В своей работе сотрудники ГК «Росинжиниринг» используют массу специализированного программного обеспечения, что накладывает на ИТ-департамент требования по контролю множества параметров используемого ПО: от оценки целесообразности использования того или иного программного продукта до обеспечения соблюдения лицензионных соглашений со всеми поставщиками ПО. В 2011 году было принято решение перейти от разрозненных закупок Open License к работе по соглашению Enterprise Agreement, которое позволяет централизованно управлять лицензиями и предоставляет корпоративным клиентам дополнительные преимущества. Enterprise Agreement полностью охватывает парк ПК во всех компаниях, входящих в состав ГК «Росинжиниринг».

Однако подписание соглашения тоже не решало все проблемы. Отсутствие налаженной системы управления лицензиями ГК «Росинжиниринг» привело к возникновению так называемого «перелицензирования, когда приобретаемые программные продукты либо оказываются ненужными, либо используются не в полном объеме. ИТ-бюджет неоправданно рос, но контролировать этот процесс в большой компании довольно сложно. Таким образом, следующим шагом в комплексе мер стало решение о внедрении технологии SAM. Для внедрения системы управления ПО ЗАО «Росинжиниринг» обратились к компании Softline.

Работа по внедрению технологии SAM в ГК «Росинжиниринг» шла в рамках программы SAM Services. С 1 октября 2011 года Microsoft запустила глобальную программу SAM Services, которая предполагает бесплатное оказание услуг заказчикам в области управления программными активами с помощью партнёров Microsoft.

В первую очередь специалисты «Росинжиниринг» подготовили все имеющиеся в наличии правоустанавливающие документы на ПО корпорации Microsoft. Общее количество программных продуктов Microsoft — 1409. В ходе проверки документов за период с 2007 по 2011 годы были тщательно проанализированы и учтены все корпоративные контракты и лицензии по ним.

Следующим важнейшим шагом стал сбор инвентарных данных о программном обеспечении со всех ПК организации. Составлены списки компьютеров и серверов, подлежащих инвентаризации, выявлены те компьютеры, которые уже не использовались.

В качестве средства инвентаризации специалисты Softline выбрали Microsoft Windows Intune, и в дополнение к нему средство собственной разработки Softline ItMan. Сканирование парка ЭВМ в офисах в Санкт-Петербурге и Сочи проводилось силами сотрудников «Росинжиниринг» и специалистов Softline.

В ходе анализа полученной информации специалисты Softline оценили текущее состояние контрактов на ПО Microsoft, выявили фактическое количество актуальных лицензий и используемых программных продуктов. В результате получена четкая картина использования ПО в организации, сформированы отчеты для каждого представительства ГК «Росинжиниринг».

В ходе работы над SAM Baseline выявлено программное обеспечение Microsoft без необходимых лицензий. В обычной ситуации компании пришлось бы приобретать недостающие лицензии, даже если ПО уже не требуется в работе. Однако с соглашением Enterprise Agreement клиент оплачивает установленное ПО только по факту использования — в рамках ежегодного платежа. Тем самым, компания получает возможность отказаться от ненужного ПО без покупки лишних лицензий.

В ходе SAM Assessment рассмотрены действующие в ГК «Росинжиниринг» процессы управления лицензиями на ПО. Для этого специалисты Softline провели серию интервью с теми сотрудниками клиента, которые принимают решения в области закупки, установки и управления программными активами.В результате анализа полученной информации ГК «Росинжиниринг» присвоен базовый уровень зрелости и составлен индивидуальный план развития. Важно отметить, что для минимизации стоимости преобразований, компании стоит обратить внимание на автоматизацию максимального количества функций, за счет внедрения специализированного программного обеспечения в целях управления ПО.

Наконец, в рамках третьего уровня работ SAM Deployment Planning создан пилотный проект по Microsoft System Center Configuration Manager 2012, внедрение которого позволит поддерживать уровень зрелости SAM на необходимом клиенту уровне.

В ходе проекта было выявлено, что на многих компьютерах были установлены разные версии и редакции продуктов, что снижало производительность сотрудников и вызывало проблемы совместимости. Также было установлено, что во многих случаях использовались более ранние версии продуктов, чем приобретенные. Хотя это разрешено по правилам лицензирования, но неэффективно, особенно в ситуации, когда аппаратная часть позволяет использовать новую версию, поддерживающую больший функциал. Многие компании сталкиваются с проблемой неправильного лицензирования серверных продуктов, часто переплачивая и имея лишние лицензии на серверное ПО, однако в данном случае было подтверждено, что использовалось ровно столько лицензий, сколько и было приобретено.

В результате проекта был сделан важный вывод о необходимости правильного оформления и хранения правоустанавливающих документов. На момент начала проекта лицензии, платежные документы и акты приема-передачи могли храниться в разных местах, что повышало риск их утраты. Однако согласно Российскому законодательству только полный пакет документов может подтвердить наличие лицензии, поэтому «Росинжинирингу» была дана рекомендация по организации централизованного хранилища всех первичных документов, связанных с приобретением лицензий.

По итогам всего проекта можно утверждать, что приоритетные задачи, стоящие перед руководством ГК «Росинжиниринг», выполнены полностью.

«Реализация проектов в области ИТ не только позволяет снижать юридические риски, сокращать затраты, повышать эффективность инвестиций, но и наглядно демонстрировать нашим многочисленным российским и иностранным партнерам один из основных принципов ГК Росинжиниринг — уважение личных прав и интересов наших сотрудников, требований клиентов, условий взаимодействия, выдвигаемых деловыми партнерами, обществом. Реализация проекта по управлению лицензиями в ГК Росинжиниринг подчеркивает зрелость и ответственность бизнеса в целом», — Комментриует Генеральный Директор ГК «Росинжиниринг» Дмитрий Борисович Швайко.

Работа с различной интенсивностью длилась чуть больше пяти месяцев. Во внедрение проекта были вовлечены 7 сотрудников ГК «Росинжиниринг».

По итогам внедрения проекта были достигнуты следующие цели:

1. Минимизация юридических, финансовых и операционных рисков;

2. Снижение расходов за счет оптимизации процессов управленческого учета и предоставления информации для принятия бизнес-решений.

На данный момент у компании появилась возможность экономить средства при переходе на новые версии программных продуктов без дополнительных затрат, а также сократить расходы на ПО при неблагоприятной экономической ситуации за счет уменьшения количества лицензий при сокращении реально используемого ПО.

Однако реализованный в рамках SAM Service проект — еще не финальная точка в процессе оптимизации управления лицензиями. В ближайших планах — достижение следующего уровня зрелости в компетенции «Инвентаризация SAM». «В результате участия в программе SAM ГК «Росинжиниринг» получила полноценный инструмент по управлению лицензиями, а не разовую акцию по сверке бухгалтерских данных о приобретенном ПО с фактически установленным программным обеспечением. Мы приобрели опыт создания образцовой модели учета ПО Microsoft, который в ближайшее время распространим на все используемое в работе программное обеспечение«,- Владимир Лебединский, Директор Департамента ИТ ГК «Росинжиниринг».