерны интеграция с ERP- и PDM-системами, хранение больших объемов информации, слабая распространенность современных методик менеджмента и невысокий уровень подготовки пользователей. На предприятиях ТЭК ситуация иная: неплохая оснащенность ИТ-оборудованием, применение передовых методик менеджмента, хорошее финансовое положение, значительная географическая разнесенность самостоятельных подразделений и активное использование аутсорсинга. Кроме того, здесь нередко стоят задачи интеграции с ERP-системами.
При внедрении СЭД в банках свои особенности: интеграция с автоматизированными банковскими системами и CRM-решениями, большой объем сканируемых документов, хорошая оснащенность ИТ-оборудованием, прекрасное финансовое положение, наличие высокопрофессиональных ИТ-специалистов и большая географическая удаленность зависимых подразделений. Наряду с банками среди самих активных потребителей СЭД в России отмечаются телекоммуникационные компании. Там внедрение этих решений характеризуется необходимостью интеграции с системами биллинга и CRM, существенным объемом сканируемых документов, значительным документопотоком между сотрудниками и филиалами, динамичностью процессов и возникновением новых направлений работы, высоким уровнем подготовки пользователей, в том числе руководства, хорошей оснащенностью ИТ-оборудованием и, что, впрочем, понятно, налаженными каналами связи между филиалами.

Особая статья -- государственные учреждения с большими объемами сканируемых документов, интенсивным использованием регламентов и специфических отчетов, низким уровнем подготовки пользователей, слабой мотивацией и консерватизмом персонала, зависимостью от законодательной базы и скромным бюджетом на автоматизацию документооборота. Консалтинговые, аудиторские компании кроме большого объема создаваемых документов и высокого уровня пользовательской подготовки имеют большое количество неформализованных процессов, применяют современные методики менеджмента и проектную форму работ. Несколько особняком стоят проектные организации, только начавшие, но зато активно, переходить на работу с документами в электронном виде. Их отличает использование систем CAD/CAM, большой объем создаваемых и сканируемых документов, значительное количество их шаблонов, развитый технический документооборот, невысокий уровень подготовки пользователей и применение регламентируемых процессов (в соответствии с ISO, ГОСТ и т. д.).

Надо сказать, что на нынешней конференции речь шла лишь о тех или иных функциональных и архитектурных приоритетах и связанных с ними консультационных услугах. О преднастроенных отраслевых СЭД пока практически ничего не слышно. Хотя "отраслевая" направленность докладов и дискуссий позволяет предположить, что к этому дело идет.

Функциональные границы

Еще одна тенденция, которую демонстрирует конференция Docflow (не только этого года, но и несколько предыдущих), - это увеличение функциональных запросов российских компаний. Еще пять лет назад тематика конференции ограничивалась автоматизацией канцелярской работы, архивов и ввода внешних документов. Теперь же отечественный заказчик существенно "повзрослел". По словам экспертов и экспонентов, компании все чаще ставят задачи полной автоматизации регламентированных бизнес-процессов (в том числе управления документами по требованиям системы менеджмента качества), организации workflow.
Возьмем, к примеру, автоматизацию договорной деятельности. Как правило, Данный термин применяют лишь для обозначения действий по заключению договоров. Однако более правильным является комплексное понимание договорной работы как процесса, который начинается с момента принятия решения о целесообразности заключения договора и охватывает выбор контрагента, подготовку проекта договора, его согласование и подписание, а также этап исполнения и контроля, в том числе за выполнением финансовых обязательств (об этом в частности говорили эксперты из компании "Аплана").

Кроме того, расширение спектра предприятий, которые задумываются об автоматизации документооборота, приводит к необходимости специальных модулей для обеспечения проектных работ, ведения НИОКР и технического документооборота. Задачи интеграции с уже имеющимися информационными системами пока остаются менее востребованными, но интерес к ним тоже есть.
Если говорить об общих первоочередных задачах в отраслевом разрезе, то по мнению аналитиков из Directum практически для всех отраслей это по-прежнему автоматизация работы канцелярии и создание электронных архивов, к которым присоединяются задачи по организации потока работ (workflow). Исключение составляют консалтинговые фирмы, где наиболее актуально ведение архива. Для проектных организаций к приоритетным задачам добавляется сканирование.

