Партнеры компании Amway в России — это более 800 тыс. человек, среди которых около 30 тыс. индивидуальных предпринимателей. Бизнес-модель Amway основана на принципах прямых продаж: товары и услуги производителя реализуются независимыми дистрибьюторами, агентами в месте нахождения покупателя. Сотрудникам компании ежедневно приходится обрабатывать множество документов: бланки заказов продукции, договоры с новыми дистрибьюторами, бонусные акты и т. д. Так, на момент начала проекта по автоматизации обработки документов прирост количества дистрибьюторов составлял 45 тыс. человек (и новых договоров) в месяц. Как отметил Всеволод Бурмистров, руководитель ИТ-проектов российского представительства Amway, серьезную проблему представляло обеспечение корректности данных, вводимых в ERP-систему компании. Были большие сложности и потери из-за некорректности адресов. Потребовалось привлекать значительные силы для ввода документации.
Для оптимизации ключевых бизнес-процессов руководством российского представительства Amway было решено задействовать современные технологии распознавания в процессе обработки текущей документации. ABBYY FormReader оказался наиболее подходящим решением.
Как отметил Всеволод Бурмистров, рассматривалось несколько видов архитектуры системы, как централизованной, так и децентрализованной. В итоге в Amway остановились на децентрализованной модели, что позволяло сохранять качество и скорость вне зависимости от потенциальных сторонних проблем. Система работает в центральном офисе и во всех торговых центрах компании — по всей территории России, от Москвы до Хабаровска.
В целом работы по проекту проходили полностью в штатном режиме, хотя были и некоторые сложности. Вот как прокомментировал ход работ Всеволод Бурмистров: «Внедрение начинали в Москве, и в нем участвовала полная проектная команда (Amwayи ABBYY). Как выяснилось, подготовительная работа была проведена настолько хорошо, что в дальнейшем, когда началось внедрение в регионах, не было необходимости на систематической основе включать в процесс специалистов ABBYY. Однако, как и в любом проекте, никогда не обходится без сюрпризов. Внедряя систему в отдаленных регионах, например в Новосибирске, я все равно столкнулся с некоторыми «точечными» техническими сложностями. График поездок у меня был распланирован очень сжато, и времени не хватало. Все это несколько огорчало: когда билеты и гостиницы заранее забронированы, практически нет возможности оставаться где-либо на неопределенное время в связи с внезапными трудностями. Я связался с проектной командой ABBYY, но не ожидал, что они быстро решат вопрос, ведь свою роль играла и разница во времени. Каково же было мое удивление, когда буквально в считанные десятки минут со мной связались представители компании АТАПИ — партнера ABBYY, работающие в Новосибирске. Специалисты тут же вошли в курс дела, и проблема была устранена очень быстро и качественно. Внедряя систему в остальных региональных представительствах, я тоже ощущал постоянную поддержку со стороны ABBYY, где бы ни находился».
Персонал обучали с помощью подготовленных специалистами ABBYY учебно-методических пособий. Рассказывает Всеволод Бурмистров: «Система достаточно дружелюбная и интуитивно понятная. Специалисты ABBYY подготовили соответствующие материалы, провели тренинг для наших сотрудников в обучающих классах. Я не слышал о каких-либо сложностях при обучении работе на продуктах ABBYY и, наверное, удивлюсь, если услышу. С пользовательской точки зрения система очень проста». Изначально предполагалось, что с помощью системы потокового ввода будут обрабатываться договоры только с новыми торговыми представителями Amway. Однако в ходе внедрения решили использовать возможности системы также для ввода финансовой документации и бланков заказов продукции.
Программный комплекс, созданный на базе ABBYY FormReader, представляет собой сеть локальных систем, которые способны работать независимо друг от друга. Каждая из 14 станций может обрабатывать до 25 тыс. страниц в месяц. Таким образом, торговые агенты компании заполняют договоры или бланки заказа продукции, а при помощи решения ABBYY документы сканируются, распознаются и экспортируются в ERP-систему Amway.
Чтобы облегчить труд операторов, в систему обработки документов включен ряд дополнительных возможностей: добавлены функции предпросмотра и печати отсканированных документов с различными рабочими пометками, которые делают пользователи. Кроме того, реализована интеграция с адресным классификатором КЛАДР — официальным классификатором Федеральной налоговой службы, представляющим собой полный список почтовых адресов России. При обработке поля «Адрес» ABBYY FormReader автоматически сверяется с КЛАДР. Если указанный адрес туда входит, система заносит его в базу. Это позволяет компании избежать довольно существенных и при этом совершенно бесполезных расходов на отправку товаров по заведомо несуществующим адресам.
Внедрение системы потокового ввода дало прямой экономический эффект. Вот как прокомментировал результаты внедрения Всеволод Бурмистров: «К моменту, когда была внедрена система для обработки договоров НПА, мы принимали порядка 40 тыс. документов ежемесячно. Внедрение системы позволило сократить на 70% ресурсы, занятые на операциях ввода документов и данных этих документов в ERP-систему. Помимо договоров с дистрибьюторами, система еще обрабатывает дополнительные клиентские документы в количестве около 25 тыс. штук в месяц, а также порядка 35 тыс. финансовых документов. Внедрение системы позволило не только ускорить процесс от принятия документов до их введения в систему и электронный архив, но и существенно повысить качество данных в наших системах. Тем самым значительно экономятся средства компании. Кроме того, мы сократили количество этапов при обработке документов. Удалось ускорить процесс выплат бонусов агентам, сократив срок выплат на 50% от момента подачи документов».
В перспективе планируется миграция на более совершенный продукт ABBYY FlexiCapture, ставший прямым наследником FormReader. Проект получит развитие не только в России: планируется внедрить системы потокового ввода на технологиях ABBYY в офисах Amway Corporation в других странах. В самом ближайшем будущем аналогичный проект будет запущен в украинском филиале.