Сейчас мы наблюдаем, что сами границы систем документооборота стали более размыты, чем раньше, да и функции уже не так четко определены. "Классическое" понятие такой системы связано именно с бюрократизированным и регламентированным управлением, где объектами учета и управления в основном выступают документы, сроки и менеджеры. Однако предприятиям документы нужны не только по регламентированным процедурам, но и по проектам, клиентам, продуктам и другим ресурсам. Поэтому разработчики СЭД начинают плотно интегрировать свои решения с уже существующими ERP-системами либо включать в них составляющие ERP. Естественно, выполнение всех этих, подчас взаимоисключающих, требований обуславливает необходимость не просто в увеличении функциональных и интеграционных возможностей СЭД, но в создании принципиальных решений на уровне архитектуры систем.

Усиление команды вендоров

Несмотря на солидный возраст проектов по внедрению систем автоматизации документооборота в России (в свое время они стартовали в компаниях одними из первых), на рынок до сих пор выходит всё больше игроков, в том числе и зарубежных. Причем речь идет не только о количественном росте поставщиков СЭД. Заметно и повышение качества систем. Это косвенно свидетельствует о все еще растущем и неудовлетворенном спросе.

И все-таки основной вклад в дело усиления команды вендоров вносят российские разработки. "Отечественные СЭД становятся всё более эффективными, конкурентоспособными и ориентированными на решение конкретных задач конкретных заказчиков", -- утверждает Григорий Липич, генеральный директор "ABBYY России", организатора конференции Docflow. Например, по некоторым экспертным оценкам за последние год-полтора существенно укрепились позиции компании Directum, и она основательно оккупировала нишу недорогих и быстро внедряемых систем. Достаточно активно ведут себя и поставщики систем документооборота с открытыми исходными кодами (таких, как NauDoc компании Naumen).

Иностранные поставщики, напротив, весьма пассивны. Исключение составляет только IBM c Lotus Notes/Domino. Сейчас значительно больше информации появилось о завершенных и развивающихся проектах на этой платформе. Напомним, что до недавнего времени корпорация основной акцент делала на WebSрhere, а положение и перспективы более старой разработки оставались не совсем ясными и клиентам, и интеграторам. Это вызывало много вопросов и недоумений на предыдущих конференциях Docflow. Однако теперь эксперты заговорили о том, что в последнее время позиция IBM стала более "равновесной": развитию Lotus Notes/Domino уделяется много внимания, и, возможно, в том числе и поэтому число примеров применения Lotus и продуктов на ее основе в России растет.

***
Судя по всему, новая волна спроса на автоматизацию документооборота в нашей стране еще впереди. Сегодня системы документооборота установлены далеко не в каждой организации. В банковской сфере, где внедрение СЭД началось раньше всех, проникновение, по оценкам экспертов, составляет всего 60--70%. В остальных отраслях ситуация намного хуже, там этот уровень колеблется в пределах 25--30%. Да и в тех компаниях, где СЭД уже внедрена, она часто не затрагивает множество важных бизнес-процессов. Такую систему скорее можно назвать "кусочной": что-то в одном отделе, какие-то функции в другом… А ведь автоматизация документооборота крайне важна для любой компании - она дает ее менеджерам инструменты документального и регламентного управления, а также контроля на основе событий. Система управления нормативной документацией или заданиями сотрудников - это инструмент, без которого руководитель не может эффективно управлять предприятием. Например, не имея СЭД сложно сертифицироваться по стандарту ISO 9000:2000. Предприятие, конечно, может приготовить бумажную документацию и получить сертификат, но процедуры, изложенные на бумаге, устареют уже через месяц. А значит, сертификацию придется проходить заново.